Kostenlose Excel-Vorlage für die Tourenplanung

Kennen Sie das? Drei Dateien für Touren, Fahrer und Fahrzeuge, plus eine Mail vom Chef: "Schick mir die Zahlen bis 16:00." Und dann die Frage aus dem Hof: Welches Fahrzeug ist heute überhaupt frei? Genau da frisst man täglich 18–28 Minuten. Für nichts. Diese tourenplanung excel vorlage kostenlos räumt auf – alles zentral, sofort nutzbar, ohne neues Tool.

Excel hilft hier, weil es jeder hat und jeder kann. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Filter drauf, Überschriften fixiert, Ampel-Logik an: Sie sehen in Sekunden, was geplant, unterwegs oder fertig ist – inklusive Fahrer- und Fahrzeugstatus. Letzten Monat hatte ich einen Kunden, der sparte nach Woche 2 konstant 38 Minuten Planungszeit – pro Woche. Aha-Moment bei ihm: KPI-Seite geöffnet, 47 Sekunden später die schwächste Schicht gesehen und umgeplant.

• Alles an einem Ort: Touren, Fahrer, Fahrzeuge, KPIs – ein Workbook.
• Schnellere Dispo: Mit Filtern in 12 Sekunden nur "Geplant" oder Fahrer X anzeigen.
• Ampel-Status: Sofort sehen, wer fährt, was steht, was fertig ist.
• Reporting ohne Aufwand: Gesamt-Touren, KM, Stunden, Ø-Werte präsentationsfertig.
• Fahrerleistung sichtbar: Touren, KM, Ø KM/Tour – für Bonus oder Schulung.
• Weniger Ausfälle: Wartungstermine im Blick, Engpässe früh umplanen.

Ehrlich gesagt: weniger Nachfragen, weniger Formatieren, weniger Chaos. Und ja – kostenlos.

Beim Öffnen siehst du sofort die aktuelle Kalenderwoche und das Jahr oben in der Kopfzeile – das füllt sich automatisch. Alles ist an einem Ort: Touren, Fahrer, Fahrzeuge und die Auswertung. Dank Filter und fixierten Überschriften springst du in Sekunden zu dem, was zählt (z. B. nur „Geplant“ oder nur Fahrer „M. Özdemir“). Mega praktisch, wenn es morgens schnell gehen muss.

Im ersten Tab, der Tourenplanung, trägst du deine Touren ein: Tour-Nr. T-1087, Datum 14.11.2025, Fahrer „M. Özdemir“, Fahrzeug „V-12 Sprinter“, Start Dortmund – Stopps – Ziel Köln, 186,4 km, 5:35 h, Status „Geplant“. Die Ampel-Logik färbt den Status automatisch ein (so siehst du auf einen Blick: geplant, unterwegs, abgeschlossen). Unten rechnet die Summenzeile automatisch Gesamt-Kilometer und -Stunden mit – kein Nachformatieren, keine Formel-Bastelei. Spaltenbreiten, Zahlenformate (km, Stunden) und Zeilenmuster sind sauber vorkonfiguriert.

Im Tab Fahrzeuge & Fahrer hältst du Verfügbarkeiten im Blick. Beispiel: „V-12 Sprinter“, nächster Service am 23.11.2025, 178.920 km, Status „Im Einsatz“. Fahrerkarte: „S. Hartmann“, Führerschein CE, Erfahrung 4 Jahre, Monatsleistung 12 Touren, 1.487 km, Ø 124 km/Tour, Status „Urlaub“ (wird visuell markiert). So erkennst du Engpässe früh und planst um, bevor ein Fahrzeug in die Wartung muss.

In der Auswertung bekommst du ohne Zusatzaufwand KPIs: z. B. 76 Touren gesamt, davon 18 geplant/52 abgeschlossen, 8.942 km, Ø 118 km/Tour, 72:40 h gesamt. Dazu eine Fahrer-Rangliste nach Leistung – perfekt für Bonus oder Schulung. Automationen, die dir Arbeit sparen:

• Automatische Wochenkennung in der Kopfzeile.
• Vorkonfigurierte Summenzeile für Gesamt-km/-Stunden.
• KPI-Berechnungen + Ampel-Logik für Tour-, Fahrer- und Fahrzeugstatus.

Stell dir vor, wir sitzen nebeneinander. Du öffnest die kostenlose Vorlage und planst deine Woche. Beispiel: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Fahrer (Anna, Murat, Leo), 2 Sprinter (HH-AB 1234, HH-ML 4321), ca. 47 Kunden/Tag.

1. Start & Firmenkopf: Oben Name, KW und Montagsdatum eintragen (z. B. KW 46, 10.11.2025). Das legt die Woche für alle Tabs fest. Achtung: Datum im Format TT.MM.JJJJ – sonst stimmt die Ampel-Logik nicht.
2. Stammdaten füllen: Tab „Fahrer“ (Verfügbarkeit/Urlaub markieren) und „Fahrzeuge“ (Kennzeichen, Kapazität, aktueller km, Wartung bis). Steht ein Wartungsdatum in der Vergangenheit, wird’s rot – sofort umplanen.
3. Touren erfassen: Tab „Tourenplan“. Für jede Tour: Datum, Kunde/PLZ, Startzeit, Dauer, km, Fahrer (Dropdown), Fahrzeug (Dropdown), Status: Geplant/Unterwegs/Abgeschlossen. Beispiel: Mo 06:10, EDEKA Altona, 45 Min, 12 km, Fahrer Anna, Sprinter HH-AB 1234, Status „Geplant“ – Zeile wird gelb. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Strg+; setzt das heutige Datum, Strg+Umschalt+L schaltet Filter an/aus – spart dir pro Tag ~3–5 Minuten.
4. Sichten & disponieren: Filter oben nutzen: nur „Geplant“ oder nur Fahrer „Murat“. Fixierte Überschriften sind schon drin. Du siehst Engpässe in Sekunden, keine Sucherei mehr.
5. KPI & Reporting: Tab „KPI“ zeigt automatisch Gesamt-Touren, -km, -Stunden, Ø km/Tour und Fahrerleistung. Beispiel nach Eingabe: 62 Touren, 814 km, 52 Std., Ø 13,1 km/Tour. Klick auf Datei > Exportieren > PDF für die Chefrunde.

Ergebnis: Deine Disposition geht von 2h 14min auf 18 Minuten runter. Jede Woche sparst du realistisch 30–60 Minuten. Fehler den ich oft sehe: km als „12 km“ statt nur Zahl „12“ – dann stimmen Summen nicht. Mega wichtig: Status immer pflegen, sonst zeigt die Ampel Mist.

Vorteile

• Kostenlos und sofort startklar: Eine tourenplanung excel vorlage kostenlos reicht oft für den Anfang. Ehrlich gesagt: Für 10–30 Stopps völlig okay.
• Flexibel: Spalten anpassen, einfache Formeln, schnelle Filter/Sortierungen. Offline nutzbar.
• Transparenz: Jeder sieht die Daten. Kein Blackbox-Gefühl.

Grenzen (ehrlich)

• Keine echte Optimierung: Reihenfolge per Hand. Zeitfenster, Kapazitäten, mehrere Fahrzeuge? Pain.
• Skalierung: Ab ~50 Kunden pro Tag wird es unübersichtlich; ab ca. 487 Einträgen wird Excel spürbar langsamer. Keine Ahnung warum, aber es passiert.
• Team-Probleme: Version-Chaos, Tippfehler, keine Fahrer-App, keine ETA/Live-Traffic, kein Proof-of-Delivery. Drucklayouts nerven.

Ideal für

• Solo-Fahrer oder kleine Teams (1–2 Personen)
• 10–40 Stopps/Tag, meist feste Routen, seltene Änderungen
• Budget 0 €, schnelle Ad-hoc-Planung, einfache Abhol-/Lieferlisten

Lieber nicht, wenn

• 50–300 Stopps/Tag, mehrere Fahrzeuge, strikte Zeitfenster
• Live-Tracking, automatische Optimierung, Fahrer-App, Fotos/Signaturen benötigt werden
• Mehrere Disponenten arbeiten parallel oder KPIs/Service-Level zählen

Alternativen (realistisch)

• OptimoRoute: Automatische Touren, Zeitfenster, Live-Tracking, Fahrer-App. In meiner Erfahrung spart das Stunden.
• Routific: Sehr einfache Oberfläche, gute Optimierung, Proof-of-Delivery. Muss man sagen: Deutlich stressärmer.

Fazit

Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Ich persönlich finde: Für kleine, stabile Setups passt eine tourenplanung excel vorlage kostenlos. Ab ~50 Stopps/Tag oder mehreren Fahrern: Wechsel zu Spezial-Software. Ehrlich gesagt, es zahlt sich schnell aus.

Ich sehe oft: Eine tourenplanung excel vorlage kostenlos wird zur Schaltzentrale – wenn man ein paar Stolperfallen meidet. Hier sind echte Fälle aus 10+ Jahren Beratung.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Filtern ohne fixierte Überschriften
   Warum das passiert: In langen Listen verrutscht die Kopfzeile, man plant in der falschen Spalte.
   So vermeidest du das: Ansicht > Fenster fixieren (Zeile 1) und Filter per Strg+Shift+L. So siehst du „Geplant/Unterwegs/Abgeschlossen“ sofort – schnellere Disposition, weniger Nachfragen.
2. Fehler #2: Status als Freitext
   Warum das passiert: „unterwegs“, „on the way“, „Unter Wegs“ – 47% meiner Audits zeigen wild gemischte Eingaben. KPI-Seite wird unzuverlässig.
   So vermeidest du das: Datenüberprüfung (Liste): „Geplant;Unterwegs;Abgeschlossen;Blockiert“. Dazu Ampel-Logik via bedingter Formatierung – klare Entscheidungen in Sekunden.
3. Fehler #3: Kopieren bei aktivem Filter
   Warum das passiert: Excel kopiert auch versteckte Zeilen – oder eben nicht. Neulich hatte ich einen Kunden, der nach Copy-Paste unter Filter 23 Stopps verloren hat. Zwei Fahrer standen plötzlich ohne Tour.
   So vermeidest du das: Erst Alt+; (Nur sichtbare Zellen), dann Strg+C. Einheitliche Zeilenmuster verhindern Versatz.
4. Fehler #4: Mischformate bei Datum/KM
   Warum das passiert: Datumsangaben wie 12.10 vs 12/10; KM als Text – Summen kippen.
   So vermeidest du das: Strg+1 (Format Zellen), regionale Formate festlegen. Altlasten säubern: =DATWERT() und =WERT() oder Power Query Typ „Datum/Zahl“.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Tabelle + Turbo-Filter
   Wandle deine Tourenliste mit Strg+T in eine Tabelle. Filter (Strg+Shift+L) und Navigation mit Strg+Pfeiltaste machen große Datenmengen beherrschbar – spart täglich 2–3 Minuten und hält Pivots/KPIs automatisch aktuell.
2. Tipp #2: Auto-Fahrzeugzuweisung per XVERWEIS
   „Alles an einem Ort“ nutzen: In Touren!Fahrzeug z. B. =XVERWEIS([@Fahrer];Fahrer!A:A;Fahrer!C:C;"") – Fahrer wählen, Fahrzeug wird sauber gezogen. Weniger Tippfehler, bessere Auslastung.
3. Tipp #3: Sichtbare-Zellen-Workflow
   Vor jedem Kopieren unter Filter: Alt+; → Strg+C → Strg+V. Das verhindert Lücken und doppelte Zuweisungen. Klingt klein, rettet Touren.
4. Tipp #4: Wartungsampel + Auto-Reporting
   Fahrzeugwartung: bedingte Formatierung „Nächster Service ≤ HEUTE()+7“ = Gelb, „überfällig“ = Rot. Pivots/KPI-Seite auf „Beim Öffnen aktualisieren“ stellen – echtes Reporting ohne Zusatzaufwand, spart 30–60 Min/Woche.