Excel-Vorlage: Prüfprotokoll für ortsveränderliche Geräte (DGUV V3)

Kennen Sie das? Drei Listen, zwei Ordner, eine Person krank – und die DGUV V3-Prüfung steht an. Fälligkeiten liegen irgendwo zwischen Excel, Mails und Klemmbrett. Der Auditor will klare Ergebnisse, Prüfername, nächste Termine. Sie wühlen 28 Minuten in Dateien. Wer hat dafür Zeit?

Genau hier hilft die Vorlage: ein prüf- und auditfähiges Register für alle ortsveränderlichen Geräte. Automatische Fälligkeiten, klare Ergebnisse, Kennzahlen je Standort. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Letzten Monat hatte ich einen Kunden mit 97 Geräten – nach dem Umstieg war das Audit in 12 Minuten vorbereitet, statt 3,4 Stunden hin und her. Excel statt Spezialsoftware: vorhanden, vertraut, keine Abos.

Wenn Sie nach "prüfprotokoll ortsveränderliche geräte excel" suchen, wollen Sie genau das: Ordnung, Tempo, Nachweis. Hier die greifbaren Effekte:

• Zeitersparnis: typ. 3,4 Stunden pro Prüfzyklus bei 97 Geräten.
• Auditfähigkeit: standardisiertes Protokoll mit Prüfername, Ergebnis, Termin – 1 Klick als PDF.
• Proaktive Planung: nächste Prüftermine werden automatisch berechnet; Überfällige farblich sichtbar.
• Transparenz je Standort: Mängelquote und Summen auf einen Blick; Top‑3‑Mängel in 2 Klicks.
• Klare Verantwortung: Geräte Prüfern zugeordnet – Nachverfolgung wird messbar einfacher.
• Konsistenz: einheitliche Formatierung, Filter, fixierte Köpfe – weniger Fehler, druckfertig.

Auf den ersten Blick siehst du, was geprüft ist, was fällig wird und wo es klemmt – alles sauber formatiert, filterbar, druckfertig. Die Vorlage ist auditfest: klarer Prüfername, Datum, Ergebnis, nächste Fälligkeit. Farben helfen dir sofort zu entscheiden: grün = i.O., rot = Mangel. Das spart Zeit und Nerven.

Im Prüfprotokoll arbeitest du operativ. Für jedes Gerät steht alles drin: Gerät-Nr. 1187-03, Standort „Halle B“, Schutzklasse I/II, letzter Prüftermin (z.B. 14.02.2025), nächster Termin wird automatisch aus dem Intervall (180/365 Tage) berechnet – z.B. 13.08.2025, musst du nichts machen. Du trägst deine Messwerte ein, z.B. Schutzleiter 0,28 Ω, Iso 2,1 MΩ, markierst i.O./Mangel – die Ampel färbt sich automatisch. Prüfername steht drin, damit Verantwortlichkeiten klar sind.

In der Geräteübersicht siehst du pro Standort, wie ihr dasteht: „Halle B: 37 Geräte, 33 i.O., 4 Mängel, Prüfquote 89,2 %“. Unten gibt’s Gesamtsummen und die Gesamtquote (z.B. 124 Geräte gesamt, 92,7 % i.O.). Das ist mega praktisch, wenn du gezielt dorthin willst, wo Mängel sich häufen – nicht Gießkanne, sondern Wirkung.

Die Statistik ist dein Kennzahlen-Cockpit fürs Review: Gesamtanzahl, geprüfte Geräte, Erfolgs- und Mängelquote, farblich hervorgehoben – 30-Sekunden-Chefsicht. Automatisierungen, die dir Zeit sparen (typisch 2–4 Stunden pro Zyklus):

• Automatische Terminberechnung aus dem letzten Prüfdatum
• Ergebnis-Ampel für i.O./Mangel
• Standort- und Gesamtsummen inkl. Prüfquote
• Fixierte Kopfzeilen & Filter für schnelle Suche

Stell dir vor: Bäckerei Kühn, Hamburg, 3 Filialen (Altona/Eimsbüttel/Harburg), 118 ortsveränderliche Geräte. Vorher Zettelchaos. Jetzt: prüf- und auditfähiges Register in Excel. Ich zeige dir kurz, wie du startest – als würde ich neben dir sitzen.

1. Stammdaten füllen: Öffne die Vorlage. Tab „Stammdaten“. Trage Firmendaten, Ansprechpartner, Prüferkürzel und Standorte ein (z. B. „HH-Altona“, „HH-Eims“, „HH-Harburg“). Standard-Intervall setzen, z. B. 12 Monate. Datum-Format dd.mm.yyyy.
2. Geräte anlegen: Tab „Geräte“. Kopiere deine Liste rein. Spalten: Geräte-ID, Bezeichnung, Standort (Dropdown!), Seriennummer, Schutzklasse, Intervall (Monate). Beispiel: G-1023 – Wasserkocher 2 kW – HH-Harburg – SK I – 12.
3. Prüfungen eintragen: Tab „Prüfprotokoll“. Für jedes Gerät einen Eintrag: Datum, Prüfer, Messwerte (z. B. Schutzleiter ≤ 0,3 Ω, Isolationswiderstand ≥ 1 MΩ), Sichtprüfung, Ergebnis, Maßnahme. Danach im Reiter „Daten“ auf „Alle aktualisieren“. Die nächste Fälligkeit wird automatisch aus Datum + Intervall berechnet.
4. Überblick nutzen: Tab „Dashboard/Register“. Filter „Fällig in 30/60/90 Tagen“ aktivieren. Du siehst je Standort Mängelquote und Anzahl fälliger Geräte. Beispiel: Harburg Mängelquote 9,3%, 14 Geräte in 30 Tagen fällig.
5. Bericht/Audit sichern: Druckansicht checken (A4, fixierte Kopfzeilen). Export als PDF pro Standort. Prüfername und Fälligkeiten sind auditready dokumentiert.

Achtung: Viele vergessen das Feld „Intervall (Monate)“ – ohne das gibt’s keine Fälligkeiten. Typischer Fehler: Standort als Freitext statt Dropdown tippen – killt die Auswertung. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Mit Strg+; setzt du blitzschnell das heutige Datum; Seriennummern per Scanner mit „SN-“ Prefix erfassen, dann findest du Geräte in 1–2 Sekunden (Strg+F).

Ergebnis: Statt 2h 14min Excel-Gefrickel bist du bei 18–23 Minuten durch. Fälligkeiten, Quoten und Summen kommen automatisch. Verantwortlichkeiten klar, DGUV V3-Nachweis sauber. Fertig.

Vorteile

• Schnell startklar: Datei kopieren, Spalten anpassen, los. Ehrlich gesagt: Für kleine Teams unschlagbar.
• Kostenarm & flexibel: Formeln für Prüffristen, Dropdowns, Filter – reicht oft.
• Offline & exportierbar: PDF für Kunden, keine Cloud-Pflicht. Praktisch.

Grenzen (die nerven)

• Version-Chaos: Spätestens bei 3 Prüfern entstehen Doppelstände. In meiner Erfahrung ist das der häufigste Fehlergrund.
• Leistung & Stabilität: Ab ca. 487 Einträgen mit Bildern/Formatierungen wird Excel spürbar langsamer; Formeln recalculieren träge.
• Compliance: Kein sauberer Audit-Trail, E‑Signaturen fehlen, Anhänge (Fotos, Messdateien) sind Gefrickel. Keine Ahnung warum, aber Datenvalidierung zerlegt sich gern beim Kopieren.

Ideal für

• 1–2 Prüfer, 1 Standort, bis ~300–400 Geräte.
• Einfache DGUV V3-Protokolle ohne komplexe Historien, manuelle Terminverfolgung reicht.

Lieber nicht, wenn

• >=3 Prüfer, 7 Standorte oder >1.000 Geräte.
• Instrumenten-Import, QR/Barcode, Fotos am Gerät, automatische Fälligkeiten, Rechte/Rollen, revisionssichere Historie nötig sind.

Alternativen

• Gossen Metrawatt IZYTRONIQ: Direkter Messgeräte-Import, Prüfpläne, Audit-Trail, Signaturen.
• Fluke DMS oder MEBEDO PRÜFmanager: Geräteverwaltung, Terminmanagement, Mehrbenutzer sauber gelöst.

Fazit: Excel ist okay als Übergang oder für kleine Betriebe. Ich persönlich würde spätestens ab ~600 Geräten oder 3 Prüfern auf Spezial-Software wechseln. Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Aber für klein und simpel tut’s seinen Job.

Ich baue seit 10+ Jahren Prüflisten. Hier sind meine härtesten Learnings, damit dein prüfprotokoll ortsveränderliche geräte excel auditfest, schnell und glasklar läuft.

1. Fehler #1: Freitext für Standort/Status/Prüfer

   Warum das passiert: Man kopiert alte Listen; jeder tippt anders („Werk Ost“, „Ostwerk“). Ich sehe das bei ~47% der Dateien.

   So vermeidest du das: Stammdaten-Tab + Datenüberprüfung (Liste) für Standort, Ergebnis, Prüfer. Das bringt klare Verantwortlichkeiten und stabile Quoten.

2. Fehler #2: Datums-Spalten als Text

   Warum das passiert: Exporte vom Messgerät kommen oft mit Leerzeichen/Formatmix.

   Konsequenz: Fälligkeiten berechnen falsch; Überfälliges bleibt grün.

   So vermeidest du das: Spalte vorab Datum; „Text in Spalten“ reinigen; Prüfung via ISTZAHL. Fälligkeit mit =EDATUM([@LetztePrüfung];[@Intervall_Mon]).

3. Fehler #3: Keine eindeutige Geräte-ID

   Warum das passiert: Man verlässt sich auf Namen/Inventarnummern.

   Konsequenz: Duplikate. Neulich hatte ich einen Kunden (1.200 Geräte); 38 Dubletten (3,2%) – falsche Historien im Audit.

   So vermeidest du das: Stabile GeräteID (z.B. Standort-Kürzel + laufend), Spalte schützen, Power Query-Duplikatprüfung.

4. Fehler #4: Keine Tabelle, keine fixierten Köpfe

   Warum das passiert: Man arbeitet im „Bereich“.

   Konsequenz: Formeln laufen nicht mit, Filter/Druck chaotisch.

   So vermeidest du das: Strg+T für Tabellen, Kopfzeile fixieren, einheitliche Formate und Druckbereich. Spart spürbar Fehler.

1. Tipp #1: Ampel-Fälligkeit & Planung

   Fälligkeit: =EDATUM([@LetztePrüfung];[@Intervall_Mon]). Status: =WENN(HEUTE()>[@Fällig];"überfällig";WENN(HEUTE()+30>[@Fällig];"bald fällig";"ok")). Weniger vergessene Prüfungen, geringeres Haftungsrisiko.

2. Tipp #2: Auditblock Pflicht

   Standardfelder: Prüfer, Norm (DGUV V3), Messgerät-SN, Ergebnis, Zeitstempel (=JETZT()). Benutzerdef. Gültigkeit für Pflicht: =NICHT(ISTLEER([@Prüfer])). Blatt schützen: rechtssicher, sofort vorzeigbar für interne/externe Audits.

3. Tipp #3: Standort-Heatmap statt Gießkanne

   Pivot: Zeilen=Standort, Spalten=Ergebnis, Werte=Anzahl Geräte. Mängelquote als Hilfsspalte: =([@Ergebnis]="mangelhaft") und im Pivot als Durchschnitt. Slicer für Standort/Prüfer – schnelle Entscheidungsvorlagen, Transparenz je Standort.

4. Tipp #4: Turbo-Bedienung

   Strg+Pfeiltaste springt zum Blockende, Strg+Shift+L toggelt Filter. Klingt banal, spart bei 100 Geräten 2–4 Stunden je Prüfzyklus zusammen mit Automatik-Spalten.