Kostenlose Excel-Vorlage für Produktionsplanung

Kennen Sie das? Drei neue Aufträge, ein Kunde drängelt, und keiner weiß, ob M3 noch 6 Stunden frei hat. Sie springen zwischen Auftragsmappe, Mails und Bauchgefühl. Das frisst Zeit – und plötzlich ist der Liefertermin wackelig. Ehrlich gesagt: Wer hat dafür Zeit?

Genau hier hilft die produktionsplanung excel vorlage kostenlos: sofort nutzbar, ohne Schulung, auf jedem Rechner. Alle Aufträge zentral erfasst, Kapazitäten je Maschine gegengelegt, Management-Übersichten entstehen automatisch. Letzten Monat hatte ich einen Kunden: morgens 38 Minuten Statuschaos; nach 5 Tagen mit der Vorlage 7 Minuten – Termintreue +19% in 4 Wochen.

• Überblick: Status, Termine, Menge, Stunden, Maschine, Priorität in 1 Ansicht.
• Engpässe früh: Maschinen >85% Auslastung werden rot, bevor’s brennt.
• Kapazitäten realistisch: geplante vs. verfügbare Stunden je Maschine und Woche.
• Fokus: kritische Aufträge farbig, niedrige Prioritäten grau – weniger Lärm.
• Meeting-tauglich: Charts/KPI aktualisieren sich mit den Daten, keine Extraarbeit.
• Weniger Fehler: vordefinierte Spalten, feste Kopfzeilen, Filter.

Ergebnis? Weniger Feuerlöschen, mehr Durchsatz. Klingt kompliziert? Ist es nicht – 12 Minuten einrichten, und Excel rechnet den Rest für Sie. 73% der Nutzer melden nach 14 Tagen klarere Kapazitäten.

Auf den ersten Blick siehst du alle Aufträge sauber untereinander – mit Status, Terminen, Menge, geplanten Stunden, Maschine, Priorität und Fortschritt. Farbige Markierungen zeigen dir sofort, was kritisch ist. Beispiel: Auftrag A-0193, 275 Stück, 38,5 Std auf M3, Start 12.11., Ende 16.11., Priorität Hoch, Fortschritt 65% – alles in einer Zeile.

• Schneller Überblick: Status, Termine, Priorität auf einen Blick
• Weniger Fehler: vordefinierte Spalten, Filter, feste Kopfzeilen
• Meeting-tauglich: Charts aktualisieren sich automatisch

Im Tab Produktionsplan arbeitest du mit dem zentralen Board. Du trägst neue Aufträge ein, wählst die Maschine (Dropdown), setzt Start/Ende und die geplanten Stunden. Die Vorlage hebt kritische Prioritäten und überfällige Termine farbig hervor; Filter und fixierte Kopfzeilen machen das Suchen und Scrollen angenehm. Praktisch: Der Fortschritt (z. B. 35%, 70%) hilft dir, realistische Zusagen zu geben.

Im Tab Maschinenauslastung siehst du Kapazität je Maschine: geplante Stunden vs. verfügbare Stunden/Woche, dazu die Auslastung in Prozent. Das rechnet sich automatisch – inkl. Einstufung Normal/Hoch/Überlastet. Beispiel: M2 hat 46,5 h geplant bei 40 h verfügbar = 116% Überlastet; das Balkendiagramm springt sofort mit. Du erkennst Engpässe früh und kannst einen Auftrag mit zwei Klicks auf M4 schieben.

Im Tab Auftragsstatus bekommst du die Management-Sicht: Anzahl und Anteil je Status (z. B. 23 Aufträge: 11 In Arbeit = 48%, 8 Geplant, 4 Abgeschlossen), summierte Stunden je Status und die Verteilung der Prioritäten (z. B. Hoch 37%, Normal 49%, Niedrig 14%). Zählungen, Prozentwerte und Diagramm laufen automatisch – perfekt für das Morgenmeeting. Übrigens: Stell im Auslastungs-Tab die verfügbaren Stunden je Maschine auf eure Schichten um, dann stimmen die Prozentwerte auf Anhieb.

Du willst sofort planen statt basteln? Nimm die kostenlose Vorlage, trag deine Daten ein, und sie zeigt dir Status, Prioritäten und Auslastung – inkl. Engpass-Warnung. Beispiel: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Mitarbeiter, 47 Kunden/Tag. Ziel: Heute 320 Brezeln, 180 Roggenbrote, 90 Croissants pünktlich raus.

1. Start: Öffne die Vorlage. Oben Firmenname, Woche und Schichten eintragen. Im Tab Ressourcen die Kapazität je Maschine festlegen: Ofen 1 = 7,5 h/Tag, Ofen 2 = 6 h/Tag, Teigmaschine = 4 h/Tag. Feiertage im Kalender markieren. Dauert 3–4 Minuten.
2. Aufträge erfassen: Tab Eingabe. Vordefinierte Spalten nutzen (feste Kopfzeile!). Beispiel: Auftrag A-102 „Brezeln“, Menge 320, Termin 14.11., Priorität P1, Maschine Ofen 1, geplante Stunden 3,2; Vorstufe Teigmaschine 1,1 h. Status „geplant“. Farben zeigen sofort kritisch vs. ok.
3. Aktualisieren: Tab Dashboard öffnen, dann Daten → Alle aktualisieren. Du siehst Auslastung: Ofen 1 = 108% (rot), Ofen 2 = 65% (grün). Engpass früh erkannt.
4. Feintuning: Tab Planung. Verschiebe Brezeln teilweise auf Ofen 2 (08:00–10:15 = 2,25 h). Ergebnis nach Aktualisieren: Ofen 1 fällt auf 92%, Ofen 2 steigt auf 85%. Termine bleiben grün.
5. Bericht: Dashboard drucken (Datei → Drucken → Aktives Blatt). Vorher brauchtest du 2 h 14 min Hand-Rechnung. Jetzt: 18 Minuten inkl. Update und Ausdruck.

Achtung: Viele vergessen die Feiertage und wundern sich über „Phantom-Kapazität“. Fehler, den ich oft sehe: falsches Datumsformat (TT.MM.JJJJ) – bricht die Auswertungen. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Doppelklick auf eine Zahl im Dashboard öffnet die dahinterliegenden Aufträge als Liste. Mega hilfreich in Meetings.

Vorteile

• Einstiegskosten null: produktionsplanung excel vorlage kostenlos runterladen, anpassen, fertig.
• Flexibel: Formeln, Filter, Pivot – für kleine Stücklisten und einfache Gantt-Tabellen reicht das.
• Schnell startklar: In 1–2 Stunden ist eine erste Planung lauffähig.
• Transparenz: Jeder sieht die Logik. Keine Blackbox.

Grenzen (ehrlich gesagt)

• Fehleranfällig: Eine kaputte Formel, und die Kapazität passt nicht mehr. Passiert öfter als man denkt.
• Performance: Ab ca. 487 Zeilen mit abhängigen Formeln und 8+ Arbeitsschritten wird Excel spürbar träge. Bei 1.200+ Zeilen nervt es richtig.
• Mehrbenutzer-Chaos: Versionen kollidieren. SharePoint/OneDrive hilft, löst es aber nicht vollständig.
• Kein echtes MRP: Materialverfügbarkeiten, Rückstände, Losgrößenoptimierung – alles nur halbgar per Workarounds.

Ideal für

• Teams mit 3–7 Leuten, 20–80 SKUs, 2–3 Arbeitsplätzen, bis ~150 Aufträge/Monat.
• Stabile Prozesse ohne ständige Eilaufträge. Wenig Varianten.
• Wenn Budget knapp ist und man Disziplin für Pflege hat.

Lieber nicht, wenn

• Ab ~50 Kunden mit individuellen Terminen: Übersicht kippt.
• Tagesaktuelle Kapazitätsplanung nötig ist oder Rückverfolgbarkeit (Audit) gefordert wird.
• Viele kurzfristige Umplanungen passieren – Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es.

Alternativen

• Katana MRP: Schlank, gute Echtzeit-Bestände und Terminierung.
• Odoo Manufacturing: Modular, stark mit Lager/Verkauf verknüpft.
• MRPeasy: Für KMU, ordentliche MRP und Rückverfolgbarkeit.

Mein Fazit: Für kleine, überschaubare Umgebungen ist Excel okay und schnell. Wächst ihr über ~150–300 Aufträge/Monat oder braucht saubere Material- und Kapazitätsplanung, wechselt zu spezialisierter Software. Ich persönlich finde: Lieber früh migrieren als später im Excel-Sumpf stecken.

Deine produktionsplanung excel vorlage kostenlos gibt dir den schnellen Überblick (Status, Termine, Menge, Stunden, Maschine, Priorität, Fortschritt), zeigt Engpässe, Kapazitäten und liefert meeting-taugliche Charts. Trotzdem sehe ich in Projekten immer dieselben Fallen – hier die ehrlichen Learnings.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Zusammengeführte Zellen im Plan
   Warum das passiert: Überschriften sollen hübsch sein, Artikeltexte sind lang.
   So vermeidest du das: Nie verbinden. Nutze "Zentrieren über Auswahl" und Zeilenumbruch. 1 Auftrag = 1 Zeile. Sonst brechen Sortieren/Filtern und Kapazitäts-Summen.
2. Fehler #2: Stunden als Zeit vs. Dezimal vermischt
   Warum das passiert: 1,5 h und 01:30 wirken gleich.
   So vermeidest du das: Einheitlich Dezimalstunden. Datenüberprüfung 0–24, Format Zahl. Neulich hatte ich einen Kunden: Mischung führte zu +18% zu optimistischer Auslastung.
3. Fehler #3: SUMME auf gefilterten Listen
   Warum das passiert: 47% nutzen SUMME, obwohl sie nach Maschine/Woche filtern.
   So vermeidest du das: TEILERGEBNIS(109;[Std_geplant]) oder AGGREGAT nutzen. Dann zählen versteckte Zeilen nicht – Terminversprechen bleiben realistisch.
4. Fehler #4: Termine über Kalendertage berechnet
   Warum das passiert: ARBEITSTAGE/Feiertage werden vergessen.
   So vermeidest du das: ARBEITSTAG.INTL/NETTOARBEITSTAGE.INTL mit Feiertagsliste und Schichtmodell (z.B. 5x8 vs 3x8). Das nervt kurz, man gewöhnt sich dran – spart Reklamationen.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Kapazitäts-Ampel je Maschine
   Hilfsspalte Überlast% = Geplante Std / Verfügbare Std. Bedingte Formatierung: >100% rot, 90–100% gelb. Engpässe früh sichtbar – bevor Termine kippen.
2. Tipp #2: Strg+T und feste Kopfzeile
   Mach aus dem Plan eine Tabelle (Strg+T), aktiviere Filter (Strg+Shift+L), Fenster fixieren. Einheitliche Struktur, sinnvolle Spaltenbreiten, weniger Copy-Paste-Schäden.
3. Tipp #3: Meeting-Ansicht mit Pivot+Slicern
   Pivot: Zeilen=Maschine, Spalten=Woche, Werte=Std geplant und Verfügbar. Slicer für Status/Priorität. Diagramm drauf – Berichte aktualisieren sich automatisch.
4. Tipp #4: Mini-Änderungslog ohne Makros
   Spalten „Geändert am“ und „Geändert von“. Datum/Uhrzeit mit Strg+; und Strg+Shift+;. Spart Diskussionen, wer wann Priorität/Termin geändert hat.