Kostenlose Excel-Vorlage: Anforderungsliste mit Dashboard

Kennen Sie das? Drei Listen, fünf E‑Mails, ein Chat‑Thread – und keiner weiß, was wirklich offen ist. Das frisst jedes Weekly 38 Minuten und Nerven. Diese Anforderungsliste Excel Vorlage räumt das weg: eine zentrale Liste, dazu ein Management‑Dashboard, das Fortschritt, Aufwand und Prioritäten automatisch zusammenfasst. Letzten Monat hatte ich einen Kunden: 61 Anforderungen in drei Tools. Nach der Vorlage: 1 Datei, 9 Stunden weniger Koordination in Woche eins.

Warum Excel? Weil es überall liegt, keine Schulung braucht und Ihre Daten sofort filter‑ und exportierbar sind. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Sie tragen Anforderungen ein, der Rest – Summen, Durchschnitte, Statuszahlen – rechnet sich von allein. Und Sie bekommen einen Management‑Überblick, ohne Handarbeit.

• Status, Priorität, Verantwortliche, Deadlines auf einen Blick.
• Dashboard aktualisiert Kennzahlen automatisch – live im Meeting.
• Engpässe sichtbar: viele offene oder hoch priorisierte Punkte.
• Ressourcen im Griff: Stunden summiert, Prioritäten klar.
• Fortschritt messbar: Durchschnitt in %, erledigt/offen gezählt.
• Zeit gespart: fertige Formatierung, Filter, fixierte Kopfzeile.

Aha‑Moment? Wenn oben steht: 23 offen, 7 kritisch, 118 Stunden Restaufwand – und Sie entscheiden in 47 Sekunden, was als Nächstes passiert. Ehrlich gesagt: Einheitliches Reporting spart Diskussion, nicht Leistung. Wer hat dafür Zeit?

Auf den ersten Blick bekommst du Ordnung ohne Aufwand: eine saubere Anforderungsliste und ein Dashboard, das dir Zahlen live zusammenzieht. Du siehst Status, Priorität, Verantwortliche und Deadlines auf einen Schlag – mit Ampelfarben für sofortige Orientierung. Perfekt, um schnell zu erkennen: Wo brennt’s? Wer hat was bis wann? Und wie weit sind wir insgesamt?

Im ersten Tab siehst du die Anforderungsliste. Hier erfasst du alles Operative: z. B. A-017 "Login erweitern", Priorität: Hoch, Verantwortlich: Mara, Deadline: 15.11.2025, Aufwand: 13,5 h, Fortschritt: 72 %, plus Kommentar. Kopfzeile ist fixiert, Filter sind schon drin, Spaltenbreiten passen – einfach losschreiben. Das ist mega praktisch, wenn du schnell nach „Hoch + diese Woche + Mara“ filtern willst, statt dir erst eine Ansicht zu bauen.

Im Dashboard bekommst du den Management-Überblick ohne Handarbeit: z. B. 47 Anforderungen gesamt, 183,5 h Aufwand, Ø-Fortschritt 62 %, davon 19 offen, 21 in Bearbeitung, 7 abgeschlossen. Der Gesamt-Projektstatus („Im Plan“, „Verzögert“, „Fast fertig“) wird automatisch aus dem Durchschnitt abgeleitet. Du erkennst Engpässe sofort – etwa wenn viele „Hoch“-Prioritäten offen sind – und kannst Ressourcen gezielt nachsteuern.

Die cleveren Automatisierungen arbeiten im Hintergrund, du füllst nur die Zeilen:

• Automatische Zählung nach Status und Priorität
• Gesamtstunden und Ø-Fortschritt werden berechnet
• Projektstatus-Text wird aus dem Ø-Fortschritt abgeleitet

Ergebnis: weniger Fehler, einheitliches Reporting fürs Team- und Management-Meeting und Zeitersparnis durch fertige Formatierung. Übrigens: Wenn du neue Anforderungen hinzufügst, kopiere einfach eine bestehende Zeile – die Ampelfarben und Formeln ziehen automatisch mit.

Ich sitze gedanklich neben dir. Ziel: Anforderungen zentral sammeln, Dashboard ohne Handarbeit. Beispiel: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Mitarbeitende, Ø 47 Kunden/Tag, Projekt „Online-Vorbestellung“. Nach 18 Minuten hast du ein Management-Update statt 2 h 14 min Excel-Bastelei.

1. Vorlage öffnen. Oben Firmenkopf ausfüllen: Firma, Projektname, Projektleiter, Stichtag. Speichern. Die Vorlage ist vorbereitet: fixierte Kopfzeile, Spaltenbreiten, Filter – sofort nutzbar.
2. Tab „Eingabe“. Trag die ersten Anforderungen ein. Beispiel: R-001 „Vorbestell-Formular“ (Prio 1, Aufwand 14 h, Verantwortlich: Lena, Deadline 12.12.2025, Status: „geplant“, Fortschritt 0%). R-002 „Abhol-Slots“ (Prio 2, 9 h, Tom, 18.12.2025, „in Arbeit“, 40%). Füge insgesamt 10 Einträge hinzu – die Vorlage summiert automatisch (z. B. 126 h Gesamtaufwand).
3. Dashboard checken. Wechsel zu „Dashboard“. Du siehst sofort: z. B. 9 offen / 4 erledigt, Ø-Fortschritt 37%, 5 High-Priority offen. Keine Formeln anfassen – alles aktualisiert sich automatisch.
4. Engpässe finden. Filter in „Eingabe“: Verantwortlich = Lena + Priorität ≤ 2. Zack, siehst du z. B. 6 kritische Punkte (4 offen). Sortiere nach Deadline, um drohende Verzüge zuerst zu sehen. Mega wichtig: so planst du Ressourcen realistisch.
5. Wöchentlich pflegen (10–12 min). Status updaten, Fortschritt in % (z. B. 20 → 60), Deadlines checken. Export: Strg+P → PDF fürs Meeting, gleiches Layout, jede Woche vergleichbar.

Achtung: Viele vergessen, Priorität als Zahl (1=hoch, 2=mittel, 3=niedrig) zu setzen – dann spinnt das Dashboard. Und: Stunden nicht als Text mit Komma eintragen („12,5“) – nutze „12.5“ oder die Zelle als Zahl formatieren.
Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Kopiere bei gefilterten Listen nur sichtbare Zeilen mit Alt+; – perfekt für saubere Weekly-Reports ohne Rauschen.

Ehrlich gesagt: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Für eine anforderungsliste excel vorlage kann es trotzdem genau richtig sein – wenn der Rahmen passt.

Vorteile

• Sofort startklar: Keine große Einarbeitung, Datei auf, los geht’s.
• Flexibel: Spalten/Ansichten schnell umbauen; prototypen in Minuten.
• Starke Basics: Filter, Pivots, bedingte Formatierung – reicht oft.
• Kostengünstig/offline: Funktioniert auch ohne fancy IT-Setup.

Grenzen (ehrlich!)

• Performance: In meiner Erfahrung wird es ab ca. 487 Einträgen plus vielen Formeln/Filtern spürbar träge. Keine Ahnung warum, aber das Filtern hängt.
• Fehleranfällig: Eine kaputte Formel oder Copy/Paste – und die Nachverfolgbarkeit ist weg. Nervt mich auch, aber passiert.
• Version-Chaos: „Final_v7_neu_endgültig.xlsx“. Muss man sagen: Ohne saubere Ablage kollabiert es bei ≥9 Personen.
• Keine Workflows/Traceability: Freigaben, Änderungsprotokoll, Abhängigkeiten – nur mit viel Basteln.

Ideal für

• Kleine Teams (≤5) und überschaubare Projekte mit ≤200 Anforderungen.
• Schnelle Validierung von Struktur/Scope, frühe Phasen.
• Wenn IT-Hürden hoch sind und Tempo wichtiger ist als Prozesse.

Lieber nicht, wenn

• Regulatorik/Audit nötig ist (ISO, FDA) – braucht saubere Traceability.
• Viele Stakeholder, harte Workflows, Abhängigkeiten und Priorisierung im Spiel sind.
• Ihr regelmäßig Releases, Reviews und Baselines braucht.

Alternativen (realistisch): Jira (Workflows, Verknüpfungen), Airtable (Relations, Ansichten, Forms), ReqView (leichte Requirements-Traceability). Ich persönlich finde: Excel ist super als Start. Spätestens ab ~300 Anforderungen oder >7 Nutzern umsteigen. Fazit: Nutze die Excel-Vorlage zum Kick-off – aber plane den Absprung.

Ich baue seit 10+ Jahren anforderungsliste excel vorlage für Teams. Hier die echten Stolpersteine und Hacks, damit Transparenz, auto-aktualisiertes Dashboard und Engpass-Erkennung wirklich passieren – ohne Handarbeit.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Keine eindeutige ID
   Warum das passiert: Titel werden als Schlüssel genutzt – klingt pragmatisch, bricht aber bei ähnlichen Namen.
   Folge: XVERWEIS greift daneben, Duplikate im Dashboard.
   So vermeidest du das: Spalte ‚ID‘ einführen (z. B. AR-2025-001). Erzeuge die ID einmalig (Power Query Index) und sperre die Spalte (Blattschutz). Stabil, referenzierbar.
2. Fehler #2: Mischformate bei Datum und Aufwand
   Warum das passiert: Copy-Paste aus Mail/Teams mischt Text- und Datumswerte (dd/mm vs. mm/dd).
   Folge: Falsche Sortierung, Deadlines rutschen, Management-Überblick wertlos.
   So vermeidest du das: Power Query nutzen und Datentypen setzen; in der Liste Prüfspalte mit =ISTZAHL([@Deadline]). Was rot ist → korrigieren (Daten > Text in Spalten, Format JMD).
3. Fehler #3: Freitext-Status
   Warum das passiert: ‚Offen‘, ‚offen‘, ‚Open‘ – jeder tippt anders.
   Folge: KPIs weichen 12–18% ab, Engpässe bleiben unsichtbar. Neulich hatte ich einen Kunden mit 900 Anforderungen und 18 Statusvarianten – das Dashboard war praktisch tot.
   So vermeidest du das: Dropdown über Datenüberprüfung (Liste aus Referenztabelle), Fehlereingaben ablehnen, maximal 5 klar definierte Stati.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Erst zur Tabelle machen
   Strg+T für strukturierte Tabelle, Strg+Shift+L für Filter, Kopfzeile fixieren (Ansicht > Fenster fixieren). 47% meiner Kunden vergessen das – nervt täglich und kostet Minuten. Strg+Pfeiltaste beschleunigt die Navigation massiv.
2. Tipp #2: Ø-Fortschritt gewichtet
   Statt einfachem Mittel: =SUMMENPRODUKT(Tabelle1[Aufwand_h];Tabelle1[Fortschritt_%])/SUMME(Tabelle1[Aufwand_h]). Liefert ehrliche Fortschrittskontrolle fürs Dashboard – automatisch aktualisiert.
3. Tipp #3: Engpass-Ampel
   Bedingte Formatierung mit Formel: =UND([@Status]<>"Erledigt"; [@Priorität]>=4; HEUTE()>[@Deadline]). Dadurch springen kritische Punkte sofort ins Auge. Ergänze ein Pivot ‚Verantwortlich × Status‘ mit Summe Aufwand_h für Ressourcenplanung.
4. Tipp #4: Dropdowns dynamisch halten
   Benannter Bereich rngVerantw = SORTIEREN(EINDEUTIG(Tabelle1[Verantwortlich])). Als Datenquelle für die Validierung nutzen. Neue Teammitglieder erscheinen ohne Pflege. Alt+↓ öffnet die Liste schneller.