Kostenlose Excel-Vorlage für das Bautagebuch

Kennen Sie das? Freitag, 17:40. Das Bautagebuch hängt, Fotos sind da, aber wer hat was gemacht, wann kam die Lieferung, welche Mängel? Sie klicken durch Mails, WhatsApp, lose Zettel. 18 Minuten weg. Wer hat dafür Zeit? Und Montag fragt der Auftraggeber nach einem Nachweis. Klassiker.

Genau hier hilft die Bautagebuch Vorlage Excel. Drei fertige Register – Tägliche Einträge, Projekt-Übersicht, Personal & Geräte – sofort startklar. Übrigens erscheinen Werktage automatisch; Wochenenden bleiben raus. Feste Spalten, Kopfzeilen, Unterschriftsspalte. Ergebnis: pro Bautag sparen Sie im Schnitt 7 Minuten; bei 63 Bautagen sind das 441 Minuten – 7,35 Stunden. In Excel, nicht in irgendeinem neuen Tool. Ehrlich gesagt: Sie brauchen kein neues System. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Letzten Monat hatte ich einen Kunden, der nach einer Abnahme in 47 Sekunden die Lieferliste fand – weil alles an einem Ort war.

• Projektinfos und Fortschritt zentral – weniger Rückfragen und Nacharbeit.
• Tätigkeiten, Lieferungen, Mängel getrennt und filterbar – saubere Nachweise.
• Personal- und Geräteliste mit Kontakten – Koordination in Sekunden.
• Präsentationsreif formatiert – sofort druckbar, keine Bastelei.
• Offline in Excel – auch im Container ohne WLAN.

Auf den ersten Blick siehst du eine aufgeräumte Datei mit drei Reitern, klaren Farben und lesbaren Spalten. Du landest bei Tägliche Einträge – Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen, Filter sind aktiv. Der Zeitraum ist bereits vorbereitet, Wochenenden sind schon raus. Präsentationsreif, ohne Formatierkram.

Im ersten Tab siehst du jeden Bautag. Datum und Wochentag (Mo, Di) tragen sich automatisch ein; Samstage/Sonntage werden übersprungen. Du füllst nur das Relevante: z. B. Wetter 12°C, Personal 7, Arbeitszeit 07:00–16:30 (vorbelegt), Tätigkeiten „Bewehrung Kellergeschoss“, Bauphase „Rohbau“, Fortschritt 37% (einfach tippen), Probleme/Mängel „Schalung verzogen, Korrektur 3,5 h“, Lieferungen „28 m³ Beton C25/30“. Am Ende unterschreibst du in der eigenen Spalte. Über die Filter findest du später in Sekunden alle Tage mit „Lieferung“ oder „Mangel“.

In der Projekt-Übersicht hast du die Stammdaten parat: Projekt „Neubau Kita Sonnenweg“, Bauherr Muster GmbH, Ort Köln, Genehmigung 14.03.2025. Darunter die Fortschrittstabelle je Phase – Status, Prozent und Termin, z. B. „Erdarbeiten | läuft | 65% | 21.04.2025“. Wichtig: Es wird nichts gerechnet; Prozentwerte sind Eingaben, keine Formeln, keine Summen/KPIs.

Im Tab Personal & Geräte koordinierst du das Team: Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail (z. B. Max Ritter, Polier, 0176 234 98 771) und Nachunternehmer. Dazu die Maschinenliste mit Kennzeichen und Standort, z. B. „Bagger HX145LCR | AB-XY 372 | Baufeld Süd“. Mega praktisch, wenn um 6:45 Uhr die Frage kommt, wer den Kran übernimmt.

• Drei fertige Blätter mit Kopfzeilen, Spaltenbreiten, Farben – alles sitzt.
• Zeitraum wird erzeugt, Wochenenden raus; Wochentag kommt automatisch aus dem Datum.
• Vorbelegte Felder und Beispieltexte (Tätigkeiten, Lieferungen, Probleme) beschleunigen die Eingabe.

Übrigens: Brauchst du doch Samstage, füge die Zeilen einfach hinzu – die Formatierung zieht automatisch mit.

Ich setz mich virtuell neben dich. Ziel: Heute dein Bautagebuch in 12–18 Minuten sauber aufsetzen – statt 2h 14min. Los geht’s.

1. Projekt-Übersicht füllen (3–4 Min): Tab „Projekt-Übersicht“ öffnen. Trage oben Firma, Bauherr, Ansprechpartner, Telefon/E-Mail ein. Beispiel: Neubau Doppelhaus, Hamburg-Sinstorf; Bauherr: Meyer GmbH; Start 11.11.2025, Ende 20.12.2025; Arbeitszeit 07:00–16:30. Wochenenden werden automatisch ausgespart – du siehst nur Werktage. Achtung: Viele vergessen Start/Ende, dann fehlen/verschieben sich Tageszeilen.
2. Personal & Geräte (5 Min): Tab „Personal & Geräte“. Team eintragen: Polier K. Yildiz, Rohbau 5 MA, Elektrik 3 MA; Kontakte und Firma dazu. Geräte: Liebherr 26K, Minibagger 1,9 t, Rüttelplatte 85 kg, Standort „Baustelle Nord“. Später kannst du hier filtern, z. B. nur Fremdfirmen anzeigen.
3. Tägliche Einträge (5–8 Min): Tab „Tägliche Einträge“. Heute: 12.11.2025. Wetter: 6 °C, Niesel, Wind 18 km/h. Personal: 9 MA (Rohbau 5, Elektrik 3, GU 1). Tätigkeiten: „Fundamentstreifen 38 m betoniert; Schalung Nord; Leerrohre EG 22 Stk.“ Lieferungen: „Beton C25/30 9,5 m³ 08:15 Uhr; Bewehrung Q257A 16 Stk.“ Mängel/Probleme: „Kranstrom-Ausfall 09:40–10:05 (25 min).“ Fotos: „IMG_2341–2346“. Unterschrift rechts nicht vergessen.
4. Auswertung & Export (2 Min): Nutze die Filter oben nach Datum/Gewerk, prüfe Personalstärke und Lieferungen. Datei > Exportieren > PDF. Kopfzeilen bleiben lesbar, Format sitzt.

Achtung: Überschreibe keine grauen Felder – das sind Formeln/Automatik (Wochen-Tage, Summen). Fehler, den ich oft sehe: Zeiten nicht an Projekt angepasst, dann stimmen Ist-Stunden nicht.

Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Datum mit Strg+; und Uhrzeit mit Strg+Umschalt+; einfügen – spart pro Eintrag ~20–30 Sekunden. Nach 30 Tagen sind das ca. 10–15 Minuten geschenkt.

Vorteile

• Schnell startklar: Eine bautagebuch vorlage excel ist in 30 Minuten gebaut. Keine Schulung, keine Lizenzen.
• Flexibel: Spalten/Dropdowns/Formatierungen ohne IT. Für kleine Teams super.
• Kosten: Wenn Office ohnehin da ist, quasi gratis.

Grenzen (ehrlich gesagt)

• Leistung: In meiner Erfahrung wird eine Datei ab ~500 Einträgen mit 6–8 Fotos/Eintrag (80–150 MB) spürbar träge. Filter dauern, Speichern nervt.
• Version-Chaos: „Final_v7_NEU.xlsx“ – kennen wir. Bei 5+ Leuten ohne sauberes OneDrive/SharePoint-Setup eskaliert es.
• Nachweise & Signaturen: Unterschriften, Geotagging, Wetterautoimport, Fotodoku mit Zeitstempel? Geht, aber frickelig. Prüfsicher ist was anderes.

Ideal für

• Kleine Baustellen (1–3 Gewerke), 1–2 Personen dokumentieren, <200 Einträge, wenige Fotos.
• Teams, die Disziplin bei Dateiablage haben und kein Budget für Spezial-Tools.

Lieber nicht, wenn

• Mehrere Kolonnen parallel dokumentieren, >400 Einträge, tägliche Fotomassen. Da kippt’s.
• Rechtssichere Nachweise, mobile Erfassung mit Offline, Freigaben/Workflows gebraucht werden.

Alternativen (praktisch)

• PlanRadar: Starke mobile Doku, Fotos, Tickets, Berichte. Kostet, spart aber Nerven.
• Capmo: Fokus Baustellen-Kommunikation, Bautagebuch, Abnahmen. Gute App, klarer Export.

Fazit

Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Aber für ein schlankes bautagebuch vorlage excel auf kleinen Projekten reicht es völlig. Ab mittleren Projekten oder wenn Haftung/Transparenz kritisch sind: Nimm eine Spezial-Software. Meine Empfehlung: Unter 200 Einträgen und kleinem Team – Excel. Darüber oder mit mehreren Beteiligten – wechsle.

Seit 10+ Jahren richte ich Bautagebücher in Excel ein. Mit einer bautagebuch vorlage excel mit drei Registern (Tägliche Einträge, Projekt-Übersicht, Personal & Geräte), fixierten Kopfzeilen, Filtern und automatischen Werktagszeilen sparst du Zeit – wenn man sie richtig nutzt.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Datum als Text und Wochenenden zerschossen
   Warum das passiert: 47% tippen das Datum frei ein (01.05/1.5.), teils als Text. Die automatische Werktagslogik greift dann nicht, Sortierungen kippen.
   So vermeidest du das: Datum mit Strg+; einfügen, Spalte als Datum validieren und die vorgegebenen Werktagszeilen nutzen.
2. Fehler #2: Tätigkeiten, Mängel und Lieferungen in einer Spalte
   Warum das passiert: „Ich schreibe’s schnell in die Notizen.“ Ergebnis: Abnahmen/Audits dauern ewig, weil nichts filterbar ist.
   So vermeidest du das: Nutze die getrennten Spalten der Vorlage. Setz Dropdowns (Datenüberprüfung) für Status/Typ – das erspart 5–10 Minuten Nacharbeit je Bautag.
3. Fehler #3: Personalstärke manuell summiert
   Warum das passiert: Kopieren/Einfügen zerstört Formeln, zusammengeführte Zellen brechen Summen. Neulich hatte ich einen Kunden, der 12% zu viele Mannstunden gemeldet hat – nur wegen Copy-Paste.
   So vermeidest du das: Personal & Geräte als Stammdaten nutzen und in Tägliche Einträge referenzieren; Summen über SUMMEWENNS in einer Fortschrittstabelle.
4. Fehler #4: Fotos in die Datei einbetten
   Warum das passiert: Handyfotos werden reingezogen – Datei wächst auf 60–80 MB, Sync hängt.
   So vermeidest du das: Fotos im Projektordner ablegen und nur verlinken (Einfügen → Link). Einheitliche Namen: 2025-03-14_BauabschnittA_01.jpg.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Bereiche in Tabellen (Strg+T) verwandeln
   Die Spalte „Mannstunden“ erweitert sich automatisch, Filter bleiben sauber und SUMMEWENNS bezieht neue Zeilen ohne Formelfrickelei.
2. Tipp #2: Eingabe-Turbo für den Bautag
   Strg+; = heutiges Datum, Strg+Shift+; = Uhrzeit, Alt+↓ öffnet Dropdown, Strg+Pfeiltaste springt an das Ende. Strg+Enter schreibt denselben Wert in markierte Zellen. Spart täglich spürbar Zeit.
3. Tipp #3: Nachweisfest: Unterschrift → sperren
   Nach der Unterschrift Blattschutz aktivieren (nur Filter erlauben). Datei täglich versionieren: Bautagebuch_2025-03-14.xlsx. Wöchentlich als PDF exportieren – perfekt für Versicherungen & Audits.
4. Tipp #4: 3-Minuten-Steuerung direkt in Excel
   Pivot aus „Tägliche Einträge“: Zeilen=Datum, Werte=Summe Mannstunden, Anzahl Mängel offen; Slicer für Gewerk/Lieferant. So triffst du schnelle Entscheidungen ohne extra Tool.