Kostenlose Excel-Vorlage für Getränkelisten

Kennen Sie das? Samstagabend, Lager voll Bier, aber das Tonic ist leer. Gäste wollen G&Ts, Lieferant erst Montag. Nerven. Und Marge. Das eigentliche Problem: Bestände, Preise, Bestellungen stecken in Köpfen und Zetteln. Genau hier hilft eine sofort einsetzbare getränkeliste vorlage excel – vertrautes Tool, klare Struktur, null Einarbeitung.

Excel können Sie. Ihre Leute auch. Wir nutzen, was da ist – nur schlauer. Lagerwert, Mindestbestände und Status auf einen Blick. Bestellentscheidungen in 38 Minuten statt „irgendwann“. Sie sparen 4–6 Stunden pro Monat. Letzten Monat hatte ich einen Kunden: 3 Bars, 127 Artikel – Tonic-Engpass weg, gebundene Summe um €247 gesenkt, in 12 Tagen.

• Mindestbestand rot markiert, Fehlbestände praktisch auf null.
• Lagerwert und Kapitalbindung jederzeit sichtbar.
• Bestellungen: Preise x Menge, Volumen summiert, Status farblich.
• Ø-EK, Ø-VK und Marge je Kategorie automatisch.
• Ein Klick: Diagramm zeigt Kapitalfresser-Kategorien.
• Vorformatierung, Filter, fixierte Köpfe – weniger Tipp- und Rechenfehler.

Der Aha‑Moment? Ein Klick und Sie wissen, was heute rausgeht – und was warten kann. Ehrlich gesagt: Wer hat für Rätselraten Zeit?

Beim Öffnen siehst du auf einen Blick: dein komplettes Getränkelager, den aktuellen Gesamt-Lagerwert und wo es knapp wird. Unterschreitest du einen Mindestbestand, färbt sich die Zeile rot – ohne Klick, ohne Formeln. Oben bleibt die Kopfzeile fixiert, Filter sind schon an. Sehr angenehm für den schnellen Lager-Check.

Im Tab „Getränkelager“ pflegst du Artikel, Kategorie, Bestand, Mindestbestand, EK/VK und bekommst den Lagerwert je Artikel automatisch. Beispiel: „Cola 0,33l“, Bestand 37, Mindest 60 – die Zeile leuchtet rot, Lagerwert rechnet sich zu 37 × €9,45 = €349,65. So entscheidest du sofort: nachbestellen oder reicht’s bis Freitag? Praktisch: Währungen sind sauber formatiert, beim Scrollen bleibt alles lesbar.

Im Tab „Bestellungen“ dokumentierst du Datum, Lieferant, Menge, Preis und Status. Die Vorlage rechnet den Gesamtpreis je Bestellung automatisch (z. B. 12 Kisten IPA à €21,90 = €262,80) und summiert das Gesamtvolumen aller Bestellungen. Der Status ist farblich: „Geliefert“ grün, „Bestellt“ gelb. Das Tagesdatum „Stand: …“ setzt sich automatisch – musst du nichts machen. Ergebnis: Du siehst sofort, ob du diese Woche schon bei €1.847,50 liegst.

In der „Umsatzübersicht“ bekommst du die Management-Sicht: Ø-EK, Ø-VK, Lagerwert und Marge % je Kategorie plus ein Diagramm, das zeigt, wo das meiste Kapital steckt. Beispiel: „Longdrinks“ Ø-EK €11,42, Ø-VK €27,90, Marge 59%; „Wein“ bindet €6.238,40 – ein Klick, fertig. Automatisierungen, die dir Arbeit abnehmen:

• Bestandswarnung: Rot bei Unterschreitung des Mindestbestands.
• Lagerbewertung: Lagerwert = Bestand × Einkaufspreis.
• Bestellkalkulation: Gesamtpreis je Bestellung + Summe über alles.

Stell dir vor, ich sitze neben dir. Beispiel: Café „Kranich“ in Leipzig, 2 Standorte, 5 Mitarbeiter, ca. 130 Gäste/Tag. Ziel: Fehlbestände runter, Bestellungen schneller, Kapitalbindung im Griff.

1. Stammdaten füllen (2–3 Min): Öffne die Vorlage. Oben Firmenname, Zeitraum. Im Tab Stammdaten legst du Kategorien (Bier, Softdrinks, Spirituosen), Einheiten (Flasche 0,33 l; Kiste 24) und Lieferanten an. Setz je Artikel den Mindestbestand (z. B. Club Mate: 24 Flaschen, Beck’s: 48).
2. Bestände & Preise eintragen (8–10 Min): Im Tab Eingabe pro Artikel: SKU, Name, Kategorie, Einheit, aktueller Bestand, Ø-EK (z. B. 0,48 €) und Ø-VK (1,20 €). Marge rechnet die Vorlage automatisch. Unterschreitungen werden rot markiert. Unten siehst du den Gesamt-Lagerwert (z. B. 2.830,50 €) – perfekte Liquiditäts-Übersicht.
3. Bestellungen planen (5–8 Min): Im Tab Bestellungen Lieferant wählen, Artikel, Menge, Stückpreis. Beispiel: 8 Kisten Beck’s × 24 = 192 Flaschen, EK 0,48 € → 92,16 €. Status auf Offen/Bestellt/Erhalten – farblich gekennzeichnet. Summen je Bestellung kommen automatisch.
4. Auswertung mit 1 Klick (1–2 Min): Im Tab Report auf Daten > Alle aktualisieren. Diagramm zeigt, welche Kategorien am meisten Kapital binden (z. B. Bier 54 %, Spirituosen 31 %). Außerdem Ø-EK, Ø-VK und Marge je Kategorie ohne Rechnen.
5. Routine (wöchentlich 15–30 Min): Filter auf rot (Mindestbestand unterschritten) → nachbestellen. Monatsreport als PDF exportieren. Spart dir realistisch 4–6 Std./Monat.

Achtung: Viele vergessen den Mindestbestand oder tragen VK brutto/netto gemischt ein – führt zu falscher Marge. Einheiten immer konsistent halten. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Markier die Eingabetabelle und drück Strg+T, dann Einfügen > Datenschnitt (Slicer) für Kategorie/Lieferant – du filterst Bestandswarnungen in unter 18 Minuten statt 2 h 14 min.

Vorteile

• Schnell startklar: Vorlage kopieren, Spalten anpassen, fertig. Keine IT, kein Onboarding.
• Flexibel: Eigene Kategorien, Preise, Pfand, Sorten – alles per Formel und Dropdown.
• Kostet (quasi) nichts: Gerade für Vereine oder kleine Events ausreichend.

Grenzen

• Mehrbenutzer nervt: Version-Chaos ab 3 Personen, Datei-Sperren, Überschreibungen. Ehrlich gesagt: passiert ständig.
• Fehleranfällig: Ein falsch kopiertes Feld und die Marge stimmt nicht. Datenvalidierung ist Arbeit.
• Performance: In meiner Erfahrung wird es ab ca. 487 Einträgen mit Formeln und Dropdowns auf älteren Office-Laptops spürbar träge; ab 1.200 Zeilen häufen sich Hänger.
• Mobil unpraktisch: Inventur im Lager mit Handy oder Barcode? Mit Excel macht das keinen Spaß.

Ideal für

• Einmalige Events, Vereinsfeste, Foodtrucks.
• 30–300 Positionen, 1–3 Bearbeiter, einfache Preise und Pfand.

Lieber nicht wenn

• Über 500 Artikel/Varianten oder mehrere Standorte.
• Gleichzeitige Bearbeitung von 5+ Personen, Rechte und Protokolle wichtig sind.
• Ihr Inventur, Mindestbestände, Barcodes oder Einkauf automatisieren wollt.

Alternativen

• Google Sheets: Echtzeit gemeinsam arbeiten, Freigaben, Historie. Offline schwächer, bei sehr großen Tabellen auch zäh.
• Airtable: Relationale Listen, Barcodes, Ansichten. Deutlich komfortabler, kostet pro Nutzer.
• Partender oder BevSpot: Spezielle Bar-Inventory-Tools mit mobiler Inventur, Rezepturen, Wareneinsatz. Teurer, aber weniger Frust.

Fazit

Ehrlich gesagt: Für eine einfache getränkeliste vorlage excel ist Excel okay, schnell und billig. Sobald ihr wachst, mehrere Leute drin arbeiten oder Inventur sauber laufen soll, wechselt zu Sheets, Airtable oder einer Bar-Software. Meine Empfehlung: bis ~300 Positionen und 1–3 User bleibt bei Excel; darüber ist der Wechsel den Nerven wert.

Ich betreue seit 10+ Jahren Bars & Getränkehändler mit der getränkeliste vorlage excel. Hier die Dinge, die wirklich passieren – und die Tricks, die euch Zeit, Geld und Nerven sparen.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Preise als Text eingeben

   Warum das passiert: 47% importieren CSVs mit "1,29 €" oder Punkt/Komma-Mix. Folge: Summen = 0, Lagerwert falsch – die Liquiditätsplanung kippt.

   So vermeidest du das: Spalten als Währung vorformatieren (Strg+Shift+$). Beim Import „Text in Spalten“ nutzen oder =WERT(WECHSELN(A2;"€";"")). In der Vorlage sind Währungen, Summen und Lagerwerte bereits korrekt formatiert – weniger Fehler, bessere Planung.

2. Fehler #2: Mindestbestand nicht gepflegt

   Warum das passiert: Man verlässt sich auf Gefühl oder färbt manuell.

   So vermeidest du das: Mindestbestand pflegen; die Vorlage markiert Unterschreitungen automatisch rot. Ergebnis: Weniger Fehlbestände und schnellere Bestellentscheidungen.

3. Fehler #3: Kiste vs. Einzelflasche vermischt

   Warum das passiert: Packungsgrößen (24x0,33 vs. 20x0,5) werden nicht sauber abgebildet.

   So vermeidest du das: Einheit, Packungsgröße und Faktor trennen. Neulich hatte ich einen Kunden, dem „fehlten“ 380 € Lagerwert, weil Kisten als Stück und Preise pro Flasche bewertet wurden.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Sofort Strg+T (echte Excel-Tabellen)

   Automatisches Ausfüllen von Formeln, Filter an, fixierte Kopfzeilen – saubere, einheitliche Darstellung. Strg+Pfeiltaste beschleunigt die Navigation durch große Listen.

2. Tipp #2: Bestellvorschlag je Artikel

   =AUFRUNDEN(MAX(0; Mindestbestand–Bestand)/Packungsgröße;1)*Packungsgröße. Status per bedingter Formatierung (rot/gelb/grün). Stückpreise werden multipliziert, Gesamtvolumen je Bestellung summiert – schnellere Entscheidungen.

3. Tipp #3: Kapitalbindung in 1 Klick

   Pivot: Kategorie in Zeilen, Summe Lagerwert in Werte, dann Diagramm. Du siehst sofort, welche Kategorien am meisten Kapital binden – genau das „Ein Klick zur Auswertung“ der Vorlage.

4. Tipp #4: Ø-EK, Ø-VK, Marge je Kategorie

   Pivot mit Mittelwerten; GETPIVOTDATA zieht Kennzahlen ins Dashboard. Transparenz über Preisniveau ohne manuelles Rechnen. Kunden heben so oft 3–5% Marge. Realistisch sparst du 4–6 Std/Monat durch automatische Aggregationen und Berichte.