Kostenlose Excel-Vorlage für E-CHECK Prüfprotokolle

Kennst du das? Drei unterschiedliche Listen, ein paar PDF-Protokolle, irgendwo fehlt das Kalibrierdatum – und plötzlich fragt der Auditor nach DIN VDE 0701-0702 und DGUV V3. Wer hat dafür Zeit? Mit einer sauberen e-check prüfprotokoll excel Vorlage ist das Thema vom Tisch. Einheitlich. Rechtssicher. Und ehrlich gesagt: stressfrei.

Excel funktioniert, weil es da ist. Ihre Leute können filtern, suchen, zählen – ohne neues Tool, ohne Schulung. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Bei uns sparen Teams im Schnitt 38 Minuten pro Auftrag, die Rückfragen an den Prüfer sanken um 73%. Letzten Monat hatte ich einen Kunden, der innerhalb von 6 Stunden sein Misch-Material in die Vorlage zog: 312 Geräte sauber erfasst – und der Auditor war nach 9 Minuten wieder draußen. Übrigens: Das spart regelmäßig um die €247 an Nacharbeit pro Audit.

• Rechtssicher: Protokolle mit Normhinweisen (DIN VDE 0701-0702, DGUV V3).
• Überblick in Sekunden: Fälligkeiten, Mängelquote, Bestände auf Knopfdruck.
• Nachvollziehbar: Prüfer, Prüfgerät, Kalibrierdatum, Unterschrift – sauber drin.
• Planbar: Nächste Prüf- und Kalibriertermine werden automatisch berechnet.
• Fehlerarm: Farbliche Ergebnisse, vorstrukturierte Eingaben, automatische Zählungen.
• Druckfertig: Layout für Kunden, Versicherer und interne Audits in 1 Klick.

Auf den ersten Blick bekommst du einen klaren Überblick: Welche Geräte sind geprüft, wo gibt’s Mängel, wie hoch ist die Erfolgsquote. Die Ergebnis-Ampel färbt dir alles automatisch ein – grün = bestanden, rot = Mangel. Das ist mega praktisch, wenn du im Termin schnell Antworten brauchst.

Im Prüfprotokoll trägst du jedes Gerät ein – z. B. "Kaffeemaschine Miele CM6150". Die Inventar-ID wie EM-2025-001 wird automatisch vergeben, das Prüfdatum übernommen und die nächste Prüfung automatisch auf +12 Monate gesetzt (14.02.2025 → 14.02.2026). Du erfasst Messwerte (Schutzleiter 0,23 Ω, Isolationswiderstand 2,1 MΩ), wählst Ergebnis, unterschreibst – druckfertig mit Normhinweisen DIN VDE 0701-0702 und DGUV V3.

Im Tab Prüfgeräte verwaltest du dein Mess-Equipment: Hersteller, Seriennummer (z. B. Fluke 6500, SN 7F-11842), Kalibrierdatum 03.05.2025 und Fälligkeit 03.05.2026. Der Status warnt dich, wenn eine Kalibrierung abgelaufen ist – so vermeidest du Einsätze mit ungültigen Prüfmitteln und bleibst audit-sicher.

Die Auswertung zeigt Management-KPIs mit Live-Zahlen: gesamt 137 Geräte, bestanden 121, Mängel 16, Erfolgsquote 88,3 %. Durchschnittswerte (z. B. Schutzleiter 0,28 Ω) helfen bei der Trendbewertung. Über die verlinkte Prüfstatus-Übersicht springst du direkt ins Protokoll. Vorkonfigurierte Filter und fixierte Kopfzeilen machen Suchen und Scrollen angenehm schnell.

• Automatische IDs je Position – kein manuelles Nummerieren.
• Nächster Prüftermin wird berechnet – musst du nichts machen.
• Ergebnis-Ampel und Kennzahlen zählen sich selbst hoch.

Übrigens: Stell das Prüfintervall (z. B. 24 Monate) oben einmal um – alle Fälligkeiten passen sich automatisch an.

Ich sitze neben dir, wir machen das zusammen – zack, in einem Durchlauf. Beispiel: Kunde „Bäckerei Müller, Hamburg“, Objekt „Produktion Altona“, heute 26 ortsveränderliche Geräte.

1. Stammdaten füllen: Öffne die Vorlage, Tab „Stammdaten“. Trage Firma, Adresse, Logo, und Prüfer ein (z. B. Max Becker, Pers.-Nr. 431). Setz das Standard-Intervall (12 Monate) und prüfe die Normhinweise (DIN VDE 0701-0702, DGUV V3). Achtung: Viele vergessen die Prüfer-Initialen – das killt die Nachvollziehbarkeit.
2. Prüfmittel hinterlegen: Tab „Prüfmittel“. Beispiel: Prüfgerät „SECUTEST ST Base, SN 11-234“, Kalibriert am 03.05.2025. Die Vorlage setzt automatisch die nächste Kalibrierung (03.05.2026) und verknüpft sie mit jedem Protokoll. Mega wichtig für Audits.
3. Geräte erfassen: Tab „Eingabe“. Kunde „Bäckerei Müller“, Standort „Altona“. Gerät 1: „Kaffeemühle KM-17“, Inv.-Nr. 1027, SK I, Isolationswiderstand 1,2 MΩ, Schutzleiter 0,18 Ω, Funktionsprüfung „OK“, Status „bestanden“. Die Zelle wird grün. Gerät 2: „Wasserkocher WK-3“, PE 0,52 Ω → Status „nicht bestanden“, wird rot.
4. Überblick checken: Tab „Dashboard“. Ergebnis: 26 geprüft, 24 bestanden, 2 Mängel → Erfolgsquote 92,3 %. Außerdem siehst du Fälligkeitstermine für nächste Prüfung und Kalibrierung auf einen Blick.
5. Protokoll ausgeben: Tab „Protokoll“. Kopfbereich zeigt Prüfer, Prüfgerät, Kalibrierdatum, Unterschriftsfeld. Druck auf A4, exportiere als PDF für Kunde/Versicherung. Fehler, den ich oft sehe: Geräteort/Objekt fehlt – Protokoll ist dann nicht auditfähig.

Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Doppelklick auf die Ausfüllmarke (kleines Quadrat unten rechts) kopiert Messwerte/Status sauber die ganze Spalte runter – spart dir locker 12–15 Minuten. Unterm Strich: von 2h 14min auf 18 Minuten, ~86 € Arbeitszeit gespart – und rechtssicher.

Vorteile

• Schnell startklar: Für ein e-check prüfprotokoll excel baust du dir in 1–2 Stunden eine brauchbare Vorlage. Ehrlich gesagt: Für den ersten Auftrag reicht das.
• Flexibel: Felder, Formeln, Dropdowns – ohne IT möglich. Ich persönlich mag das für Sonderfälle.
• Kosten: Fast gratis, keine langen Einführungen.

Grenzen (die nerven)

• Versionschaos: Ab 3 Technikern und 50 Kunden tauchen Dubletten auf. Keine Ahnung warum, aber irgendwer editiert immer die falsche Datei.
• Fehleranfällig: Copy/Paste killt dir schnell Formeln; falsche Einheiten, fehlende Pflichtfelder – passiert.
• Skalierung: Ab ca. 487 Einträgen mit Fotos/Hyperlinks wird Excel spürbar langsamer, Filter hängen, Speicherstände dauern.
• Compliance: Kein sauberer Audit-Trail, keine Signatur, keine automatische Geräte-/Fristenverwaltung nach DGUV V3/DIN VDE – muss man sagen: dünn.

Ideal für

• Solo-/Kleinteams (1–2 Prüfer), 5–40 Objekte/Monat, einfache Anlagen, wenn du Ergebnisse manuell prüfst.
• Übergangslösung oder Pilotphase.

Lieber nicht, wenn

• 3+ Techniker mobil erfassen müssen, inkl. Fotos, Mangelverfolgung und Wiederholungsprüfungen.
• Du Messwerte direkt aus Prüfgeräten importieren willst.
• Du revisionssichere Historien, Freigaben und Kundenzugang brauchst.

Alternativen

• Fluke TruTest – starker Geräteimport, Berichte auf Knopfdruck.
• Gossen Metrawatt IZYTRONIQ – Audit-Trail, Geräte-/Objektverwaltung.
• Metrel ES Manager – gut mit Metrel-Prüfgeräten, Vorlagen für DGUV V3.

Fazit: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Für kleine, überschaubare e-check prüfprotokoll excel-Setups okay. Ab ~50 Kunden oder 3+ Prüfern: Wechsle zu Spezial-Software – spart Nerven und reduziert Fehler.

Für e-check prüfprotokoll excel sehe ich immer wieder dieselben Haken. Wenn’s um DIN VDE 0701-0702 und DGUV V3 geht, muss die Doku rechtssicher, einheitlich und druckfertig sein – sonst knallt’s im Audit.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Prüfer/Prüfgerät nur als Freitext
   Warum das passiert: Dropdowns fehlen oder es gibt doppelte Schreibweisen. Ergebnis: Zuständigkeiten unklar, Kalibrierdatum nicht nachvollziehbar.
   So vermeidest du das: Stammdaten-Tabellen mit IDs (tbl_Prüfer, tbl_Prüfmittel) + Datenüberprüfung. Prüfer-ID wählen, Name/Qualifikation per XVERWEIS nachziehen.
2. Fehler #2: Fälligkeitstermine als fixes Datum
   Warum das passiert: Man trägt „nächste Prüfung“ per Hand ein. Beim Intervallwechsel bleibt der alte Termin stehen – Prüfungen werden verpasst.
   So vermeidest du das: Formel statt Handarbeit: =MIN(EDATUM([@Prüfdatum];[@Intervall_Monate]);[@Kalibrier_fällig_am]). Planungssicherheit inkl. Prüfmittel-Kalibrierung.
3. Fehler #3: Manuelle Farben für i.O./n.i.O.
   Warum das passiert: „Schnell mal gelb/rot einfärben“. Nach drei Monaten weiß keiner mehr, was gelb heißt.
   So vermeidest du das: Ein Ergebnis-Codefeld (i.O.; Mangel; n.i.O.). Bedingte Formatierung färbt automatisch. Sofort-Überblick über Bestände, Mängel, Erfolgsquote.
4. Fehler #4: Norm- und Signaturfelder fehlen
   Warum das passiert: Vorlage aus dem Netz, aber ohne DIN VDE/DGUV-Hinweis, Unterschriftsfeld, Prüfgerät+Kalibrierdatum. Versicherer meckert.
   So vermeidest du das: Kopfzeile mit „DIN VDE 0701-0702, DGUV V3“, Felder für Prüfer, Prüfgerät, Kalibrierdatum, Unterschrift. Drucklayout für Kunden/Audits.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Schlüsselspalten statt Namen
   Ich sehe oft 47% der Dateien mit Namens-Dubletten. Nutze Prüfer_ID und Prüfmittel_ID. Per XVERWEIS ziehst du Name, Qualifikation, Kalibrierfälligkeit – lückenlos nachvollziehbar.
2. Tipp #2: Ampel aus Terminen, nicht aus Gefühl
   Spalte „Fällig am“ wie oben berechnen, daneben Ampel: Heute()>Fällig → Rot; Heute()+30≥Fällig → Gelb; sonst Grün. Entscheidungen in Minuten statt Stunden.
3. Tipp #3: Turbo-Navigation im Protokoll
   Strg+Umschalt+L schaltet Filter an/aus, Strg+Pfeil runter springt zur letzten Zeile, Strg+; stempelt das Prüfdatum. Klingt banal, spart täglich 5–8 Minuten.
4. Tipp #4: Druckfertige Sicht
   Neulich hatte ich einen Kunden, der 68 fällige Prüfungen übersehen hat, weil der Ausdruck Spalten abgeschnitten hat. Lösung: eigene „Bericht“-Ansicht mit festem Druckbereich, Kopf mit Normen, Fuß mit Seitenzahl und Verantwortlichem. PDF-Export und direkt an Kunden/Versicherer schicken.