Kassenbuch in Excel: Kostenlose Vorlage

Kennen Sie das? Kassensturz um 19:40, und die Zahlen passen nicht. €12 Differenz, irgendwo zwischen Trinkgeld und Kleinbelegen. Man sucht Belege, addiert Spalten, der Monatsabschluss frisst Zeit. Und jeder bucht anders – Kategorien wild gemischt, Formate verrutschen, die Steuerberaterin will einen prüfbaren Kassenbericht. Genau hier setzt diese kassenbuch excel vorlage an.

Sie ist sofort einsatzbereit: laufender Saldo bei jeder Buchung, Monatsauswertung mit Diagramm, klare Belegspalten. Excel kann’s eben: Filter, Formatvorlagen, Summen – verlässlich, ohne neues Tool. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Letzten Monat hatte ich einen Kunden mit drei Kassen: Abschluss von 2:03 Std auf 42 Minuten gedrückt und €247 “Fehlbetrag” als Pfand verbucht. Aha-Moment, Thema erledigt.

• Tages-Liquidität: laufender Saldo, Kassensturz auf einen Blick.
• Monatsabschluss: Summen und Endbestand automatisch – spart rund 1,7 Stunden.
• Transparenz: Einnahmen/Ausgaben nach Kategorien, z.B. Wareneinsatz 41%, Büro 7%.
• Weniger Fehler: Euro-/Datumsformate, fixierte Überschriften, AutoFilter.
• Prüfsicher: Beleg-, Zweck-, Kategorie-Spalten plus Hinweise zur Kassenführung.
• Einheitlich buchen: vorgegebene Kategorien, Einarbeitung ca. 38 Minuten schneller.

Du öffnest die kassenbuch excel vorlage und siehst sofort ein fertiges, übersichtliches Kassenbuch: Spalten sind gesetzt, Euro- und Datumsformate sind drin, die Summen laufen automatisch. Oben trägst du deinen Anfangsbestand ein (z. B. 1.250,00 €) – unten siehst du jederzeit den Endbestand für den Kassensturz.

Im ersten Tab „Kassenbuch“ arbeitest du täglich. Du erfasst Datum, Belegnummer, Beschreibung, Kategorie, Einnahme oder Ausgabe – fertig. Beispiel: 14.03.2025, Beleg 1027, „Barverkauf Cappuccino“, Kategorie „Verkauf“, Einnahme 7,80 €; danach „Milch einkaufen“, Kategorie „Wareneinkauf“, Ausgabe 23,90 €. Der laufende Saldo rechnet sich pro Buchung automatisch mit – du siehst sofort, wie viel wirklich in der Kasse ist. Unten gibt’s die Summenzeile; Endbestand = Anfangsbestand + Einnahmen – Ausgaben (z. B. 1.250,00 € + 1.847,50 € – 923,20 € = 2.174,30 €). AutoFilter und fixierte Überschriften sind schon aktiv – mega praktisch, wenn du schnell nach „Beleg 1034“ suchst.

Im Tab „Monatliche Auswertung“ wird alles verdichtet: Gesamteinnahmen, Gesamtausgaben, Gewinn/Verlust und Endbestand sind sauber vorbereitet. Du siehst Anteile je Kategorie – etwa „Barverkauf 42 %“, „Snacks 18 %“, größte Ausgaben „Wareneinkauf 1.132,40 €“, „Gebühren 86,90 €“. Das Kreisdiagramm entsteht automatisch und zeigt dir auf einen Blick, wo Geld reinkommt und wo es rausgeht.

Im Tab „Kategorien“ pflegst du deine Einnahmen-/Ausgabenkategorien und findest praxisnahe Hinweise zur Kassenführung (Belegnummern, Aufbewahrung, Kassensturz). Du wählst beim Buchen einfach aus der Liste – das hält alles einheitlich und prüfungssicher. Übrigens: Vergib fortlaufende Belegnummern (z. B. 2025-0107) – spart dir im Zweifel richtig Nerven.

• Automatisch: Laufender Saldo je Buchung
• Automatisch: Summen für Einnahmen/Ausgaben und Endbestand
• Automatisch: Monatszusammenfassung inkl. Diagramm und Prozentanteilen

Ich sitze neben dir. Beispiel: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Mitarbeiter, ca. 47 Kunden/Tag. Ziel: Bargeld sauber erfassen, Saldo im Blick, Monatsauswertung fertig – ohne Rumgebastel. Deine kassenbuch excel vorlage ist sofort startklar.

1. Stammdaten & Start: Datei öffnen. Oben Firmennamen, Monat und Kassenprüfer eintragen. Kassenanfangsbestand: 245,50 €. Alles ist formatiert (Euro/Datum), Überschriften fixiert, AutoFilter aktiv. Kein Einrichten nötig.
2. Erste Einnahme buchen: Tab „Eingabe“. Datum 08.11.2025, Belegnr. 2025-1108-01, Kategorie „Verkauf Backwaren“, Text „Morgenumsatz“, Einnahme 682,40 €. Laufender Saldo springt auf 927,90 €. Mega wichtig: Belegnummer immer vergeben – prüfungssicher.
3. Ausgabe erfassen: Datum 08.11.2025, Beleg 317, Kategorie „Wareneinsatz – Milch/Eier“, Text „Großmarkt“, Ausgabe 73,20 €. Saldo: 854,70 €. Achtung: Viele vergessen die korrekte Spalte (Einnahme vs. Ausgabe). Kein Minuszeichen nötig.
4. Kassensturz/Abgleich: Am Monatsende Tab „Monatsabschluss“. Zähle Bestand, trage 1.142,30 € ein. Vorlage vergleicht automatisch. Siehst du z. B. 0,80 € Abweichung? Such nach fehlender Belegnr. Fehler, den ich oft sehe: falsches Datumsformat – nutze Strg+; für das Tagesdatum.
5. Auswertung & Abschluss: Tab „Auswertung“ zeigt Gewinn/Verlust, Top-Kategorien, Verlauf. Beispiel: Wareneinsatz 18,7 % der Einnahmen – passt. Exportiere PDF. Zeitersparnis: von 2 h 14 min auf 18 Minuten. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Mit Alt+↓ öffnest du die Dropdown-Liste in der Kategorie-Spalte blitzschnell.

Wenn es nervt: die Kategorien einmal sauber anpassen, dann nie wieder. Und jeden Monat eine Kopie archivieren. So bleibst du transparent, schnell und prüfungssicher.

Vorteile

• Schnell startklar – kassenbuch excel vorlage runterladen, Spalten anpassen, fertig.
• Kostet quasi nichts – ideal, wenn Budget knapp ist.
• Flexibel – Formeln, eigene Felder, kleine Automationen. Ich persönlich finde das angenehm.
• Offline – kein Cloud-Zwang, volle Kontrolle.

Grenzen (ehrlich gesagt)

• GoBD/Revisionssicherheit fehlt oft. Keine Änderungsprotokolle. Bei einer Prüfung wird’s unangenehm.
• Fehleranfällig – ein verrutschter Eintrag, Summen falsch. Muss man sagen: passiert schneller als man denkt.
• Performance & Chaos – ab ca. 487 Einträgen mit vielen Formeln wird Excel spürbar langsamer; ab 2–3 Personen entstehen Versionskonflikte. Nervt mich auch, aber ist so.

Ideal für

• Solo-Selbstständige mit < 40–60 Bar-Buchungen/Monat, eine Kasse, ein Nutzer.
• Kleine Vereine/Projekte, die < 300 € Bargeld pro Woche bewegen.
• Wer die Disziplin hat, täglich Kassensturz zu machen.

Lieber nicht, wenn

• Mehrere Kassen/Filialen oder > 50 Buchungen/Tag – es wird unübersichtlich.
• Team arbeitet parallel – Excel ist dafür schlicht nicht gebaut.
• Prüfungssicherheit wichtig ist (GoBD, Zählprotokoll, Änderungslog).

Alternativen (realistisch)

• lexoffice Kassenbuch – GoBD, Kassensturzprotokoll, Belegfotos. In meiner Erfahrung für Viele der stressärmste Weg.
• sevDesk – mobil gut, Belegscan, API. Keine Ahnung warum, aber Import klappt oft smoother als gedacht.
• DATEV Kassenbuch online – streng, aber prüfungssicher; super mit Steuerberater-Anbindung.

Fazit: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Wenn du klein bist, allein arbeitest und Disziplin hast – nutze die kassenbuch excel vorlage. Sobald Teams, viele Belege oder Prüfungsdruck ins Spiel kommen: nimm eine spezialisierte Lösung.

Ich sehe seit 10+ Jahren Kassenbücher. Hier sind die Dinge, die deine kassenbuch excel vorlage stabil, schnell und prüfungssicher machen – ohne Schönreden.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Sortieren nur einer Spalte

   Warum das passiert: Man klickt im Datum auf den Pfeil und sortiert – ohne echte Tabelle. In meinen Audits passiert das bei ca. 47%.

   So vermeidest du das: Immer zuerst Strg+T (Tabelle). Dann nur über die Filter sortieren. Neulich hatte ich einen Kunden mit 812,40 € Differenz, weil nach Datum eine einzelne Spalte sortiert wurde.

2. Fehler #2: Mischformate bei Datum/Betrag

   Warum das passiert: Import mit Punkt statt Komma, oder Datum als Text. Summen und Monats-Pivots laufen ins Leere.

   So vermeidest du das: Spaltenformat fest einstellen (Datum TT.MM.JJJJ, Währung €). Danach Daten > Text in Spalten nutzen und Suchen/Ersetzen „.“→„,“.

3. Fehler #3: Laufender Saldo bricht nach Sortierung

   Warum das passiert: Formeln wie Vorzelle + Betrag (z. B. =E3+D4) hängen an der Zeilenreihenfolge.

   So vermeidest du das: Nutze eine lfdNr und berechne sortiersicher: =SUMMENPRODUKT((Buchungen[lfdNr]<=[@lfdNr])*Buchungen[Betrag]).

4. Fehler #4: Doppelte/fehlende Belegnummern

   Warum das passiert: Kopierte Zeilen, keine Prüfung.

   So vermeidest du das: Datenüberprüfung > Benutzerdefiniert: =ZÄHLENWENN([Belegnr.];[@Belegnr.])=1 und Duplikate per bedingter Formatierung rot markieren.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Sortiersicherer Saldo

   Mit lfdNr (starr) bleibt der Saldo stabil – egal, wie du filterst/sortierst: =SUMMENPRODUKT((Buchungen[lfdNr]<=[@lfdNr])*Buchungen[Betrag]).

2. Tipp #2: Kategorien erzwingen

   Eigene Tabelle „Kategorien“, Name vergeben, dann Datenüberprüfung > Liste. Fehlermeldung aktivieren: „Nur vorgegebene Kategorien“. Das verhindert Wildwuchs und spart 30–60 Min Einarbeitung.

3. Tipp #3: Monatsschluss in 3 Klicks

   Strg+T > Einfügen > PivotTable: Datum (Monat) in Zeilen, Kategorie in Spalten, Betrag in Werte. „Werte anzeigen als % von Gesamtergebnis“ für Anteile – typ. 1–2 Std Zeitgewinn/Monat.

4. Tipp #4: Eingabe-Turbo

   Strg+; = heutiges Datum, Strg+Shift+$ = €-Format, Strg+Pfeile = durch die Liste springen. Klingt banal, spart aber täglich 3–5 Minuten.