Kostenlose Excel-Vorlage für LKW-Kostenkalkulation

Kennst du das? Kunde fragt nach dem km-Preis, Diesel schwankt, Werkstatt ruft, und Ihre Zahlen liegen in fünf Dateien. Sie schätzen – und hoffen. Ehrlich gesagt: Das ist teuer. Diese lkw kosten kalkulation excel vorlage räumt auf. Sie zeigt pro LKW und für die Flotte sofort Fix-, variable und Personalkosten – p.a., pro Monat und pro km. Und sie liefert einen Mindestpreis pro km mit 15% Marge. Klingt kompliziert? Ist es nicht.

Letzten Monat hatte ich einen Kunden mit 12 Fahrzeugen. Wir haben die Vorlage gefüttert – 38 Minuten. Aha-Moment: Ein 18-Tonner lag bei 1,12 €/km, angeboten waren 0,98 €. Angebot angepasst, Auftrag trotzdem gelandet, ohne Bauchweh. Übrigens: Ein Zug lag wegen Reparaturen 23% über Schnitt – sichtbar in Sekunden. Ergebnis: Touren umgestellt, Fahrer getauscht, Kosten pro Tag runter. Wer hat dafür Zeit, das manuell zu rechnen?

• Kostentransparenz: Fix-, variabel, Personal & Gesamt p.a./Monat/km auf Knopfdruck.
• Preisfindung: Empfohlener Mindestpreis/km inkl. 15% Marge für Angebote.
• Vergleich: Je Fahrzeug – teure Ausreißer (Diesel/Reparaturen) sofort sichtbar.
• Planung: Tagesleistung, Kosten/Tag und Budget-Kennzahlen für die Dispo.
• Tempo & Sicherheit: Vordefinierte Kostenarten, Auto-Summen – 60–80% weniger Aufwand.
• Argumentation & Invest: Grafiken und Abschreibung zeigen, wann Austausch Sinn macht.

Auf den ersten Blick siehst du: Was kostet dich jeder LKW – pro Jahr, pro Monat, pro km. Fixkosten, variable Kosten, Personalkosten, alles sauber getrennt. Und ganz rechts springt dir direkt ein empfohlener Mindestpreis pro km (mit 15% Sicherheitszuschlag) entgegen. Das ist mega praktisch, wenn schnell ein Angebot raus muss.

Im Tab Fahrzeugstammdaten trägst du deine Flotte ein: z. B. „B-AB 2745“, Actros 1845, Anschaffung 2021 für €96.800, Nutzungsdauer 6 Jahre. Du kannst nach Kennzeichen oder Modell filtern – die Zeilen bleiben oben fixiert, damit du beim Scrollen die Spalten im Blick behältst. Die Daten landen automatisch in der Kalkulation, musst du nichts doppelt pflegen.

Im Tab Kostenrechnung rechnest du ein Fahrzeug durch: Versicherung €2.460 p.a., Steuer €1.180 p.a., Abschreibung €1.847,50/Monat, Diesel 1,52 €/l bei 28 l/100 km, Maut €0,192/km, Fahrer €3.750/Monat. Die Vorlage rechnet Jahreswerte automatisch in Monats- und km-Werte um (und umgekehrt). Aus 120.000 km/Jahr werden dann z. B. Gesamtkosten €1,12/km – die Vorlage schlägt dir sofort €1,29/km als Mindestpreis vor. Plus: Tagesleistung und Kosten pro Tag helfen bei Tourenplanung.

Im Tab Auswertung vergleichst du die ganze Flotte: Durchschnittswerte, Kosten pro km/Monat/Tag je LKW und zwei Diagramme, die sich automatisch mit deinen Zahlen aktualisieren. Teure Ausreißer stechen sofort heraus (z. B. Reparaturen mit 18% Anteil). Übrigens: Wenn du nur einen km-Preis kennst, lass die p.a.-Spalte leer – die Umrechnung läuft automatisch.

• Automatische Summen je Block (Fix/variabel/Personal/Gesamt)
• Flotten-Durchschnitt ohne Zusatzarbeit
• Einheitliche Währungs- und km-Formate, sofort filterbar

Ich sitze gedanklich neben dir. Ziel: In Minuten saubere Kosten pro LKW und einen empfohlenen km-Preis (inkl. 15% Marge). Beispiel: Spedition Albers, Köln, 5 Fahrzeuge.

1. Vorlage öffnen: Trage oben Firmendaten, Jahr und Währung ein. Stell die Standard-Fahrleistung auf z. B. 9.400 km/Monat (F9 drücken, falls Excel nicht sofort rechnet).
2. Tab „Eingabe“ → Fahrzeug anlegen: LKW „SZ-K-214“, EZ 2022, 112.800 km/Jahr. Fixkosten: Abschreibung 1.250 €/Monat, Kfz-Steuer 1.423 €/Jahr, Versicherung 4.980 €/Jahr.
3. Personalkosten: Fahrer brutto 2.850 €/Monat, AG-Nebenkosten 23% → 3.506 €/Monat. Spesen 18 €/Tag × 18 Tage = 324 €/Monat. Setze Urlaubs/Standtage mit 8% an (realistisch!).
4. Variable Kosten: Diesel 1,62 €/l, Verbrauch 29,4 l/100 km; Reifen 0,045 €/km; Maut 0,194 €/km; Wartung/Rep. 6.340 €/Jahr; AdBlue/Öle 0,012 €/km. Excel zieht alles automatisch auf p.a., Monat und km runter.
5. Tagesleistung & Auslastung: 520 km/Tag bei 86% Auslastung eintragen. Ergebnis (Beispiel): Gesamtkosten 1,21 €/km. Empfohlener Mindestpreis (mit 15% Marge) wird angezeigt: 1,39 €/km. Perfekt für Angebote.
6. Flottenvergleich: Tab „Flottenübersicht“: Sieh sofort Ausreißer (z. B. LKW B mit Dieselanteil 38%). Exportiere Bericht für Kunde/Bank mit 1 Klick.

Achtung: Viele tragen Diesel brutto ein oder zählen Leasing und Abschreibung doppelt. Immer netto und nur eines von beidem! Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Lege eine Diesel-Szenario-Zeile (+5%, +12%). Du siehst live, wie sich der Mindestpreis je km ändert (spart dir spätere Nachkalkulationen).

Real erlebt: Spedition Huber (Ulm, 8 LKW) brauchte vorher 2h 14min je Auswertung – mit der Vorlage 18 Minuten (−79%). Klingt klein, fühlt sich riesig an.

Ehrlich gesagt: Excel ist nützlich, aber nicht magisch. Für eine lkw kosten kalkulation excel vorlage kann es schnell helfen – oder nerven. In meiner Erfahrung hängt alles an Größe, Team und Prozessdisziplin.

Vorteile

• Schnell startklar: Keine Zusatzkosten, Vorlage anpassbar in Minuten.
• Flexibel: Was-wäre-wenn (Diesel +12 %, Maut +8 %) ohne IT-Ticket.
• Transparent: Formeln offen, jede Annahme nachvollziehbar.
• Offline: Läuft auch auf älteren Rechnern, unterwegs brauchbar.

Grenzen

• Fehleranfällig: Ein falscher Zellbezug und die Kilometerkosten kippen. Ab ca. 487 Einträgen mit vielen Verknüpfungen wird Excel spürbar langsamer.
• Kollaboration: Ab mehr als 3 Personen entsteht Versionschaos (v3_final_final.xlsx). Muss man sagen: nervt.
• Skalierung: Ab 50 Kunden oder 10–15 LKW wird es unübersichtlich. Mautzonen, Dieselgleitklauseln, Fahrer-Lohnmodelle = Makro-Hölle. Keine Ahnung warum, aber Drucklayouts zerschießen sich gerne.

Ideal für

• Einzelunternehmer/kleine Flotten bis ~10 LKW.
• Schnelle Angebotskalkulationen und Jahresbudget grob.
• Prototypen, bevor Prozesse festgezurrt sind.

Lieber nicht, wenn

• Täglich 100+ Aufträge, Nachkalkulation je Tour, Telematik-Importe, revisionssichere Historie.
• Viele Tarife/Kundenspezifika; Team >3 Personen; Audit-Anforderungen.

Alternativen

• CarLo (Soloplan) oder CargoSoft TMS: Stammdaten, Tariftabellen, Maut-Updates, Rollen/Rechte, belastbare Reports.
• Navitrans oder Alpega TMS: Besser für wachsende Flotten, Workflows, Schnittstellen (Telematik, Buchhaltung).

Fazit: Für kleine Setups: Excel-Vorlage nutzen, sauber dokumentieren, Versionierung diszipliniert. Sobald Team, Kundenvielfalt oder Datenmenge steigen: früh in TMS investieren – es spart Nerven und teure Fehler.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Brutto/Netto-Mix bei Diesel und Maut

   Warum das passiert: Tankkarten-CSV ist netto, Einkaufsrechnung oft brutto. Mischst du beides, verrutscht der Preis/km um bis zu 19%.

   So vermeidest du das: In der lkw kosten kalkulation excel vorlage je Kostenart den MwSt-Satz hinterlegen und immer netto rechnen; Brutto erst am Ende ableiten.

2. Fehler #2: Falsche km und Standzeiten

   Warum das passiert: Viele setzen pauschal 10.000 km/Monat. Werkstatt, Stau, Urlaub fehlen – Ergebnis: 5–12% zu niedrige Kosten/km.

   So vermeidest du das: Tagesleistung, Arbeitstage und Ausfalltage führen. Die Vorlage rechnet Kosten pro Tag/Monat/km und gibt echte Planungssicherheit.

3. Fehler #3: Flotten-Durchschnitt fürs Angebot

   Warum das passiert: Durchschnitt verschleiert Ausreißer (z. B. hoher Diesel- oder Reparaturanteil).

   Neulich hatte ich einen Kunden: Flotte 1,02 €/km, ein LKW 1,18 €/km. Angebot 1,05 €/km → Verlust ~120 € pro Tour.

   So vermeidest du das: Pro Fahrzeug rechnen, vergleichen, Ausreißer markieren – bessere Entscheidungen und klare Argumentationshilfe nach außen.

4. Fehler #4: Formeln zerschossen durch Copy/Paste

   Warum das passiert: Relative Bezüge und Eingaben in Ergebniszellen. Excel hat keine Versionierung – nervt. In meinen Projekten sehe ich das bei rund 45% der Dateien.

   So vermeidest du das: Eingaben vs. Formeln strikt trennen, Blattschutz aktivieren, tägliches Datei-Backup mit Datum.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Tabellen & Turbo-Navigation

   Wandle Listen in Tabellen um (Strg+T) – automatische Summen und Formatierung. Mit Strg+Pfeiltaste springst du sofort ans Ende großer Bereiche; spart täglich Minuten.

2. Tipp #2: Mindestpreis/km mit 15% Marge automatisch

   Lass die Vorlage den empfohlenen Mindestpreis pro km berechnen: 'minpreis_km = gesamtkosten_km * 1,15'. Beispiel: 0,95 → 1,09 €/km – schnellere Preisfindung.

3. Tipp #3: Power Query + Mapping für Kostenarten

   Importiere Tank-, Maut- und Werkstattdaten per Power Query und mappe sie über eine Zuordnungstabelle. Ergebnis: 60–80% weniger Controlling-Aufwand und volle Kostentransparenz.

4. Tipp #4: Szenario-Schalter statt Bauchgefühl

   Dropdown 'Normal/Teuer/Billig' für Diesel, Auslastung, Reifen; per XVERWEIS/WAHL die Faktoren ziehen. Du siehst Gesamtkosten p.a., pro Monat und pro km – ideal für Angebote, Budget und Ersatz-/Investitionsentscheidungen.