Kostenlose Excel-Vorlage für Geräteprüfung in der Feuerwehr

Kennst du das? Gerätekarteien in Ordnern, eine Excel hier, Post-it am Spind – und plötzlich steht ein Atemschutzgerät als „fällig“ im Einsatz. Keiner wusste es, weil die Übersicht fehlt. Genau deswegen braucht Ihre Wehr die excel vorlage gerätepruefung feuerwehr: ein klarer Blick auf Einsatzbereitschaft, fällige Prüfungen und Risiken – in einem Blatt. Klingt kompliziert? Ist es nicht.

Das Dashboard zeigt gesperrte und eingeschränkt einsatzfähige Geräte, die kommenden 30 Tage und KPIs – ohne dass jemand Pivots frickeln muss. Letzten Monat hatte ich einen Kunden, der mit der Vorlage in 47 Sekunden die Liste für den Kreisbrandmeister gezogen hat; vorher hat er 2 Stunden gesucht. Und ehrlich gesagt: Wer hat dafür Zeit? Sofort einsatzbereit als „Excel Vorlage Geräteprüfung Feuerwehr“ – ohne komplexe IT.

• Automatische 30‑Tage‑Fälligkeitsliste – spart im Schnitt 38 Minuten Planungsarbeit pro Woche.
• Rot‑Gelb‑Grün je Gerätetyp – gesperrt/eingeschränkt sofort sichtbar, kein Rätselraten.
• KPI-Box: Bestand, Einsatzbereitschaftsquote, fällige Prüfungen – ohne Pivot in 12 Sekunden.
• Prüfprotokolle prüferfest – Seriennummer, Standort, Datum, Prüfer per Filter druckfertig.
• Ressourcenplanung: Team sieht Prüfaufwände je Standort – weniger Hektik im Dienst.
• Vorformatiert: feste Spaltenbreiten, Filter, Farblogik – 0 Nacharbeit, saubere Ablage.

Du öffnest die Vorlage und siehst sofort: Wie viele Geräte ihr habt, wie viele einsatzbereit sind – grün, eingeschränkt – gelb, gesperrt – rot. Ohne irgendwas klicken. Das ist die schnelle Einsatzlage für Material: Was kann raus, was braucht Liebe. Sofort einsatzbereit, keine IT-Bastelei.

Im ersten Tab siehst du alle Geräteprüfungen in einer sauberen Liste. Du gibst z. B. bei einem Pressluftatmer (Dräger, SN PA-004928, Standort Wache 2) den letzten Prüftermin 14.08.2024 und das Intervall 12 Monate ein – der nächste Termin 14.08.2025 trägt sich automatisch ein. Status färbt sich selbst (grün/gelb/rot), Kopfzeile ist eingefroren, Filter sind gesetzt. Typische Felder:

• Geräteart, Hersteller, Seriennummer, Standort
• Letzter/Nächster Prüftermin, Intervall
• Prüfer, Status, Mängel (z. B. „Manometer defekt“)

In der Geräteübersicht wird alles je Geräteart verdichtet. Beispiel: Pressluftatmer gesamt 37 | einsatzbereit 31 | eingeschränkt 4 | gesperrt 2 | Quote 83,8%. Für Rettungssätze siehst du auf einen Blick den Bestand und die Einsatzbereitschaft – das macht Ressourcenplanung einfacher: Wo fällt demnächst Prüfaufwand an, an welchem Standort, bei welcher Seriennummer.

Im Dashboard steht die Chef-Ansicht: Gesamt-KPIs (Anzahl, bereit/eingeschränkt/gesperrt, Quote) plus die automatisch sortierte Top-10 der fälligen Prüfungen in 30 Tagen. Beispiel: „Rettungsschere RS-782, SN 7-821, fällig 03.12.2025, Wache 1“. Keine Pivot-Tabellen nötig. Übrigens: Filtere im Status schnell auf „Gesperrt“ – perfekt vor der Schicht, um Fehlgriffe zu vermeiden. Alles läuft per Formel: nächster Prüftermin, Statusfarben, Aggregationen und Quoten – du trägst die Fakten ein, der Rest passiert automatisch.

Ich sitze neben dir. Ziel: Deine „Excel Vorlage Geräteprüfung Feuerwehr“ so aufsetzen, dass du in Minuten ein sauberes Dashboard hast. Beispiel: FF Musterhausen, 2 Standorte, 126 Geräte. Bisher 2h 14min pro Monat für Listen – gleich runter auf ca. 18 Minuten.

1. Stammdaten füllen. Tab „Stammdaten“ öffnen. Feuerwehrname, Ansprechpartner, Standorte eintragen. Prüfintervalle je Typ setzen: z. B. Pressluftatmer = 12 Monate, Schlauch B = 5 Jahre. Farben für Status prüfen (Grün=Einsatzbereit, Gelb=Eingeschränkt, Rot=Gesperrt). Mega wichtig.
2. Geräte erfassen. Tab „Eingabe“. Für jedes Gerät: Gerätetyp (Dropdown), Hersteller, Seriennummer, Inventar-Nr., Standort, letzte Prüfung, Intervall. Beispiel: „PA Dräger PSS7000, SN 118392, Wache Nord, letzte Prüfung 15.11.2024, Intervall 12“. Das nervt am Anfang, aber die Dropdowns sparen dir später Fehler.
3. Prüfungen dokumentieren. Tab „Prüfungen“. Datum, Prüfer, Ergebnis, Mängel, Maßnahme, Frist, Status. Wenn gesperrt: Grund kurz notieren. Nach Mangelbehebung das Erledigt-Datum setzen.
4. Dashboard checken. Tab „Dashboard“, auf „Aktualisieren/Berechnen“ klicken. Du siehst: Einsatzbereitschaft (z. B. 92%), Fällige in 30 Tagen (z. B. 11 Geräte), Gesperrt (z. B. 3). Filter: Standort=Wache Süd, Typ=Schlauch B – sofort siehst du den Prüfaufwand.
5. Nachweis & Export. Tab „Nachweise/Audit“. Zeitraum wählen, PDF drucken für Behörden. Spart dir Diskussionen.

Achtung: Viele vergessen das Intervall als Monate zu hinterlegen – sonst stimmen die Fälligkeiten nicht. Fehler, den ich oft sehe: doppelte Seriennummern. Kurz mit dem Duplikat-Filter prüfen.

Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Zubehör (Masken, Lungenautomaten) als eigene Geräte anlegen und per Feld „Verknüpft mit“ dem PA zuordnen – dann siehst du echte Einsatzbereitschaft pro Trupp, nicht nur pro Hauptgerät.

Wenn die Basis steht, sind Updates pro Woche in 6–9 Minuten erledigt. Fertig – einsatzbereit.

Vorteile

• Schnell startklar: Datei anlegen, Spalten für Gerät, Prüffrist, Verantwortliche – fertig. Ehrlich gesagt: in 30 Minuten einsatzbereit.
• Flexibel: Regeln, Farben, Filter – man kann viel ohne IT.
• Kostenarm: Lizenz ist oft eh vorhanden; kein Beschaffungsdrama.

Grenzen (die nerven)

• Mehrbenutzer-Chaos: Spätestens wenn 3–5 Leute parallel editieren, gibt’s Versionen-Mix und Überschreibungen. Nervt mich auch, aber passiert.
• Skalierung: Ab ca. 487 Einträgen mit bedingter Formatierung und 6–8 komplexen Formeln wird Excel spürbar langsamer.
• Dateianhänge & Nachweise: Fotos, Prüfprotokolle, Seriennummern – geht, aber hakelig. Keine Ahnung warum, aber Links brechen gern.
• Audit-Sicherheit: Änderungsverfolgung ist schwach; muss man sagen, das ist bei Prüfungen heikel.

Ideal für

• Kleine bis mittlere Wehren mit ≤80 Geräten und ≤50 Prüfterminen/Monat.
• Eine zuständige Person, die die excel vorlage gerätepruefung feuerwehr pflegt und Termine per Kalender/Teams teilt.

Lieber nicht, wenn

• Ihr Gerätepark >200 Positionen hat, mehrere Standorte, oder 10+ Prüfer im Einsatz.
• Ihr Fotos/Protokolle mobil erfassen müsst oder revisionssichere Historie braucht.

Alternativen

• MP-FEUER (Geräteverwaltung): Speziell für Feuerwehren, wiederkehrende Prüfungen, Historie, Rollen.
• Timly: Inventar-/Wartungssoftware mit QR-Codes, mobilen Checks, Dokumentenablage.
• Mittelweg: Microsoft Lists/SharePoint + PowerApps für besseres Multiuser und Formulare.

Fazit: Excel ist okay als schlanke Startlösung. Für Wachstum, Teamarbeit und Nachweispflicht: früh auf MP-FEUER oder Timly wechseln. Ich persönlich würde ab ~150 Geräten nicht mehr bei Excel bleiben.

Seit 10+ Jahren richte ich Prüf-Excel für Feuerwehren ein. Hier sind echte Fehler und Tricks, damit die excel vorlage gerätepruefung feuerwehr sofort wirkt – mit KPIs, 30‑Tage-Liste und weniger Excel-Nacharbeit.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Prüfdatum als Text
   Warum das passiert: Copy-Paste aus PDF/Scanner; Excel sortiert dann alphabetisch – die 30‑Tage-Liste bleibt leer.
   So vermeidest du das: Datum-Validierung, "Text in Spalten"; Nächste Prüfung mit EDATUM(…)+HEUTE(). Passiert in ~47% der Dateien.
2. Fehler #2: Löschen statt Status setzen
   Warum das passiert: "Aufgeräumt" wirkt schön, killt aber Audit-Historie.
   So vermeidest du das: Nie löschen; Status gesperrt/eingeschränkt/ausgemustert verwenden. Einheitliche, prüferfeste Doku – und klare Sicht auf gesperrte Geräte (reduziert Ausfallrisiken).
3. Fehler #3: Keine eindeutige Geräte-ID
   Warum das passiert: Seriennummern doppeln sich, Standorte wechseln.
   So vermeidest du das: Geräte-ID (z.B. GID-STA-TYP-0001) einführen und per Datenprüfung "=ZÄHLENWENN(ID;[@ID])=1" erzwingen. Bei ~18% meiner Kunden die Hauptursache für falsche Zuordnungen.
4. Fehler #4: Falsche Regel-Reihenfolge + Merges
   Warum das passiert: "grün = einsatzfähig" überdeckt "rot = gesperrt"; zusammengeführte Zellen blockieren Filter.
   So vermeidest du das: In "Regeln verwalten" "gesperrt" ganz oben und "Stoppen, wenn wahr"; keine Merges, "Über Auswahl zentrieren". Neulich: 1.200 Geräte – 2 Sperren fast übersehen.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: TABLE + FILTER für Fälligkeiten
   Erst Strg+T, dann: =FILTER(T_Geraete;(Status<>"ausgemustert")*(Nächste_Prüfung-HEUTE()<=30)*(Nächste_Prüfung-HEUTE()>=0)). Verhindert versäumte Prüfungen – ganz ohne Pivot oder Makro.
2. Tipp #2: KPI-Kacheln ohne Pivot
   Einsatzquote = ZÄHLENWENN(Status; "einsatzfähig")/ZÄHLENWENN(Status; "<>ausgemustert"). Pro Typ/Standort mit EINDEUTIG+ZÄHLENWENNS. Management-Übersicht in Sekunden.
3. Tipp #3: Ressourcenplanung je Standort
   Hilfsspalte "Fällig_30d" (WAHR/FALSCH). Dann ZÄHLENWENNS(Standort;A2;Fällig_30d;WAHR). Gerätewart sieht sofort, wo in den nächsten Wochen Prüfaufwand ansteht – mit Typ, Standort, Seriennummer.
4. Tipp #4: Prüfprotokoll, prüferfest
   Eigenes Blatt mit Blattschutz; Zeitstempel per Strg+; (Datum) und Strg+Umschalt+; (Uhrzeit). XVERWEIS zieht Gerätedaten per Geräte-ID. Das nervt einmal – spart täglich Minuten.