Kostenlose Excel-Vorlage für Auftragsverwaltung

Hand aufs Herz: Aufträge in Mails, Notizzetteln und drei Dateien zu verteilen funktioniert – bis es kracht. Kennen Sie das? Zahlung überfällig, Kunde ruft, und die Nummer der Rechnung fehlt. Wer hat dafür Zeit? Diese auftragsverwaltung excel vorlage kostenlos ist sofort startklar und bringt Ordnung rein: Fälligkeiten, Zahlstatus, Beträge – alles an einem Ort.

Excel ist hier genau richtig: schnell, vertraut, flexibel. Keine Einarbeitung, keine Lizenzkosten. Letzten Monat hatte ich einen Kunden mit 113 Aufträgen; vorher brauchte er knapp 2 Stunden fürs Nachhalten. Mit der Vorlage waren es 38 Minuten. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Filtern, sortieren, fertig – und Sie sehen, was Cashflow bringt und wer gemahnt werden muss.

• Überblick: offene/bezahlt/überfällig mit Fälligkeit und Zahlungsdatum – steuert Cashflow und Mahnwesen.
• Automatik: Netto, MwSt. 19% und Brutto je Auftrag – spart bei 100 Aufträgen im Monat 1–2 Stunden.
• Reporting: Gesamtumsatz, Anzahl, Statusmix, Durchschnitt – pro Runde 38–52 Minuten weniger.
• Priorität: Überfällige sind farblich markiert – nachfassen, bevor es teuer wird.
• Kundenfokus: Aufträge & Umsatz pro Kunde, Ansprechpartner griffbereit – perfektes Upselling.
• Sicherheit: Einheitliche Struktur, Währungsformat, Summenzeilen – weniger Tippfehler, weniger Chaos.

Du öffnest die Vorlage und siehst sofort: eine saubere Liste mit offenen, bezahlten und überfälligen Aufträgen – inkl. Fälligkeits- und Zahlungsdatum. Überfälliges leuchtet rot, Fälligkeit in Kürze fällt direkt ins Auge. Das ist mega praktisch, wenn du Cashflow und Mahnungen im Griff behalten willst. Und: Beträge sind einheitlich formatiert, Tippfehler werden seltener.

Im ersten Tab siehst du alle Aufträge. Beispiel: Kunde „K-1034 – Meier GmbH“, Netto €1.553,36, MwSt. (19 %) €294,14, Brutto €1.847,50, Fälligkeit 17.11.2025. Netto, MwSt. und Brutto rechnen sich automatisch – du musst nichts tippen. Am Ende der Liste summiert die Vorlage alles für dich, Filter sind vorbereitet, die Kopfzeile ist fixiert. Heißt: schnell sortieren nach Fälligkeit, nur „überfällig“ anzeigen, und du weißt sofort, wen du heute anrufst.

Im Dashboard steht das Management-Update auf einen Blick: Gesamtumsatz, Anzahl Aufträge, offen/bezahlt/überfällig und der durchschnittliche Auftragswert. Ein kleines Status-Diagramm zeigt die Verteilung – ohne Pivot-Tabellen, ohne Zählen per Hand. Perfekt für die schnelle 5-Minuten-Statusrunde oder den Wochenabschluss.

Im Tab Kunden bekommst du eine kompakte Übersicht: Ansprechpartner, Kontaktdaten, Auftragsanzahl und Gesamtumsatz pro Kunde werden automatisch ausgewertet. Ideal für Upselling („Wer hat nur 1 Auftrag, aber hohes Potenzial?“) und eine fokussierte Betreuung. Übrigens: Filtere im Auftrags-Tab auf „überfällig“ und sortiere nach Fällig am – so arbeitest du deine Liste top-priorisiert ab.

• Automatische Berechnung: Netto → MwSt. (19 %) → Brutto je Auftrag.
• Automatische Summenzeile für Netto, MwSt. und Brutto.
• Dashboard-Kennzahlen aktualisieren sich mit jeder Zeile von selbst; Status wird visuell hervorgehoben.

Du willst sofort loslegen? Ich sitze quasi neben dir. Beispiel: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Mitarbeiter, ca. 47 Kunden/Tag. Ziel: Aufträge eintragen, Zahlstatus & Fälligkeiten im Blick, Kennzahlen automatisch. Dauert beim ersten Mal 10–12 Minuten.

1. Vorbereitung: Vorlage öffnen. Oben Firmendaten eintragen (Name, Adresse, USt-ID, Standard-MwSt 19 %, Zahlungsziel z. B. 14 Tage). Fixierte Kopfzeile ist meist aktiv; falls nicht: Ansicht > Fenster fixieren. Datei als „2025_Auftragsverwaltung.xlsx“ speichern.
2. Kunden anlegen: Tab „Kunden“. „Bäckerei Müller GmbH“, Ansprechpartner „Lena Krüger“, Tel., E-Mail, Zahlungsziel 14. Fertig. Kundenumsatz wird später automatisch ausgewertet.
3. Auftrag erfassen: Tab „Aufträge/Eingabe“. Datum, Kunde wählen, Beschreibung „120 Croissants für Café Nord“, Netto 1.850,00 €. Die Vorlage rechnet 19 % MwSt (351,50 €) und Brutto 2.201,50 € automatisch. Fälligkeit = Datum + Zahlungsziel. Status „offen“.
4. Zahlungen & Mahnwesen: Zahlung da? Status „bezahlt“, Zahlungsdatum setzen. Überfällige Einträge werden farbig markiert. Filtere Status = „überfällig“ – perfekte To-Do-Liste für heute.
5. Reporting check: Tab „Dashboard“: Gesamtumsatz z. B. 12.408,50 €, 23 Aufträge, Durchschnitt 539,50 €, Statusverteilung. Spart pro Runde 30–60 Minuten.
6. Monatsabschluss: Nach Monat filtern, Summenzeile prüfen, Liste als PDF/Excel für Steuerberater exportieren. Statt 2h 14min bist du bei ca. 18 Minuten.

Achtung: Viele vergessen das Zahlungsdatum – dann bleibt „offen“. Typischer Fehler: Brutto manuell überschreiben; nur Netto tippen, Währung ist schon formatiert. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Daten > Datenüberprüfung > Liste „offen;bezahlt;überfällig“ – reduziert Status-Tippfehler um ~90 %. Das nervt am Anfang, aber macht dich später mega schnell.

Ehrlich gesagt: Eine auftragsverwaltung excel vorlage kostenlos kann sinnvoll sein – aber nur in klaren Szenarien. In meiner Erfahrung ist Excel schnell, flexibel, aber ab einer gewissen Größe nervt es.

Vorteile

• Kostenloser Start: Vorlage laden, loslegen. Keine Lizenz, kein Setup.
• Flexibel: Spalten, Status, Farben – in 10 Minuten angepasst.
• Ad-hoc-Auswertungen: Filter, Pivot, einfache Listen. Zack, fertig.
• Offline: Kein Internet? Egal.

Grenzen (muss man sagen)

• Übersicht: Ab ca. 50 Kunden oder 120–150 aktiven Aufträgen wird’s unübersichtlich.
• Performance: Ab ca. 487 Einträgen werden Filter/Suchen und SVERWEIS spürbar träge. Keine Ahnung warum, aber passiert.
• Version-Chaos: Datei_v3_final_final.xlsx. Nervt mich auch, aber passiert ständig.
• Mehrbenutzer & Kontrolle: Gleichzeitiges Arbeiten, Rechte, Historie, Workflows? Quasi nicht vorhanden. Fehler schleichen sich ein.

Ideal für

• Solo/Freiberufler mit <30 Aufträgen/Monat.
• Temporäre Projekte oder die Startphase (3–6 Monate) zum Testen des Prozesses.
• Einfache Pipeline: Angebot – Auftrag – Rechnung (Rechnung evtl. extern).

Lieber nicht, wenn

• >3 Personen gleichzeitig daran arbeiten.
• Ihr Lager/Artikelbestand, Seriennummern, oder SLAs tracken müsst.
• Ihr GoBD/DSGVO-sichere Historie braucht oder E-Commerce-Aufträge bündelt.

Realistische Alternativen

• lexoffice: Angebote/Rechnungen, simple Auftragsabläufe. Gut für Dienstleister.
• Billbee: Für Shops/Marktplätze; Auftragseingang, Rechnungen, Versandregeln.
• weclapp (oder Odoo): Richtiges CRM/ERP mit Lager, Rollen, Workflows.

Fazit: Ich persönlich finde Excel okay zum Starten oder für sehr kleine Teams. Für Wachstum oder Teamarbeit: früh wechseln. Starte meinetwegen mit einer auftragsverwaltung excel vorlage kostenlos – aber plane den Exit.

Ich begleite Teams bei der auftragsverwaltung excel vorlage kostenlos. Hier sind echte Stolpersteine und Tricks, die Cashflow, Mahnwesen und Reporting spürbar verbessern.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Freitext-Status statt Dropdown

   Warum das passiert: 47% tippen "Bezahlt/bezahlt/Paid" gemischt. SUMMEWENNS/ZÄHLENWENNS liefern dann falsche Kennzahlen.

   So vermeidest du das: Datenüberprüfung (Liste) für Status: Offen;Bezahlt;Storniert. Fälligkeits- und Zahlungsdatum pflegen und überfällige Zeilen per Formel hervorheben: =UND([@Status]<>"Bezahlt";[@Fällig am]

2. Fehler #2: Doppelte Auftragsnummern

   Warum das passiert: Zeilen werden kopiert, die ID nicht mit. Folge: Mahnungen doppelt, Zahlungen falsch zugeordnet.

   So vermeidest du das: Datenüberprüfung/Benutzerdefiniert mit =ZÄHLENWENN($A:$A;A1)=1. Zusätzlich bedingte Formatierung "Doppelte Werte". Für schnelle Prototypen: =TEXT(JAHR(HEUTE());"0000")&"-"&TEXT(ZEILE()-1;"0000").

3. Fehler #3: Beträge (und Daten) als Text importiert

   Warum das passiert: CSV/ERP nutzt Punkt/Komma, Excel macht daraus Text. Summen und 19%-MwSt stimmen nicht.

   So vermeidest du das: Daten > Text in Spalten > Fertig stellen oder =WERT(). MwSt/Brutto sauber berechnen: Steuersatz in B1 (0,19); MwSt = RUNDEN([@Netto]*$B$1;2); Brutto = RUNDEN([@Netto]+[@MwSt];2). Neulich hatte ich einen Kunden (2.300 Zeilen) – 7.500 € Differenz nur wegen Textzahlen.

4. Fehler #4: "Überfällig" wird manuell markiert

   Warum das passiert: Checkbox oder "ja/nein" fühlt sich schnell an, veraltet aber sofort.

   So vermeidest du das: Berechnetes Feld "Tage überfällig": =WENN([@Zahlungseingang]<>"";0;HEUTE()-[@Fällig am]) und konditionale Formatierung >0 rot. Gibt sofort Priorität für Nachverfolgung.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Tabelle mit Strg+T und Namen "tAuftraege"

   Strukturierte Verweise füllen Formeln (Netto→MwSt→Brutto) automatisch nach. Filter an, Kopfzeile fixieren (Ansicht > Fenster fixieren). Spart täglich Minuten in langen Listen.

2. Tipp #2: Mini-Dashboard in 4 Zellen – ganz ohne Pivot

   Gesamtumsatz: =SUMME(tAuftraege[Brutto]); Bezahlt: =SUMMEWENNS(tAuftraege[Brutto];tAuftraege[Status];"Bezahlt"); Offen (Anzahl): =ZÄHLENWENNS(tAuftraege[Status];"Offen"); Ø-Auftrag: =MITTELWERT(tAuftraege[Brutto]). Pro Kunde: =SUMMEWENNS(tAuftraege[Brutto];tAuftraege[Kunde];G2) und =ZÄHLENWENNS(tAuftraege[Kunde];G2).

3. Tipp #3: Formeln schützen, Eingabefelder freigeben

   Eingabespalten entsperren, Rest sperren, dann Blatt schützen (ohne Passwort). In Projekten reduziert das Korrekturen um ~30% und verhindert versehentliches Überschreiben.

4. Tipp #4: Zwei Shortcuts, die wirklich Geld bringen

   Strg+; schreibt das heutige Zahlungsdatum in Sekunden. Strg+Pfeile springen zum Ende eines Blocks – bei 1.000 Zeilen spürbare Zeitersparnis. Optional: Alt+= für schnelle Summen.