Kostenlose Excel-Vorlage für Liquiditätsplanung

Kennen Sie das? Monatsende, die Kontoauszüge sagen etwas anderes als Ihr Bauchgefühl. Einzahlungen kommen später, USt-Voranmeldung steht an, und irgendwo fehlt plötzlich Luft. Genau hier hilft die liquiditätsplanung vorlage excel: monatsweise Klarheit, ohne Knoten im Kopf. Alle Belege rein, die Datei rechnet Netto, USt und Brutto sauber durch – automatisch. Klingt kompliziert? Ist es nicht.

Warum Excel? Weil es da ist, jeder öffnen kann und Sie sich nicht in ein neues Tool einarbeiten. Wer hat dafür Zeit? Dropdowns verhindern Tippfehler, deutsche USt-Sätze und Euro-Formate sind fix drin, Berichte entstehen nebenbei. Letzten Monat hatte ich einen Kunden: 127 Belege, 2,6 Stunden gespart und eine drohende Unterdeckung von €7.940 zwei Wochen früher gesehen. Das ist der Unterschied zwischen ruhig schlafen und Dispo anfragen.

• Sofortiger Monatsüberblick: Ein-/Auszahlungen, Salden, Endbestände auf einen Blick.
• Frühwarnung: Negative Monate und überfällige Posten markiert.
• Automatik: Netto, 7%/19% USt, Brutto – ohne Taschenrechner.
• Zeitgewinn: 1–2 Minuten je Beleg; bei 100 Belegen ~2–3 Stunden.
• Monatsbericht fertig: spart im Schnitt 38 Minuten je Auswertung.
• Bessere Steuerung: Status offen/überfällig/bezahlt für Debitoren und Kreditoren.

Beim Öffnen siehst du sofort, wie sich dein Geld über die Monate bewegt: Einzahlungen, Auszahlungen, Monatssaldo und Endbestand – klar getrennt. Monate mit negativen Salden springen ins Auge, das Kombi-Diagramm aktualisiert sich automatisch. Heißt: Du erkennst Engpässe früh und kannst gegensteuern, bevor’s brenzlig wird.

Im Tab „Einstellungen“ stellst du die Weichen: Firmenname, Startmonat, Anfangsbestand (z. B. 18.350,00 €) und eine Mindestliquidität, sagen wir 12.500 €. Deutsche USt-Sätze (19 %, 7 %, 0 %) und Kategorien sind per Dropdown drin – kein Gefrickel. Einmal gepflegt, steuert das alles die restliche Datei.

In „Zahlungsplanung“ erfasst du deine Belege: z. B. Rechnung an Meyer GmbH, Netto 1.847,50 €, USt 19 %, Fälligkeit 28.02.2025, erwartetes Zahlungsdatum 03.03.2025. Die USt und der Bruttobetrag tragen sich automatisch ein – musst du nichts machen. Der Eintrag wird automatisch dem Liquiditätsmonat der Zahlung zugeordnet; der Status springt auf „offen/überfällig/bezahlt“ anhand des heutigen Datums. Dropdowns verhindern Tippfehler, feste Kopfzeilen + Filter machen die Suche schnell. Das ist mega praktisch, weil du pro Beleg 1–2 Minuten sparst.

In „Übersicht“ bekommst du das Management-Dashboard: Monatswerte rollen automatisch hoch, Endbestände werden fortgeschrieben, Berichte entstehen ohne Zutun (spart 30–60 Minuten je Auswertung). Dazu siehst du Kennzahlen wie:

• Gesamt-Einzahlungen und -Auszahlungen
• Durchschnittlicher Endbestand
• Monatssaldo je Monat

Automatisierungen im Hintergrund: Brutto = Netto + USt, monatliche Roll-ups, Fortschreibung der Endbestände. Übrigens: Trage bei noch nicht bezahlten Belegen ein erwartetes Zahlungsdatum ein – so landet der Cashflow im richtigen Monat und du behältst die Planungssicherheit.

Stell dir vor: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Mitarbeiter, ca. 47 Kunden/Tag. Startbestand Bank: 12.350 €. Du willst wissen: Reicht das durch den Monat? Lass uns die Vorlage zusammen füttern.

1. Firmendaten & Startbestand. Vorlage öffnen. Oben Firmenname, Monat/Jahr und Startbestand 12.350 € eintragen. Euro-Formate und deutsche USt-Sätze (7%/19%) sind schon drin.
2. Einnahme erfassen (Tab "Eingabe"). Zeile 1: Datum 03.11., Kategorie Umsatz, Kunde Café Altona, Netto 2.380 €, USt-Satz 7%, Fälligkeit 15.11., Status offen. Die Vorlage berechnet USt 166,60 € und Brutto 2.546,60 € automatisch.
3. Auszahlung erfassen. Zeile 2: Lieferant Mehl-Großhandel Nord, Netto 3.480 €, USt 7%, Fällig am 10.11., Status offen. Brutto erscheint automatisch. Keine Taschenrechner-Orgie.
4. Status pflegen. Wenn Geld fließt: Spalte bezahlt am setzen (z. B. 12.11.) und Status auf bezahlt. Überfällige Posten werden markiert – super für Debitoren-/Kreditoren-Steuerung.
5. Monatsübersicht checken. Wechsel zum Tab Monatsbericht. Du siehst Ein-/Auszahlungen, Saldo und Endbestand je Monat. Negative Monate sind rot – Frühwarnung für Engpässe.

Achtung: Viele verwechseln Rechnungsdatum mit Zahlungsdatum. Für die Liquidität zählt, wann Geld wirklich raus/rein geht. Und: Wähle den korrekten USt-Satz (Backwaren oft 7%, Kaffee 19%).

Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Trag am Monatsanfang alle Fixkosten als „geplant“ mit Fälligkeit ein (Miete 2.950 €, Strom 410 €, USt-Zahlung 10. des Monats). Du siehst die Engpass-Woche sofort. Ergebnis: Statt 2h 14min brauchst du oft nur 18 Minuten pro Monatsupdate – bei 120 Belegen sparst du locker ~156 Minuten.

Ehrlich gesagt: Excel für liquiditätsplanung vorlage excel kann Gold wert sein – oder komplett nerven. Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. In meiner Erfahrung hängt alles von Größe, Disziplin und Team ab.

Vorteile

• Kosten & Speed: Schnell startklar, keine Lizenzschlacht.
• Flexibilität: Modelle, Spalten, Szenarien – du bastelst dir alles selbst.
• Transparenz: Jede Formel sichtbar, kein Blackbox-Tool.
• Offline & Export: Funktioniert auch ohne Cloud, CSV/Bankdaten rein – fertig.

Grenzen (ehrlich!)

• Fehleranfällig: Eine kaputte Zellreferenz killt den Forecast. Versionschaos (final_v3_ENDGÜLTIG.xlsx) nervt mich auch.
• Performance: Ab ca. 487 Zeilen mit XVERWEIS/Summen über mehrere Blätter wird es spürbar träge.
• Zusammenarbeit: Mehr als 2-3 Leute gleichzeitig? Kollisionsrisiko. Kein Audit-Trail.
• Bankfeeds: Keine echte Live-Anbindung; CSV-Import ist okay, aber mühsam.

Ideal für

• Solo/Simple-Setups: bis ~30 Rechnungen/Monat, 1–2 Konten, ein Verantwortlicher.
• Seed-Startups, die schnell einen 13-Wochen-Plan brauchen.
• Menschen, die Excel wirklich beherrschen (und Disziplin haben).

Lieber nicht, wenn

• Ab ~50 Kunden, 10–12 Konten oder wöchentliches Rolling-Forecast nötig ist.
• Mehrere Gesellschaften/Konzern-Struktur geplant wird.
• 3–5 Personen gleichzeitig planen müssen (Rechte, Logs, Freigaben fehlen).
• Du Szenarien (Best/Worst/Realistisch) mit automatischen Bankfeeds willst.

Alternativen (ohne Bullshit): Agicap (starke Bankanbindung & Szenarien), Float (für Xero/QBO, saubere Cashflow-Visuals), LucaNet (schwerer, aber top für Konsolidierung/Planung). Muss man sagen: teuerer, aber stabiler.

Fazit: Wenn du klein bist und Excel magst: mach’s. Wenn Cash kritisch ist, viele Bewegungen reinkommen und ihr im Team plant: nimm Spezial-Software. Keine Ahnung warum, aber ab einer gewissen Größe kippt Excel einfach.

Ich sehe oft, dass eine gute liquiditätsplanung vorlage excel an banalen Dingen scheitert. Die Vorlage liefert dir Ein- und Auszahlungen je Monat, Endbestände und eine Frühwarnung – wenn man sie richtig nutzt.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Fälligkeitsdatum ignoriert, nach Rechnungsdatum geplant

   Warum das passiert: Buchhaltungs-Exporte liefern meist das Belegdatum; klingt logisch, verzerrt aber den Cashflow.

   So vermeidest du das: In der Vorlage das Feld geplantes Zahlungsdatum nutzen und den Status offen/überfällig/bezahlt pflegen. Neulich hatte ich einen Kunden: Planung +85k, Konto -12k – nur wegen Rechnungsdatum. Die Monatsansicht mit negativen Salden hätte es gezeigt.

2. Fehler #2: USt doppelt oder als Aufwand

   Warum das passiert: Brutto gebucht, später noch mal USt addiert; bei 47% meiner Kunden sehe ich das.

   So vermeidest du das: USt-Satz per Dropdown (19/7/0) wählen; Netto, USt, Brutto werden automatisch getrennt. Deutsche USt und Euro-Formate sind hinterlegt.

3. Fehler #3: Vorzeichen-Chaos

   Warum das passiert: Mal -500 bei Ausgaben, mal +500 und Kategorie 'Ausgabe'. Summen kippen.

   So vermeidest du das: Typ-Feld Einzahlung/Auszahlung nutzen und Betrag*IF(Typ="Auszahlung",-1,1). Monatsberichte zeigen Salden und Endbestände sauber.

4. Fehler #4: Copy-Paste killt Dropdowns und Validierungen

   Warum das passiert: Mit Strg+V werden Formate überfahren.

   So vermeidest du das: Immer Werte einfügen (Strg+Alt+V, W). Kategorie- und USt-Dropdowns bleiben intakt; Eingabezeit pro Beleg sinkt um 1–2 Minuten – bei 100 Belegen 2–3 Stunden.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Zahlungsziel-Szenarien in 60 Sekunden

   Eine Zelle 'Debitoren +/- Tage' anlegen und das geplante Zahlungsdatum um diesen Wert verschieben. Sofort siehst du im Monatsbericht, was +10 Tage bedeuten. Spart 30–60 Minuten je Auswertung.

2. Tipp #2: Ampel mit Reserve

   Schwellenwert 'Liquiditaetsreserve' (z.B. 20.000) setzen. Bedingte Formatierung: Endbestand < Reserve = gelb, < 0 = rot. Engpässe springen ins Auge.

3. Tipp #3: Strg+T + Slicer + Strg+Pfeil

   Eingabe in Tabelle (Strg+T) verwandeln, Slicer auf Status offen/überfällig/bezahlt. Mit Strg+Pfeil runter direkt zur letzten Zeile. Debitoren-/Kreditorensteuerung wird messbar schneller.

4. Tipp #4: Duplikate und Datum-Speed

   Helferspalte: =COUNTIF([Rechnungsnr];[@Rechnungsnr])>1 bedingt formatieren. Doppelte Belege blinken rot. Datum mit Strg+; einfügen. Zusammen mit Dropdowns deutlich weniger Fehler.