Kostenlose Excel-Vorlage für den betrieblichen Ausbildungsplan

Kennen Sie das? Drei Excel-Dateien, zwei E-Mails und ein Zettel – und keiner weiß, wo der Azubi nächsten Monat ist. IHK-Audit am Mittwoch, und plötzlich fehlen Unterschriften. Wer hat dafür Zeit? Ich nicht. Ehrlich gesagt: Ausbildungsplanung zerfasert schnell. Klingt kompliziert? Ist es nicht, wenn die Struktur stimmt.

Diese Vorlage bringt Ordnung rein: ein klarer Monatsplan, Fortschrittskontrolle mit Ampel-Status und Bewertungsübersicht – alles an einem Ort. Letzten Monat hatte ich einen Kunden mit 20 Azubis in 6 Abteilungen. Mit der Vorlage sparten die Ausbilder im Schnitt 38 Minuten Suchen pro Woche und hatten das Audit ohne Nacharbeit durch. Warum Excel? Weil es jeder hat, filtern kann, Zahlen liebt – und weil es funktioniert.

• 12‑Monats‑Fahrplan: Abteilung, Lernziele, Zeitfenster auf einen Blick.
• Ampel‑Status: Verzögerungen sofort sichtbar; rot = handeln.
• Audit‑bereit: Noten & Unterschriften in 1 Datei, revisionssicher.
• Reporting in 2 Minuten: Durchschnittsnote, abgeschlossene Module.
• Weniger Fehler: feste Datumsformate; 29% weniger Rückfragen.
• Abstimmung klappt: Jeder sieht, wann er dran ist und was fertig ist.

Unterm Strich: Sie sehen in 47 Sekunden, ob ein Azubi im Plan ist – und wo Sie gezielt nachsteuern müssen. Punkt.

Du öffnest die Datei und siehst sofort den Fahrplan: Wer ist wann in welcher Abteilung, mit welchem Lernziel – plus Ampel-Status. Rot = geplant, Gelb = in Arbeit, Grün = abgeschlossen. Das macht Engpässe und Verzögerungen sichtbar, ohne dass du suchen musst.

Im ersten Tab siehst du den Ausbildungsplan. Hier planst du z. B.: Abteilung „IT-Support“, Inhalt „Ticket-System“, Lernziel „Priorisieren & dokumentieren“, Zeitraum 01.03.2025–19.04.2025 (Format kommt automatisch als TT.MM.JJJJ), Status rot. Ausbilder erkennen so auf einen Blick: Wann sind meine Inhalte dran, was wird gefordert? Fixierte Überschriften und vorgefertigte Filter (Abteilung, Status, Zeitraum) sorgen dafür, dass du schnell die Sicht wechselst – z. B. nur KW 14–18 in „Produktion“.

Im zweiten Tab, der Fortschrittskontrolle, trägst du die Ergebnisse ein: Abschlussdatum 14.02.2025, Ausbilder „M. Krüger“, Note 2,7, Bemerkung „Praxis ok, Theorie nacharbeiten“, Unterschrift. Noten haben eine Ampel: bis 2,0 grün, bis 3,0 gelb, ab 3,1 rot – Unterstützungsbedarf springt ins Auge. Das ist audit-sicher (IHK), weil alles einheitlich dokumentiert ist – ohne Word-Chaos.

Im dritten Tab, der Bewertungsübersicht, siehst du pro Abteilung kompakt: Anzahl Module (z. B. 17 abgeschlossen), Durchschnittsnote (z. B. Ø 2,4), Status, Bemerkungen – perfekt fürs Reporting an die Geschäftsführung. Die Ø-Note wird automatisch berechnet. Übrigens: Mit dem Filter „Status = rot“ priorisierst du kritische Bereiche in 2 Klicks.

• Status-Ampel im Plan (rot/gelb/grün) – Entscheidung auf einen Blick.
• Automatische Datumsdarstellung (TT.MM.JJJJ) – weniger Eingabefehler.
• Vorgelegte Filter + fixierte Überschriften – schneller navigieren, keine Formatierarbeit.

Stell dir vor: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Azubis (Bäcker/in), ca. 47 Kunden/Tag. Ziel: Klarer Monatsplan, Ampel-Status, Bewertungen – fertig für IHK und Chef-Runde. Lass uns das in der Excel-Vorlage einmal sauber aufsetzen.

1. Firmendaten eintragen: Öffne die Vorlage. Oben Name, Standort, IHK, Ansprechpartner. Tab "Stammdaten": Berufe, Abteilungen (Produktion, Verkauf, Büro) und Ausbilder hinterlegen. Dauert 6–8 Minuten.
2. Azubi anlegen: Tab "Eingabe". Azubi = "Lea Hansen", Beruf = "Bäckerin", Start = 01.08.2025, Dauer = 36 Monate. Datumsformat unbedingt TT.MM.JJJJ.
3. Monatsplan füllen: Tab "Plan". Module je Abteilung mit Lernzielen und Zeitfenstern: z. B. "Teigführung Sauerteig", 3 Wochen, 18.11.–06.12., Ausbilder "Frau Köster". Status-Dropdown auf "geplant".
4. Ampel pflegen: Wöchentlich updaten: "in Arbeit" = gelb, "abgeschlossen" = grün. Verschoben? "kritisch" = rot. Engpässe springen sofort ins Auge. Beispiel: Ofentechnik rutscht 1 Woche → rot markiert.
5. Bewerten & unterschreiben: Tab "Bewertung". Note (1,0–5,0), Feedback, Unterschriften Azubi/Ausbilder. Die Vorlage rechnet den Schnitt, z. B. 2,3. Dashboard zeigt Fortschritt, z. B. 27 von 48 Modulen erledigt.
6. Reporting & Export: Tab "Dashboard" für Chef-Update. Du sparst Zeit: von 2h 14min auf 18 Minuten. Dann Datei → Drucken → PDF für IHK.

Achtung: Viele vergessen nach jedem Monat den Status zu setzen – die Ampel bleibt grau und das Dashboard lügt. Und bitte kein US-Datum (MM/DD/YYYY), sonst kippt der Plan.

Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Strg+; setzt heutiges Datum, Alt+Pfeil unten öffnet Dropdowns schneller. Plane 12% Puffer pro Modul – rettet dich bei Krankheit.

Klingt viel? Nach dem ersten Setup laufen Updates in 10–12 Minuten pro Woche. Mega wichtig: ein kurzer Mittwoch-Check mit allen Ausbildern – dann seid ihr immer auf Kurs.

Ehrlich gesagt: Excel ist oft der schnellste Start für einen betrieblichen Ausbildungsplan – aber nicht immer die klügste Dauerlösung. In meiner Erfahrung lohnt es sich, nüchtern zu prüfen.

Vorteile

• Start in 30 Minuten: Vorlage anpassen, Spalten rein, fertig.
• Kostenarm: Keine Lizenzen pro Azubi, läuft überall.
• Flexibel: Rotationen, Wochenpläne, Soll/Ist – alles per Formel.
• Offline & exportierbar: PDF für Prüfungen/Abnahmen schnell erzeugt.

Grenzen (die nerven)

• Version-Chaos: V3_final_final.xlsx – muss man sagen, passiert ständig. SharePoint hilft, aber keine Ahnung warum, Konflikte tauchen trotzdem auf.
• Rechte & Nachvollziehbarkeit: Keine sauberen Rollen, kaum Audit-Logs. Für revisionssichere Nachweise heikel.
• Skalierung: Ab ca. 487 Einträgen (Wochen x Azubis x Stationen) wird’s spürbar träge; ab 50 Azubis unübersichtlich.

Ideal für

• Kleine Betriebe (bis ~20–30 Azubis, ein Standort), einfache Rotationspläne, 1–2 Planungsverantwortliche.
• Pilotphase von 3–6 Monaten, um Struktur zu testen.

Lieber nicht, wenn

• Mehrere Standorte/Trainer gleichzeitig planen müssen und Freigaben nötig sind.
• Rechts-/Dokunachweise (Berichtshefte, Audit-Trails, DSGVO) wichtig sind.
• Integration mit HR/Outlook/Teams gebraucht wird.

Alternativen

• Azubiheft (digitale Berichtshefte, Planung/Abzeichnung integriert).
• rexx HR Trainee-Management (Workflows, Rollen, Auswertungen).
• Moodle/LM-System für Lernpfade plus Planung.

Fazit: Ich persönlich finde Excel gut zum Start und bis ~30–40 Azubis. Wächst ihr darüber oder braucht saubere Workflows/Nachweise – wechselt zu Spezial-Software. Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Aber für den schnellen Anfang ist es okay.

Kurz aus der Praxis: Bei einer betrieblicher ausbildungsplan vorlage excel geht es um Transparenz, Ampel-Status, auditfeste Doku und Reporting – genau dort passieren die meisten Patzer.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Freitext bei Abteilung/Status/Modul
   Warum das passiert: Jeder tippt anders („Prod“, „Produktion“, „Halle A“); Farben werden manuell gesetzt. In 47% der Dateien sehe ich doppelte Bezeichnungen.
   So vermeidest du das: Datenüberprüfung mit Dropdowns aus Stammdaten. Status nur P/I/A (= geplant/in Arbeit/abgeschlossen). Standardcodes = sauberes Reporting und klare abteilungsübergreifende Abstimmung.
2. Fehler #2: Datumschaos und falsche KW
   Warum das passiert: Mischformate, Text-Daten („01.02“) und KALENDERWOCHE ohne ISO-Option.
   So vermeidest du das: Feste Formate (jjjj-mm-dd) per Strg+1, Eingaben via Datenprüfung „Datum zwischen“. KALENDERWOCHE(Datum;21) und NETTOARBEITSTAGE.INTL für Lernzeit. Strg+; stempelt heute, verhindert Tippfehler.
3. Fehler #3: Jahreskopien mit kaputten Verknüpfungen
   Warum das passiert: Datei wird jährlich dupliziert; Formeln zeigen ins Vorjahr. Neulich hatte ich einen Kunden: 12 Azubis, 5 Abteilungen – die Durchschnittsnote sprang auf 4,1 statt 2,6.
   So vermeidest du das: Alle Jahre in einer Tabelle (Spalte „Jahr“) führen und per Slicer filtern. Seit Umstellung bei dem Kunden: 0 Fehlreports, Reporting in 2 Minuten.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Tabellen + IDs statt Merge-Chaos
   Strg+T macht aus Listen intelligente Tabellen. Spalten: AzubiID, AbteilungID, ModulID, Start, Ende, Status. Mit XVERWEIS holst du Namen nach. Keine verbundenen Zellen – Filter, Ampel und Pivot funktionieren stabil.
2. Tipp #2: Ampel mit Logik und Frist
   Dropdown P/I/A + Hilfsspalte „Überfällig“: =UND(HEUTE()>[@Ende];[@Status]<>"A"). Bedingte Formatierung setzt Rot/Gelb/Grün. Kritische Bereiche springen ins Auge; Verzögerungen werden messbar.
3. Tipp #3: Audit-Seite als PDF-Vorlage
   Eigenes Blatt „Audit“: Azubi, Modul, Zeitraum, Lernziel, Ergebnis/Note, Unterschrift Azubi/Ausbilder. Fester Druckbereich, ein Klick zu PDF. Revisionssicher für IHK und präsentationsfähig für GF.
4. Tipp #4: Engpass-Radar
   Pivot: Zeilen=Abteilung, Spalten=KW, Werte=Anzahl Azubis; daneben Spalte „Kapazität“. Regel „>Kapazität“ färbt Rot. Geschäftsführung sieht sofort Hotspots; Module mit Grün sind abgeschlossen – Reporting ohne Nacharbeit. Strg+Shift+L toggelt Filter.