Kostenlose Excel-Vorlage: VDE 0701/0702-Prüfprotokoll

Kennst du das? Drei Geräte fehlen im Nachweis, zwei Protokolle in anderem Layout, die Frist vom Bohrhammer längst überschritten – und morgen steht der Auditor im Haus. Stress pur. Jeder hat sein eigenes Sheet, Version_7_final_neu. Am Ende reden alle über Dokumentation statt über Sicherheit. Ehrlich gesagt: Wer hat dafür Zeit?

Darum brauchen Sie eine standardisierte vde 0701 und 0702 prüfprotokoll excel Vorlage, die Ordnung reinbringt. Einheitliche Felder, feste Formate, automatische nächsten Prüftermine, Ampel-Status. Fällige Geräte per Filter in 12 Sekunden. Übergabe an Auditor oder Sifa? 47 Sekunden, weil alles klar und filterbar ist. Letzten Monat hatte ich einen Kunden: Auditvorbereitung von 3 Stunden auf 38 Minuten – und keine €247 Überstunden. Schluss mit Formatchaos und Tippfehlern. Klingt kompliziert? Ist es nicht.

• Rechtssichere, auditfähige Protokolle pro Gerät auf Knopfdruck.
• Terminüberwachung: nächste Prüfung automatisch; Fälligkeiten sofort filterbar.
• Ampel-Status statt Roman: bestanden, mit Auflagen, nicht bestanden.
• Verantwortlichkeit sichtbar: Erfolgsquote je Prüfer für Entscheidungen.
• Planungssicherheit: Übersicht mit Status, Terminen und Notizen.

Beim Öffnen siehst du sofort: Welche Geräte sind grün bestanden, gelb mit Auflagen oder rot durchgefallen – plus letzte und nächste Prüfung. Das ist die schnelle, rechtssichere Übersicht; auditfähig auf Knopfdruck, ohne langes Blättern.

Im Tab „Prüfprotokoll“ trägst du jede Prüfung zeilenweise ein. Typische Felder: Gerät-Nr. (z.B. G-1147), Standort (Werk 2, Flur C), Messwerte wie Schutzleiterwiderstand (0,23 Ω), Isolationswiderstand (2,1 MΩ), Ersatzableitstrom (0,49 mA), Prüfdatum (14.03.2025) und Prüfer. Die Vorlage bewertet automatisch: Aus den Messwerten wird das Ergebnis (bestanden / mit Auflagen / nicht bestanden) gebildet – inklusive Ampelfarbe. Grenzwert ok? Zack, grün. Fällt ein Wert raus, setzt sie den Status gelb oder rot, musst du nichts rechnen.

Im Tab „Geräteübersicht“ bekommst du die Planungssicht: je Gerät der letzte und der automatisch berechnete nächste Termin (z.B. +365 Tage → 14.03.2026), aktueller Status und Anmerkung („Nachprüfung innerhalb 30 Tagen“). Per Filter findest du fällige Geräte in Sekunden – ideal für Wartungs- und Nachprüfungsplanung. Beispielzeile: G-1147 | letzter Termin 14.03.2025 | nächster 14.03.2026 | Status: gelb | Hinweis: Sichtprüfung wiederholen.

Im Tab „Mängelstatistik“ siehst du die Zusammenfassung: wie viele bestanden (z.B. 128), mit Auflagen (17), nicht bestanden (6) – plus Erfolgsquote je Prüfer. Drei Automatisierungen, die dir Arbeit sparen: automatische Ergebnis-Einstufung, automatische Terminberechnung, automatische Farbkennzeichnung. Übrigens: Kopfzeilen sind fixiert und Filter vorkonfiguriert – super praktisch, wenn du die Datei an Auditoren oder den Sicherheitsbeauftragten weitergibst.

Stell dir vor, wir sitzen nebeneinander. Beispiel: Gebäudeservice Krause, Berlin – 148 Geräte, 2 Prüfer, viele Standorte. Ziel: saubere, rechtssichere Protokolle und klare Fristen ohne Zettelchaos.

1. Stammdaten eintragen. Öffne die Vorlage, Tab „Stammdaten“. Firma, Ansprechpartner, Logo (optional). Dann Tab „Prüfer“: Namen, Kürzel, Qualifikation. Ergebnis: Verantwortlichkeiten sind transparent; die Erfolgsquote je Prüfer wird später automatisch berechnet.
2. Geräte anlegen. Tab „Geräte“. Trag Inventarnummer, Standort, Schutzklasse (I/II/III), Kategorie, Intervall (z. B. 12 Monate) ein. Dropdowns vermeiden Tippfehler. Mega wichtig: Schutzklasse korrekt – sonst falsche Grenzwerte.
3. Prüfung erfassen. Tab „Prüfung/Eingabe“. Gerät auswählen, Datum, Prüfer. Messwerte eintragen: Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand, Ersatz-/Berührungsstrom, Funktionsprüfung. Ergebnis per Dropdown: „bestanden / mit Auflagen / nicht bestanden“. Die Vorlage setzt automatisch das nächste Prüfdatum (z. B. 14.11.2025 → 14.11.2026). Ampel springt sofort.
4. Übersicht & Terminüberwachung. Tab „Übersicht“. Filter „fällig in 30 Tagen“ zeigt sofort kritische Geräte. Zusammenfassungen, Kennzahlen und Audit-Reports entstehen auf Knopfdruck als PDF – rechtssicher und einheitlich.
5. Reporting & Planung. Filter „nicht bestanden“ → Nachprüfung planen, Auflagen dokumentieren. Du siehst in 3 Minuten, wo Schulung oder Ersatz sinnvoll ist. Typisch spart ihr 50–80% Zeit; bei Krause: von 2h 14min auf 18 Minuten pro Runde.

Achtung: Viele vergessen das Intervall oder verwenden US-Datumsformat – dann rutscht der nächste Termin. Prüfe TT.MM.JJ. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Scanne die Inventarnummern mit einem USB-Barcodescanner direkt ins Feld „Gerätenummer“; Excel springt automatisch zur richtigen Zeile – perfekt für 80+ Geräte am Stück.

Vorteile

• Schneller Start: Vorlage aufsetzen, loslegen. Ehrlich gesagt: für den ersten Kunden reicht das.
• Flexibel: Spalten/Notizen/Foto-Links nach Bedarf. Kein starres Schema.
• Kostenseitig ok: Wenn Office da ist, fallen kaum Zusatzkosten an.
• Offline & portable: Läuft auf fast jedem Laptop – auch auf der Baustelle ohne Netz.

Grenzen (die nerven)

• Skalierung: Ab ca. 487 Einträgen wird Excel spürbar langsamer, Filter dauern, Autovervollständigen lahmt.
• Übersicht: Ab ~50 Kunden/Standorten wird’s unübersichtlich. Versionen flattern per Mail rum. Muss man sagen: Fehler sind vorprogrammiert.
• Datenqualität: Formeln/Validierungen brechen leise. Keine Ahnung warum, aber plötzlich ist die Schutzleiter-Messung Text.
• Schnittstellen: Keine saubere Anbindung an Prüfgeräte, Etikettendruck, Seriennummern-Tracking.

Ideal für

• 1–2 Prüftechniker, bis ~300 Geräte/Jahr.
• Einzelkämpfer mit einfachen vde 0701 und 0702 prüfprotokoll excel-Listen.
• Übergangsphase oder Sonderfälle, wo starre Software bremst.

Lieber nicht, wenn

• >3 Prüfer im Feld, >1.000 Geräte/Jahr, Wiederholprüfungen mit Terminüberwachung.
• Audit-Sicherheit, lückenlose Historie, Foto-Doku und Etiketten Pflicht sind.

Alternativen

• Excel vs. Papier: Excel gewinnt bei Suche/Backup. Papier ist nur für absolute Minimalisten.
• Excel vs. Spezial-Software: Tools wie Gossen Metrawatt IZYTRONIQ, MEBEDO PRÜFmanager oder METREL MESM importieren Messwerte, managen Wiederholprüfungen, erzeugen rechtssichere Protokolle. Teurer, aber stabil.

Fazit

In meiner Erfahrung: Excel ist okay für klein und schnell. Für professionelle, skalierende Prüfungen mit QS-Druck – nimm eine spezialisierte Lösung. Ich persönlich finde: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Aber als Start: völlig legitim.

Ich sehe oft, dass Prüfungen in Excel starten und dann wild wachsen. Hier sind die häufigsten Patzer und Profi-Tricks, die ich in 10+ Jahren beim Aufbau eines vde 0701 und 0702 prüfprotokoll excel gesehen habe.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Seriennummern werden als Zahlen gespeichert
   Warum das passiert: Excel frisst führende Nullen (000123 → 123). Weg ist die Eindeutigkeit – Audit gekillt.
   So vermeidest du das: Spalte „Seriennummer“ als Text formatieren (Strg+1 → Text) und Datenüberprüfung auf Länge (z. B. 7–12 Zeichen). So bleibt die Dokumentation pro Gerät rechtssicher und einheitlich.
2. Fehler #2: Nächste Prüftermine sind falsch
   Warum das passiert: Gemischte Datumsformate (01.02 vs 02/01) – in meinen Audits stolpern 47% genau hier.
   So vermeidest du das: Import per Power Query mit Locale „Deutsch“ und nächste Prüfung per Formel: =EDATE([@LetztePrüfung];[@IntervallMonate]). Fällige Geräte via Filter sofort auffindbar.
3. Fehler #3: Ampel-Status wird manuell gefärbt
   Warum das passiert: „Grün/Rot“ per Hand ist schnell – und schnell inkonsistent.
   So vermeidest du das: Dropdown (bestanden/mit Auflagen/nicht bestanden) + bedingte Formatierung (Symbolsätze). Spart Lesen, gibt Planungssicherheit.
4. Fehler #4: Protokolle werden überschrieben statt versioniert
   Warum das passiert: Copy-Paste in die Masterliste. Neulich hatte ich einen Kunden, der 180 Protokolle über eine Woche „drüberkopiert“ hat – nicht mehr rekonstruierbar.
   So vermeidest du das: Append-Only-Workflow (niemals überschreiben), monatliche Dateien getrennt halten, Master per Power Query zusammenführen – auditfähig auf Knopfdruck.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Append-Only mit Ordnerabfrage
   Daten > Aus Ordner, alle Monatsdateien laden, Dateiname+Zeitstempel mitführen. Ergebnis: einheitliche, rechtssichere Historie und 50–80% Zeitersparnis im Reporting.
2. Tipp #2: Terminüberwachung mit Ampel
   Spalten: LetztePrüfung, IntervallMonate, NächstePrüfung (=EDATE…), Fällig (=HEUTE()>=NächstePrüfung). Strg+Umschalt+L für Filter. Geräteübersicht zeigt Status, letzte/nächste Prüfung und Anmerkungen – ideal für Nachprüfungsplanung.
3. Tipp #3: Prüfer-Leistung sichtbar machen
   Pivot: Zeilen=Prüfer, Werte=Anzahl Status. Erfolgsquote als berechnetes Feld. Transparente Verantwortlichkeit – super Basis für Schulungs- und Ressourcenentscheidungen.
4. Tipp #4: Eingaben zähmen
   Pflichtfelder via Datenüberprüfung, feste Listen (Schutzklassen, Messgeräte). Tastenkürzel: Strg+; für Datumstempel, F4 wiederholt Formatierung. Ergebnis: deutlich weniger Formatchaos, einfache Weitergabe an Auditoren dank klarer, filterbarer Tabellen.