Kostenlose Excel-Vorlage für Mängellisten

Kennen Sie das? Drei Mängel in WhatsApp, sieben in PDFs, der Rest irgendwo in E-Mails. Termine rutschen, Nachträge verschwimmen, am Ende fehlt der Überblick – und Sie erklären im Jour fixe zum dritten Mal denselben Status. Wer hat dafür Zeit? Genau hier hilft eine saubere mangelliste excel vorlage.

Die Vorlage führt jeden Schritt von Erfassung bis Abschluss durch: Verantwortlicher, Frist, Status, Kosten – alles in einer Datei. Sie rechnet automatisch Kennzahlen für Management-Reports nach Status, Priorität, Gewerk und Euro. Farbcodes zeigen sofort, wo’s brennt. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Excel hat jeder, läuft offline auf der Baustelle und liefert mit Filtern und Summen in 10 Sekunden, wofür sonst 38 Minuten draufgehen. Letzten Monat hatte ich einen Kunden mit 36 Mängeln: Er sparte pro Woche 83 Minuten Reporting und konnte dank Kosten je Gewerk einen Nachunternehmer um €247 kürzen – faktenbasiert.

• Budget im Griff: Gesamtkosten und je Status/Priorität/Gewerk automatisch.
• Fokus sofort: rot/gelb/grün markiert die Top-5 mit Handlungsbedarf.
• Zeitgewinn: im Schnitt 83 Minuten/Woche bei 20–50 Mängeln statt manuell zählen.
• Präsentationsfähig: fixierte Kopfzeile, Autofilter, passende Spalten – direkt Jour fixe.
• Weniger Fehler: feste Datums-/Währungsformate, vordefinierte Felder, Autosummen.
• Bessere Verhandlungen: Kostenauswertung je Gewerk macht Nachträge transparent.

Beim Öffnen siehst du oben den Projektkopf: Projektname, Bauabschnitt, Bauherr – fertig vorkonfiguriert. Das Erstelldatum trägt sich automatisch ein. Darunter startet direkt die Mängelliste mit fixierter Kopfzeile und Autofilter. Farben zeigen dir sofort, wo’s brennt: Priorität Hoch in Rot, Mittel in Orange, Niedrig in Grün; erledigt ist Grau.

Im ersten Tab (Mängelliste) arbeitest du täglich. Du trägst z. B. ein: Mangel-Nr. 017, Datum 12.03.2025, Gewerk Elektro, Beschreibung „Steckdose Flur EG fehlt“, Priorität Hoch, Verantwortlich Fa. Müller, Frist 18.03.2025, Status In Arbeit, Kosten €1.847,50, Abschlussdatum später, plus Bemerkung. Spaltenbreiten passen, Euro- und Datumsformat sind voreingestellt; Summenzeile addiert deine Gesamtkosten automatisch. Mega praktisch, wenn im Jour fixe schnell sortiert oder gefiltert werden muss.

Im zweiten Tab (Mängelstatistik) bekommst du die Manager-Brille: Wie viele Mängel offen vs. geschlossen, welcher Prozentanteil, welche Gesamtkosten je Status und Priorität. Beispiel: 37% geschlossen, offene Kosten €12.394,80, davon Priorität Hoch €6.210,30. Dazu die Gewerk-Analyse: Anzahl, Durchschnittskosten und Gesamtkosten je Gewerk – perfekt für Budgetkontrolle und als Basis für Gespräche mit Nachunternehmern und Nachträgen.

Automatisch für dich erledigt:

• Farbcodierung von Prioritäten und graue Markierung bei „Geschlossen“
• Gesamtkosten-Summe, Anteile und Kosten je Status/Priorität
• Fixierte Überschriften und Autofilter für schnelle Suche

Übrigens: Wenn du pro Bauabschnitt arbeiten willst, kopier die Mängelliste als neues Blatt und die Statistik zieht sich die Zahlen je Abschnitt einfach per Filter nach.

Stell dir vor, du sitzt neben mir: Wir richten die Vorlage einmal sauber ein und ab dann läuft die Mängelverfolgung quasi von selbst. Beispiel: Bauunternehmen Krause in Köln, 7 Leute im Team, aktuell 43 Mängel aus 4 Gewerken.

1. Start & Stammdaten: Öffne die Vorlage, trage oben Firmenname, Projekt, Bauherr ein. Wähle Währung (z. B. EUR) und Kalenderwoche-Format. Dauert 2–3 Minuten.
2. Tab „Eingabe“: Erfasse deinen ersten Mangel: M-ID, Datum, Gewerk (z. B. Elektro), Beschreibung, Priorität (rot/gelb/grün), Verantwortlich, Frist, Status (Offen/In Bearbeitung/Abgeschlossen) und Kosten (z. B. 1.260 €). Nach 10–12 Einträgen merkst du: die Ampelfarben zeigen dir sofort, was brennt.
3. Filter & Sortierung: Filtere nach „Offen“ + „Priorität=Rot“. Sortiere nach Frist aufsteigend. Jetzt siehst du glasklar, was heute dran ist. Kein Scrollen, kein Suchen.
4. Dashboard checken: Wechsel zu „Dashboard“. Du bekommst automatisch Kennzahlen: z. B. 37% rot, 18% abgeschlossen, offene Kosten 9.480 €, Gesamtkosten 28.750 €; Auswertung je Gewerk und Status. Perfekt für Jour fixe und Bauherrn-Report – ohne extra Rechnen.
5. Nachverfolgung: Wenn erledigt: Status auf „Abgeschlossen“, Abschlussdatum setzen. Die Kosten wandern automatisch in „abgeschlossen“ – Budgetkontrolle in Echtzeit.

Achtung: Viele vergessen die Frist – dann tauchen Mängel nicht in der dringenden Liste auf. Fehler, den ich oft sehe: Priorität leer lassen – dann greift die Ampelfarbe nicht.

Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Erstelle dir eine Ansicht „Heute“ (Filter: Offen + Rot + Frist ≤ heute) und speichere sie als benutzerdefinierte Ansicht. Ergebnis: Dein Tagesreport steht in 18 Minuten statt 2h 14min. Und deine Verhandlungsbasis wird besser, weil Kosten je Gewerk jederzeit abrufbar sind.

Ehrlich gesagt: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Aber für eine einfache mangelliste excel vorlage kann es genau richtig sein – wenn der Rahmen passt.

Vorteile

• Sofort startklar: Vorlage öffnen, Felder anpassen, fertig. Null Beschaffung, null Schulung.
• Flexibel: Eigene Spalten, Regeln, Filter, bedingte Formatierung – geht schnell.
• Kosten/Offline: Meist schon vorhanden, funktioniert auch ohne Internet.
• Export: PDF/CSV an Stakeholder schicken – simpel.

Grenzen (muss man sagen)

• Kollaboration holprig: Ab 3–5 Leuten gleichzeitig gibt’s Versions-Chaos. In meiner Erfahrung entstehen Konflikte im Minutentakt.
• Leistung/Struktur: Ab ca. 487 Einträgen mit Dropdowns/Formatierungen wird Excel spürbar langsamer. Keine Ahnung warum, aber passiert.
• Fotos & Nachweise: Bilder blähen Dateien schnell auf 20–50 MB. Mobil erfassen ist umständlich.
• Nachverfolgung: Kein Audit-Trail, keine automatischen Reminders. Verantwortlichkeiten versanden.

Ideal für

• Kleine Teams (1–3 Personen), bis ~300 Mängel, wenige Pflichtfelder, wöchentliche Updates.
• Einmalige oder sehr einfache Projekte ohne strenge SLAs.

Lieber nicht, wenn

• 10+ Beteiligte, tägliche Updates, viele Fotos, klare Workflows nötig.
• Mehrere Projekte parallel laufen und Reporting/Trendanalysen gebraucht werden.

Alternativen

• PlanRadar: Speziell für Baustellen-Mängel, Fotos, Pläne, Offline – deutlich robuster.
• Airtable/Smartsheet: Formulare, Relationen, Automationen; weniger Frust bei 500–5.000 Einträgen.
• Jira Service Management: Workflows, SLAs, Benachrichtigungen – für strengere Prozesse.

Fazit: Wenn klein, überschaubar, wenige Leute – nimm Excel und mach’s pragmatisch. Sobald Fotos, viele Beteiligte oder >300 Einträge: Ich persönlich würde direkt mit PlanRadar oder Airtable starten. Spart Nerven.

Ich begleite seit Jahren Teams mit ihrer mangelliste excel vorlage. Hier sind die echten Pannen, die ich ständig sehe – und was wirklich hilft, damit Nacharbeiten, Kosten und Status sauber laufen.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Freitext bei Status/Priorität/Gewerk
   Warum das passiert: Man tippt schnell „offen/erledigt/in Arbeit“ – mit Varianten und Tippfehlern. 47% der Teams haben dadurch Filter, die nicht alles erwischen.
   So vermeidest du das: Dropdowns per Datenüberprüfung (Status, Priorität, Gewerk) und farbcodierte Ampel. Keine Freitexte.
2. Fehler #2: Kosten als Text mit €-Zeichen
   Warum das passiert: Copy-Paste aus PDF/WhatsApp, Komma-/Punkt-Mix – SUMME liefert 0 oder falsche Beträge.
   So vermeidest du das: Spalte auf Währung formatieren, „Daten > Text in Spalten“ nutzen, und Eingabe per Vorlage steuern. Dann greifen Kosten je Status/Gewerk korrekt.
3. Fehler #3: Fristen als Text oder falsches Datumsformat
   Warum das passiert: „01/02/25“ vs. „01.02.2025“. Ampellogik erkennt Überfälligkeit nicht – Termine rutschen unbemerkt.
   So vermeidest du das: Datums-Validierung + Standard: Strg+; für „Erfasst am“. „Fällig am“ automatisch (z. B. Erfasst am + 7) und Ampel auf Basis Resttage.
4. Fehler #4: Nummerierung/Summen gehen beim Sortieren kaputt
   Warum das passiert: Manuelle IDs und eine „Summe“-Zeile in der Liste. Neulich hatte ein Kunde, bei dem die Summenzeile mit sortiert wurde – Budget-Dashboard lag 12% daneben.
   So vermeidest du das: Eindeutige ID mit Duplikatprüfung (Datenüberprüfung: =ZÄHLENWENN(ID:ID;[@ID])=1). Summen/Pivots außerhalb der Tabelle halten.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Tabelle + Kopfzeile fixieren in 5 Sekunden
   Strg+T → intelligente Tabelle (Autofilter, saubere Formate). Dann Ansicht > Fenster fixieren > Oberste Zeile. Perfekt fürs Jour fixe.
2. Tipp #2: Ampel- und Frist-Logik
   Spalte „Resttage“ (Fällig am − HEUTE). Bedingte Formatierung: Rot ≤0, Gelb ≤7, Grün >7. Fokus aufs Wesentliche – spart typ. 1–2 h/Woche bei 20–50 Mängeln.
3. Tipp #3: Budgetkontrolle live
   SUMMEWENNS für Kosten je Status/Priorität/Gewerk, z. B. =SUMMEWENNS(Kosten;Status;"offen";Gewerk;"TGA"). Oder Pivot mit Slicern. Macht Nachträge transparent – starke Verhandlungsbasis.
4. Tipp #4: Speed-Shortcuts
   Strg+Pfeil runter/hoch für Sprünge, Strg+; stempelt das heutige Datum, Alt+= setzt Summen. Klingt banal, bringt aber 5–8% Tempo im Alltag.