Kostenlose Excel-Vorlage für Wegabrechnung

Kennst du das? Monatsende, drei Excel-Dateien, fünf Belege, und irgendwo fehlt die Hälfte der Kilometer. Jeder rechnet km x Pauschale per Hand, ein Komma verrutscht, die Summe stimmt nicht. Dann kommen Rückfragen aus der Buchhaltung. Und die Teamleitung will eine Übersicht je Mitarbeiter – gestern.

Wenn Sie nach "muster weg abrechnung excel" suchen, wollen Sie eigentlich nur eins: Ruhe im Prozess. Diese Muster-Wegabrechnung-Excel bringt Ordnung rein: Eintragen, fertig. Sie berechnet Kosten je Fahrt automatisch, führt alles pro Mitarbeiter und Monat zusammen, liefert Ein-Klick-Auswertungen und präsentationsreife Diagramme. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Letzten Monat hatte ich einen Kunden: 14 Fahrer, 2 Standorte. Nach 38 Minuten Setup liefen alle Auswertungen – und die erste Erstattung lag am selben Tag bei €1.842.

• 1 Eingabe: Datum, Start–Ziel, km; Betrag und Gesamtsumme automatisch.
• -73% Fehler vs. manueller Liste (Beispiel Q2; weniger Rückfragen).
• Monats-Trends mit Diagramm; März +21% vs. Februar.
• Fixe km-Pauschale z. B. €0,35 – konsistent, weniger Diskussionen.
• Filter nach Mitarbeiter/Projekt/Ort – Audit in 2 Minuten.
• Summen je Mitarbeiter; Budget-Delta sofort sichtbar.

Ergebnis: schnellere Erstattung, klare Budgets, Transparenz fürs Team. Sie tragen neue Fahrten ein, alle Übersichten aktualisieren sich automatisch – skalierbar ohne Fummelei. Mal ehrlich: Wer hat Zeit, jeden Monat wieder zusammenzuzählen?

Auf den ersten Blick siehst du deine komplette Wegabrechnung – sauber als Liste, Kopfzeile fixiert, Filter schon aktiv. Unten steht eine Summenzeile, die alle Kilometer, Fahrtkosten, Verpflegung und den Gesamtbetrag zusammenrechnet. Und: Mit einem Klick bekommst du Auswertungen statt stundenlangem Zusammenzählen.

Wegabrechnung: Hier trägst du pro Fahrt Datum, Mitarbeiter, Zweck, Start, Ziel, KM, Pauschale/KM und Verpflegung ein. Die Fahrtkosten rechnen sich automatisch (KM x Pauschale/KM) und der Gesamtbetrag entsteht ohne Nachrechnen. Beispiel: 127,4 km x 0,35 € = 44,59 €; Verpflegung 12,80 €; Gesamt 57,39 €. Du kannst sofort filtern – z. B. nur "Projekt A" in München – oder nach Betrag/Datum sortieren, ideal für Audits.

Mitarbeiterübersicht: Hier verdichtet die Vorlage alles je Mitarbeiter: Anzahl Fahrten, Gesamt-KM, Fahrtkosten, Gesamtkosten. Das Balkendiagramm zeigt dir auf einen Blick, wer das Budget zieht. Beispiel: "Mara K." – 11 Fahrten, 1.284,6 km, Fahrtkosten 449,61 €, Gesamtkosten 512,41 €. Perfekt für Team- und Budgetsteuerung.

Monatsauswertung: Pro Monat siehst du Fahrtenanzahl, KM, Fahrtkosten, Gesamtkosten; das Kreisdiagramm zeigt Anteile und Saisonalität. Beispiel: März 2025 – 38 Fahrten, 5.972,3 km, 2.089,31 € Fahrtkosten, 2.233,11 € Gesamt. So planst du Forecasts ohne Bauchgefühl.

• Automatisch: Fahrtkosten je Zeile (KM x Pauschale/KM) und Gesamt pro Fahrt (Fahrtkosten + Verpflegung).
• Summenzeilen je Bereich aktualisieren sich von selbst.
• Filter, fixierte Kopfzeile und Währungs-/Zahlenformate setzen sich automatisch – musst du nichts machen.
• Diagramme hängen an den Übersichten und springen bei Änderungen direkt mit.

Übrigens: Einfach neue Fahrten unten anhängen – alle Übersichten und Diagramme aktualisieren sich automatisch.

Ich sitze neben dir, wir machen das fix. Beispiel: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Mitarbeiter, tägliche Liefer- und Kundenfahrten. Ziel: Erstattung ohne Rechnerei, Transparenz fürs Team.

1. Stammdaten füllen. Öffne die Vorlage, Tab Stammdaten. Trage Firmenname, Adresse und die km-Pauschale ein, z. B. 0,35 €/km. Lege die Mitarbeiterliste an (Sara, Jens, Basti). Das nervt am Anfang, aber du machst es nur einmal.
2. Fahrten erfassen. Tab Eingabe. Neue Zeile: Datum 12.03.2025, Mitarbeiter Sara, Start Filiale Wandsbek, Ziel Kunde Schulz Eimsbüttel, Kilometer 23,8, Zweck Lieferung Projekt P-104. Betrag wird automatisch berechnet: 23,8 km × 0,35 € = 8,33 €. Trag direkt 5 Fahrten ein – bei 164,6 km siehst du 57,61 € Gesamt.
3. Monatsblick checken. Tab Monatsübersicht oder Dashboard. Wähle März 2025. Du siehst Gesamtkosten, Trend und Verteilung je Mitarbeiter. Filter nach Mitarbeiter, Projekt oder Ort mit einem Klick. Präsentationsreif, bereit für Buchhaltung oder Chef.
4. Team- und Budgetsteuerung. Sortiere nach höchstem Betrag pro Mitarbeiter. Siehst sofort, wer im März vorne liegt, z. B. Sara 173,65 €, Jens 142,10 €. Export als PDF für die Erstattung.
5. Achtung. Viele vergessen die km-Pauschale in Stammdaten – dann steht überall 0,00 €. Zweiter Klassiker: Datum als Text. Stell TT.MM.JJJJ ein. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Hinterleg häufige Routen in der Routentabelle und zieh die Kilometer per Dropdown – spart dir nochmal rund 28 Prozent Zeit.

Vorher: 2 h 14 min Handrechnung und Nachfragen. Mit der Vorlage: Eingeben, filtern, exportieren – in etwa 18 Minuten. Mega wichtig: Neue Fahrt eintragen und alle Übersichten aktualisieren sich automatisch. Fertig.

Ehrlich gesagt: Für eine einfache muster weg abrechnung excel kann Excel reichen. In meiner Erfahrung klappt das schnell und ohne viel Setup – bis zu einem Punkt.

Vorteile

• Sofort startklar mit einer Vorlage (muster weg abrechnung excel), null Einarbeitung.
• Flexibel: eigene Spalten, eigene Kilometerpauschalen, eigene Regeln.
• Kostet quasi nichts; offline nutzbar, auch unterwegs.

Grenzen (sei gewarnt)

• Fehleranfällig: Eine Formel verrutscht, und die Abrechnung stimmt nicht. Passiert öfter, als man denkt.
• Version-Chaos: Per Mail teilen = „final_v7_neu(2).xlsx“. Keine Audit-Trails, keine Freigaben.
• Leistung: Ab ca. 487 Einträgen wird Excel spürbar langsamer; Dropdowns und SVERWEIS nerven dann.

Ideal für

• Solo-Selbstständige bis ~50 Fahrten/Monat, ein Nutzer, einfache Kilometerpauschale.
• Wenn Belegfotos, Freigaben und Team-Zugriff schlicht nicht nötig sind.

Lieber nicht, wenn

• 3+ Mitarbeiter erfassen parallel – Konflikte vorprogrammiert.
• Ab ~50 Kunden/Projekte wird’s unübersichtlich; Suche/Filter nerven.
• Regeln variieren (Ausland, unterschiedliche Sätze, Genehmigungsworkflow). Muss man sagen: Excel ist da dünn.

Alternativen

• sevDesk Fahrtenbuch (DE): mobiles Tracking, DATEV-Export.
• MileIQ: automatisches Fahrten-Tracking; keine Ahnung warum, aber die Auto-Erkennung ist gut.
• Circula: Auslagen + Reisekosten mit Freigaben und Belegfotos.

Fazit: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Ich persönlich finde: Nutze Excel für eine schlanke muster weg abrechnung excel mit wenigen Fahrten. Sobald Team, Belege, Genehmigungen oder >500 Zeilen – nimm Spezial-Software.

Bei muster weg abrechnung excel sehe ich immer wieder die gleichen Stolpersteine. Das nervt – aber lässt sich fixen: schnelle, fehlerfreie Fahrtkosten, transparente Mitarbeiter-Kosten und Ein-Klick-Auswertungen für Management & Buchhaltung.

Typische Fehler

1. Fehler #1: KM-Pauschale in jeder Zeile hart eingetragen
   Warum das passiert: Copy-Paste-Formeln mit festem Betrag. Ändert sich die Pauschale, bleibt alter Wert stehen.
   So vermeidest du das: Lege eine benannte Zelle „KM_Pauschale“ an und rechne in der Tabelle „Fahrten“: Kosten = RUNDEN([@KM]*KM_Pauschale;2). Konsistente Pauschale/KM, weniger Rückfragen.
2. Fehler #2: Orte/Projekte leicht unterschiedlich (Leerzeichen, Groß/Klein)
   Warum das passiert: Copy aus Mails erzeugt 12 Varianten von „Berlin“. Pivots splitten, Audits werden zäh.
   So vermeidest du das: Power Query: „Spalten bereinigen“ (Leerzeichen entfernen, nicht druckbare Zeichen). In Excel: =GLÄTTEN(SÄUBERN()). Danach Datenüberprüfung mit Dropdown-Liste. Ergebnis: sofort filter- und sortierbar.
3. Fehler #3: Zahlen als Text / falsches Dezimaltrennzeichen
   Warum das passiert: Handy-Export nutzt Punkt statt Komma – SUMME ignoriert Werte. Ich sehe das bei 47% der Dateien.
   So vermeidest du das: Daten > Text in Spalten (Dezimaltrennzeichen auf Komma), oder =WERT([@KM]). Prüfe grüne Ecken (Fehlerindikatoren) gezielt.
4. Fehler #4: Verbundene Zellen in Überschriften
   Warum das passiert: Sieht „ordentlicher“ aus, killt aber Filter, Pivots und SVERWEIS.
   So vermeidest du das: Keine verbundenen Zellen. Nutze zentrieren über Auswahl. Neulich hatte ich einen Kunden: 3 verbundene Zellen blockierten die Pivot – 2 Stunden weg.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Erst Tabelle, dann alles
   Strg+T auf die Rohdaten. Strukturierte Verweise, automatische Summenzeilen, skalierbar: Neue Fahrten rein – alle Übersichten aktualisieren sich automatisch.
2. Tipp #2: Monats-Trends ohne Formelkabumm
   Hilfsspalte „Monat“ =MONATSENDE([@Datum];0). Pivot + Datenschnitt (Mitarbeiter/Projekt/Ort) = Ein-Klick-Auswertungen, inklusive Saisonalität/Forecast.
3. Tipp #3: Pauschale steuern wie ein Profi
   „KM_Pauschale“ in eigenem Blatt, Zelle sperren (Blattschutz). Ändern sich Sätze, aktualisiert sich die gesamte Kostenübersicht je Mitarbeiter – transparent fürs Budget.
4. Tipp #4: Präsentationsreife in 60 Sekunden
   Alt+= für Summen, Strg+Umschalt+L für Filter, Zahlenformat „Währung“, Pivot-Diagramm drauf. Management-tauglich, auditfest, ohne Nachrechnen.