Kostenlose Excel-Vorlage: DGUV 208-016 Kontrollblatt für Leitern und Tritte

Kennst du das? Die Leiterprüfung ist fällig, Protokolle liegen halb im Ordner, halb als Scan, und keiner weiß, was überfällig ist. Genau dort packt diese kontrollblatt leitern und tritte excel Vorlage an. Rechtssicher nach DGUV 208-016, mit klaren Feldern, die Prüfer, Standort und Zustand sauber festhalten. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Das Dashboard zeigt Risiken in Farbe, Mängel getrennt – Sie sehen in 12 Sekunden, wo es brennt.

Das Beste: Fälligkeiten werden automatisch zu Überfällig, 30 oder 90 Tage gruppiert. Heißt: Planung statt Bauchgefühl. Zählungen, Quoten und Diagramme entstehen von allein – das spart Ihnen regelmäßig 73–178 Minuten pro Prüfzyklus. Letzten Monat hatte ich einen Kunden: zwei Standorte, 86 Leitern. In 6 Minuten fand er 11 gefährliche Stück, sperrte sie noch am selben Tag und musste niemanden hinterhertelefonieren. Wer hat dafür Zeit? Sie jetzt.

• Rechtssicher: DGUV 208-016 konform, audit- und versicherungsfähig.
• Fälligkeiten im Griff: Überfällig/30/90 Tage – planbar statt hektisch.
• Risiko auf einen Blick: Farbstati + separate Mängelliste.
• Zeitersparnis: Zählungen/Diagramme automatisch (73–178 Minuten).
• Klare Zuständigkeiten: Standort + letzter Prüfer sichtbar.
• Saubere Eingaben: feste Spalten, Filter, fixierte Kopfzeile.

Beim Öffnen siehst du sofort den Gesamtzustand deines Bestands – farbig markiert nach DGUV 208-016. Rot = erhebliche Mängel, Gelb = geringfügig, Grün = einwandfrei. Das ist rechtssicher aufgebaut und sofort audit- bzw. versicherungsfähig.

Im Tab Prüfprotokoll – Zentrales Anlagenregister arbeitest du täglich. Du suchst, filterst, trägst Prüfungen ein. Beispiel: Inventar L-2037, Typ Stehleiter 2×8, Hersteller Krause, Standort Halle B, letzter Prüfer M. Krüger, Prüfdatum 14.02.2025, nächste Prüfung 14.08.2025, Zustand Geringfügige Mängel, Mangel Etikett fehlt. Kopfzeile ist fixiert, Filter sind an – du bist sofort schnell. Fälligkeiten werden automatisch in Überfällig, 30 Tage, 90 Tage eingeteilt. Mega praktisch, wenn du 120+ Leitern im Blick behalten musst.

Im Tab Auswertung – Kompaktes Dashboard siehst du Zahlen, die sonst 1–3 Stunden Pivot-Bastelei kosten: Gesamtbestand, Status-Anteile in %, Diagramm und eine Aufschlüsselung nach Leitertyp. Beispiel: 137 Leitern gesamt, davon 18 mit erheblichen Mängeln (=13,1%). Die Fälligkeitsübersicht zeigt dir sofort, was heute dran ist und was die nächsten 30/90 Tage kommt. Das Diagramm aktualisiert sich automatisch, sobald du Daten änderst.

Im Tab Mängelliste – Operative Maßnahmen landen nur die betroffenen Leitern: Zustand, Mängel, Bemerkungen, empfohlene Maßnahme. Beispiel: Tritt T-091, Gummifuß links fehlt – sofort sperren, Ersatzfuß bestellen. Dringendes wird farblich hervorgehoben – ideal für die Tagesplanung.

• Automatische Status-Zählung und Prozentquoten.
• Fälligkeiten teilen sich anhand des heutigen Datums selbst ein – musst du nichts machen.
• Diagramm und Typ-Zählung aktualisieren sich live.

Übrigens: Trage Standort und letzten Prüfer immer mit ein – das spart Rückfragen und macht Verantwortlichkeiten glasklar.

Ich sitze neben dir. Wir richten dein kontrollblatt leitern und tritte excel in 8 Minuten ein – auditfähig nach DGUV 208-016. Beispiel: Bäckerei Müller, Hamburg-Altona, 12 Leitern, 2 Tritte, 3 Standorte. Ziel: von 2 h 14 min Auswertung auf 18 Minuten. Los geht’s.

1. Start/Grunddaten: Vorlage öffnen, Tab „Start“. Firmenname, Standortliste und Standard-Intervall (meist 12 Monate) eintragen. Optional: Prüfer anlegen (z. B. „S. Köster“). Speichern. Das nervt am Anfang, spart ab dem 2. Zyklus ca. 35% Zeit.
2. Bestand erfassen (Tab „Eingabe“): Erste Zeile: Inventar L-017, Standort Produktion Altona, Leitertyp aus Dropdown „Anlegeleiter 2x12“, Zustand „Mangel“, Letzte Prüfung 03.09.2025, Intervall 12. Nächstes Prüfdatum füllt sich automatisch. Mangel: „Fußkappe links rissig“, Maßnahme „ersetzen“, Frist 10.11.2025, Verantwortlich „Köster“.
3. Mängel bearbeiten (Tab „Mängelliste“): Filter auf „offen“. Nach Tausch: Status auf „erledigt“, Abschlussdatum setzen. Zack – Dashboard zählt die Leiter als „OK“ und zeigt 1 Maßnahme abgeschlossen.
4. Dashboard nutzen: Überblick checken: z. B. 2 überfällig, 3 in 30 Tagen, 4 in 90 Tagen. Diagramm nach Leitertyp hilft bei Budget: z. B. 4× Stehleiter alt → besser ersetzen (ca. 280 € pro Stück) statt reparieren.

Achtung: Datumsformat TT.MM.JJJJ und nur Dropdowns nutzen – freier Text killt die Zählungen. Fehler, den ich oft sehe: Intervall leer lassen; dann bleibt die Leiter ewig „ohne Fälligkeit“. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: QR‑Code mit Hyperlink auf die Zeile drucken; beim Prüfen scannen, Zeile öffnen, fertig. Mega wichtig: Erst die „Überfällig“-Filter abarbeiten – Risiko sinkt sofort und die Audit-Quote steigt.

Vorteile

• Ehrlich gesagt: Für den Start ist kontrollblatt leitern und tritte excel unschlagbar schnell. Datei auf, Felder rein, fertig.
• Kostet (fast) nichts, flexibel, offline nutzbar. Keine IT-Projekte nötig.
• Individuelle Felder/Prüfpunkte in Minuten anpassbar. Keine Vorgaben im Weg.

Grenzen

• Version-Chaos: Eine Datei per Mail und schon gibt es 4 Stände. Nervt mich auch, aber passiert.
• Kein echter Workflow: Erinnerungen, Eskalationen, Freigaben? Nur mit Bastellösungen.
• Medienbeweise: Fotos anhängen ist umständlich. Auf dem Handy macht das keinen Spaß.
• Skalierung: In meiner Erfahrung wird Excel ab ca. 487 Einträgen mit Filtern/Dropdowns spürbar zäh. Ab 60 Leitern und 3+ Prüfern steigt die Fehlerquote.

Ideal für

• Kleine Betriebe (bis ~30 Leitern/Tritten), 1–2 Prüfer, jährliche Prüfungen.
• Teams mit M365, die diszipliniert arbeiten und Backups/Versionskontrolle im Griff haben.

Lieber nicht, wenn

• Mehrere Standorte, 5+ Prüfer oder tägliche Einsätze. Da kippt es.
• Auditfest: Foto-Nachweise, Historie, Signaturen, QR-Code-Inventar, automatische Erinnerungen sind Pflicht.
• Keine Ahnung warum, aber bei Shared-Files passieren öfter Sperrkonflikte – Risiko für Prüf-Lücken.

Alternativen

• SafetyCulture (iAuditor): Stark für mobile Checks, Fotos, Workflows, Berichte.
• Lumiform: Ähnlich, deutschsprachig, gute Vorlagen für Leiter-/Trittprüfungen.
• Quentic: Schwergewicht (EHS), wenn ISO/Compliance groß geschrieben wird.
• Mittelweg: SharePoint/Microsoft Lists oder Airtable für bessere Mehrnutzer-Fähigkeit.

Fazit

Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Aber für einen schlanken Start passt es. Meine Empfehlung: Bis ~30 Leitern ruhig Excel. Zwischen 30–60: Microsoft Lists/Airtable. Ab 60 oder strengen Audits: iAuditor/Lumiform (oder Quentic) – spart Nerven und Risiken, muss man sagen.

Ich begleite seit 12 Jahren Prüfungen mit dem kontrollblatt leitern und tritte excel – ausgelegt auf DGUV 208-016: farbige Statusanzeige, getrennte Mängelliste, automatische Fälligkeiten (Überfällig/30/90 Tage), Dashboard/Diagramme und Felder für Standort/letzten Prüfer. Hier die echten Stolpersteine und was wirklich hilft.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Fälligkeiten rechnen nicht

   Warum das passiert: 47% tippen das Prüfdatum als Text (z. B. "31.12.24"). TODAY()-Logik greift nicht; Ampel bleibt grau.

   So vermeidest du das: Datenprüfung Datum, ISO-Format jjjj-mm-tt; Quick-Fix: Daten > Text in Spalten → Datum. Prüfe mit ISTZAHL().

2. Fehler #2: Überschrift zusammengeführt

   Warum das passiert: „Sieht schöner aus“. Sort/Filter brechen; Dashboard-Zählungen zerschießen.

   So vermeidest du das: Nie Zellen verbinden. Nutze „Zentriert über Auswahl“ und mache den Bereich mit Strg+T zur Tabelle.

3. Fehler #3: Freitext für Standort/Leitertyp

   Warum das passiert: Jeder schreibt anders („Lager A“, „Lgr A“). Das verzerrt Bestandsstruktur und Mängelliste.

   So vermeidest du das: Dropdowns mit festen Codes (Leitertyp, Standort, Prüfer). Einheitliche Eingaben → rechtssichere DGUV-Protokolle.

4. Fehler #4: Formeln überschrieben beim Copy-Paste

   Warum das passiert: Excel hat keine Versionierung. Neulich hatte ich einen Kunden: eine Einfüge-Aktion, Ampeln und Zählungen tot.

   So vermeidest du das: Eingabespalten entsperren, Formeln sperren + Blattschutz. Vor großen Änderungen Backup mit Datum (8 Sek., rettet Stunden).

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Mängelliste ohne Fallen

   Filter setzen, dann Alt+; (nur sichtbare Zellen) und kopieren. So landet kein OK-Teil im Report.

2. Tipp #2: Foto- und Beleglinks automatisch

   Eindeutige ID + HYPERLINK auf file:////server/leitern/[ID].jpg. Klickbar, klein, audit- und versicherungsfähig.

3. Tipp #3: Dreistufige Fälligkeitslogik

   Bedingte Formatierung mit HEUTE(): rot überfällig, orange 30 Tage, gelb 90 Tage. Macht Prüfplanung proaktiv.

4. Tipp #4: Speed-Setup fürs Dashboard

   Strg+T, Kopfzeile fixieren, Standardfilter aktiv. Zählungen/Quoten/Diagramme entstehen automatisch – spart real 1–3 Stunden je Prüfzyklus. Strg+Pfeil navigiert blitzschnell.