Kostenloser Wartungsplan für Excel

Kennen Sie das? Zu viele Anlagen. Zu wenig Überblick. Termine liegen in Mails, Notizen, Kopf. Dann fällt eine Prüfung aus und plötzlich kostet die Nacharbeit €247 extra – pro Fall. Excel löst genau dieses Alltagschaos, weil Sie es schon haben, jeder es versteht und Sie mit Filtern, Ampelfarben und Formeln in 3 Minuten Struktur reinbringen. Klingt kompliziert? Ist es nicht.

Letzten Monat hatte ich einen Kunden, der täglich 38 Minuten damit verbrachte, Fälligkeiten in drei Listen zu suchen. Mit der wartungsplan vorlage excel kostenlos war’s nach zwei Tagen Setup erledigt: ein Bestand, klare Fälligkeiten, saubere Kosten je Monat. Der Aha-Moment? Plötzlich waren die nächsten 12 Monate planbar – inklusive Material und Arbeitszeit – statt jede Woche Feuerwehr.

• Nichts übersehen: Ampelfarben zeigen fällig/überfällig in Sekunden.
• Planungssicherheit: Nächste Termine aus letztem Datum + Intervall (3/6/12 Monate).
• Kostentransparenz: Material, Arbeit, Gesamtsumme je Wartung und je Monat.
• Audit-fest: Historie mit Datum, Arbeiten, Dienstleister, Dauer, Kosten (TÜV/Brandschutz/ISO).
• Schnell priorisieren: Filter auf ‚Fällig‘/‚Überfällig‘, eingefrorene Kopfzeilen.
• Budget steuern: Monats- und Intervall-Summen zeigen Kostentreiber und Sparpotenziale.

Kurz: eine zentrale Datei, belastbare Zahlen, klare Entscheidungen. Und Sie sehen heute, was morgen anfällt – nicht erst, wenn’s teuer wird.

Auf den ersten Blick siehst du alle Anlagen mit Ampelfarben – Grün, Gelb, Rot – und weißt sofort, was heute dran ist. Kopfzeilen sind fixiert, Filter sind an, du scrollst und filterst ohne Gefummel (z. B. nur „Fällig“). Der nächste Termin rechnet sich automatisch aus letztem Termin + Intervall – musst du nichts machen.

Wartungsplan: Hier steuerst du den Tag. Du trägst z. B. „Notstromaggregat A‑17“, Intervall 180 Tage, letzter Termin 12.02.2025 ein – zack, nächster Termin 11.08.2025 wird berechnet und der Status färbt sich passend. Verantwortliche Person, geplante Dauer und Kosten pro Wartung helfen dir, Reihenfolge und Kapazitäten zu planen. Mega praktisch, wenn du schnell priorisieren musst.

Wartungshistorie: Das ist dein lückenloses Protokoll für TÜV, Brandschutz, ISO. Beispiel: 24.03.2025 – Arbeiten „Ölwechsel + Filter“, Dienstleister „Meyer Service GmbH“, Dauer 2,75 h, Material 138,90 €, Arbeit 420,00 €. Die Gesamtkosten (558,90 €) addiert die Vorlage automatisch. So siehst du, was gemacht wurde, was es gekostet hat und kannst Lessons Learned ableiten.

Kostenübersicht: Hier werden alle Zahlen smart verdichtet – nach Intervall (3/6/12 Monate) und nach Monaten. Du erkennst Kostentreiber sofort: Intervall 6 Monate = 3.347,10 €, März 2025: 7 Wartungen, 4.812,40 €. Ampelfarben sind vorkonfiguriert:

• Grün = aktuell
• Gelb = fällig
• Rot = überfällig

Automationen im Hintergrund: Nächster Termin per Formel (z. B. +90/+180/+365 Tage), Statusfarben automatisch, Summen je Einsatz/Intervall/Monat werden berechnet. Übrigens: Wenn du mehrere Standorte hast, ergänze einfach eine Spalte „Standort“ – dann kannst du mit einem Klick nach Werk/Etage filtern.

Ich sitze quasi neben dir. Ziel: Deine Wartungen in den Griff bekommen – ohne Zettelchaos. Beispiel: Bäckerei Müller in Hamburg, 3 Mitarbeiter, ca. 47 Kunden/Tag. Du trackst Ofen, Kühltisch, Kompressor. Vorher brauchst du 2h 14min/Monat – jetzt 18 Minuten.

1. Datei öffnen & Kopfbereich füllen: Trage Firmenname, Standort, Währung (EUR) ein. Nix nachformatieren – passt. Stell den Startmonat ein, damit Summen pro Monat sauber laufen.
2. Tab "Eingabe": Anlagen + Intervalle: Zeile anlegen: Anlage, Standort, Intervall (Monate), letzte Wartung (TT.MM.JJJJ), Verantwortlich, Dienstleister. Beispiel Ofen: letzte Wartung 14.07.2024, Intervall 3. Die Vorlage berechnet automatisch „nächste Wartung“ = 14.10.2024. Ampel zeigt Grün/Gelb/Rot. Mega wichtig: Filter oben auf „Fällig/Überfällig“ setzen – Tagesplan in 20 Sekunden.
3. Kosten sauber trennen: Material, Stunden, Stundensatz eintragen. Ofen: 1,75 h × 62 €/h = 108,50 € Arbeit + 186,40 € Material = 294,90 €. Monatsübersicht summiert alles. Du siehst sofort Kostentreiber (z. B. Kompressor = 38% der Monatskosten).
4. Historie pflegen (audit-sicher): Nach jeder Wartung Datum, Arbeiten, Dauer, Kosten, Dienstleister eintragen. Perfekt für TÜV/Brandschutz/ISO.
5. Kapazitäten planen: Verantwortliche zuordnen, Dauer je Wartung prüfen. Die Spalte „Anzahl Wartungen/Monat“ hilft dir bei Schicht- und Urlaubsplanung.

Achtung: Viele vergessen den letzten Wartungstermin – dann bleibt alles „grün“. Und bitte deutsches Datum (TT.MM.JJJJ), sonst rechnet Excel komisch. Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Filtere „Überfällig“ + „Nächste 14 Tage“, drucke als PDF – das ist deine tägliche To-do-Liste. Ergebnis: Monatskosten klar (z. B. 1.248,30 €) und 12,7% Einsparpotenzial sichtbar.

Vorteile

• Kostenlos & sofort startklar: Vorlage runterladen, Spalten anpassen, fertig. Ehrlich gesagt: für den Start unschlagbar.
• Flexibel: Du kannst Felder, Farben, Filter so bauen, wie du willst. Keine Ahnung warum, aber genau das lieben viele.
• Offline & bekannt: Jeder kennt Excel, Schulungsaufwand quasi null.

Grenzen (die nerven)

• Skalierung: Ab ca. 487 Einträgen und 5+ Tabellenblättern wird es spürbar langsamer – Filter, Suchen, Formeln, alles zäh.
• Versionen-Chaos: „Final_v7_neu.xlsx“ – in meiner Erfahrung der Killer. Ohne sauberes OneDrive/SharePoint-Rechtemanagement keine echte Nachverfolgbarkeit.
• Erinnerungen & Nachweise: Keine automatischen Fälligkeit-Reminders, schwache Audit-Trails. Für ISO/TS/MedTech oft zu dünn.

Ideal für

• Kleine Teams (1–3 Personen), 1 Standort, bis ~50 Anlagen/Kunden.
• Einfacher Wartungsplan ohne Ersatzteillager, ohne komplexe Workflows.

Lieber nicht, wenn

• Mehr als 60–80 Anlagen, 3–5 Techniker oder mehrere Standorte – es wird unübersichtlich.
• Du automatische Erinnerungen, mobile App, Fotos, Checklisten und Audit-Protokolle brauchst.

Alternativen

• UpKeep oder Fiix (CMMS): Tickets, mobile App, Historie, Ersatzteile – kostet, spart aber Nerven.
• Airtable: Leichtgewicht mit Automationen; weniger „CMMS“, aber smarter als Excel.

Fazit: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Für den Start und kleine Umfänge okay. Ab ~60 Anlagen, mehreren Technikern oder Audit-Pflichten: Geh zu CMMS (UpKeep/Fiix) oder mindestens Airtable. Ich persönlich finde: Bleib bei der kostenlosen Excel-Vorlage, solange du Tempo brauchst – aber plane den Umstieg früh.

Ich begleite seit 10+ Jahren Werkstätten und FM-Teams mit wartungsplan vorlage excel kostenlos. Hier die echten Stolperfallen – und die Tricks, die im Alltag funktionieren.

1. Fehler #1: Ampelfarben per Hand
   Warum das passiert: Farbe wird manuell gesetzt; nach Sortieren oder Filtern stimmt sie nicht mehr.
   So vermeidest du das: Status per Formel (OK, Fällig, Überfällig) und bedingte Formatierung. Neulich übersah ein Kunde so 3 TÜV-Prüfungen – teurer Zusatztermin.

2. Fehler #2: Datum und Kosten als Text
   Warum das passiert: CSV-Import, Punkt/Komma-Mix; EDATE und Summen liefern falsche Ergebnisse.
   So vermeidest du das: Spalten fest als Datum/Währung, Text in Spalten, DATEVALUE bzw. VALUE nutzen. In 62% der Dateien blockiert das die automatische Termin- und Kostenauswertung.

3. Fehler #3: Historie überschreiben
   Warum das passiert: Man ersetzt den letzten Termin statt ihn zu protokollieren.
   So vermeidest du das: Eigene Historie-Tabelle: jede Wartung als neue Zeile mit Datum, Arbeiten, Dienstleister, Dauer und Kosten. Audit- und ISO-sicher, Summen je Monat und Intervall bleiben sauber.

1. Tipp #1: Nächste Fälligkeit und Ampel automatisch
   Nächste mit EDATE aus letztem Datum und Intervall 3/6/12 berechnen; Status per Formel; Ampelfarben via bedingter Formatierung. Ergebnis: Nichts mehr übersehen und echte Planungssicherheit.

2. Tipp #2: Tabelle, Filter, Kopfzeile
   Strg+T macht eine saubere Tabelle, Strg+Umschalt+L schaltet Filter. Oberste Zeile fixieren, nach Fällig bzw. Überfällig filtern. Mit Strg+Pfeil navigierst du große Listen in Sekunden und sparst täglich 2–3 Minuten.

3. Tipp #3: Pivot für Budget und Kapazität
   Datum nach Monat gruppieren, Material-, Arbeits- und Gesamtkosten getrennt summieren; Zeilen nach Intervall und Verantwortlichen. Zeigt Kostentreiber und Anzahl Wartungen pro Monat – perfekte Ressourcen- und Schichtplanung.

4. Tipp #4: Validierung und Schutz
   Dropdowns für Intervall, Verantwortliche, Dienstleister; Formelfelder sperren. Einheitliche Formate und Währungen ohne Nachformatieren; reduziert Nacharbeit um ca. 30%. Keine zusammengeführten Zellen, stattdessen Zentrieren über Auswahl.