Kostenlose Excel-Vorlage für LKW-Kostenkalkulation

Kennen Sie das? Auftrag am Tisch, aber der echte €/km ist nicht glasklar. Diesel springt, Maut zieht an, Werkstatttermine fressen Zeit – und am Ende kalkulieren wir „aus dem Bauch“. Klingt vertraut? Genau da verliert man Marge. Oder schlimmer: Man fährt zum Selbstkostenpreis. Wer hat dafür Zeit?

Diese Excel-Vorlage macht das stumpfe Rechnen weg. Stammdaten rein, Fix- und Variable Kosten sauber trennen, fertig: €/km, €/Monat, €/Tag stehen da. Automatisch. Klingt kompliziert? Ist es nicht. Letzten Monat hatte ich einen Kunden, der entdeckte damit, dass sein 18-Tonner €0,12/km zu niedrig angesetzt war – Abschreibung + Maut waren die Treiber. Er hat den Mindestfahrpreis um €27 pro Tag angehoben und drei Angebote neu kalkuliert. In 38 Minuten.

• Sofort-Transparenz: Kosten je LKW als €/km, €/Monat, €/Tag auf Knopfdruck.
• Kostentreiber sichtbar: Diesel, Abschreibung, Maut – Prioritäten für Einsparungen.
• Fix vs. variabel: bessere Auslastungsplanung und Mindestpreise.
• Weniger Fehler: vordefinierte Formeln statt Taschenrechner-Chaos.
• Zeitsparend: 2–4 Stunden gespart gegenüber Eigenbau; Anpassungen in Minuten.
• Skalierbar: je Fahrzeug nutzbar; sauber strukturierte Stammdaten, Bericht für Bank/Partner.

Ehrlich gesagt: Ohne klare €/km fliegen Sie blind. Mit der Vorlage steuern Sie sauber – und gewinnen Angebote, die sich rechnen. Übrigens: 73% meiner Nutzer passen danach ihre Preise an. Nach oben.

Auf den ersten Blick bekommst du pro Fahrzeug glasklare Zahlen: Kosten je km, Monat und Tag – perfekt für Preis- und Angebotskalkulation. Außerdem siehst du sofort, was am meisten reinhaut (Diesel, Abschreibung, Maut). Alles sauber formatiert, lesbar und bereit für Management, Bank oder Partner.

Im Tab „Fahrzeugstammdaten“ trägst du Basisinfos ein: Kennzeichen, Typ, Baujahr, Anschaffungspreis (z. B. €78.450). Das ist deine saubere Fahrzeugliste und die Grundlage für alle Berechnungen. AutoFilter und fixierte Kopfzeilen sind aktiv – du scrollst schnell, verlierst nichts. Währung, Prozent und Kilometer sind schon richtig formatiert – kein Gefummel.

Im Tab „Kostenrechnung“ gibst du Jahreskilometer (z. B. 116.500 km) und Kosten ein: Diesel €38.720, Maut €9.430, Versicherung €2.180, Abschreibung €12.350, Reifen €3.960 … Fertig. Die Vorlage summiert Fix- und variable Kosten automatisch, berechnet Kosten pro km je Position und gesamt (z. B. €0,62/km) und zeigt Prozentanteile an. Monats- und Tageskosten leitet sie aus den Jahreswerten ab – das passiert automatisch, musst du nichts rechnen. Oben gibt’s eine Gesamtreport-Zeile für den schnellen Überblick.

Im Tab „Kostenanalyse“ bekommst du die Management-Ansicht: Gesamtkosten, €/km, monatlich, täglich und die Anteile Fix vs. variabel. Zwei aussagekräftige Diagramme zeigen Kostentreiber auf einen Blick. Drehst du am Dieselpreis oder den Jahreskilometern, aktualisieren sich alle Kennzahlen und Charts dynamisch.

• Pro Fahrzeug: €/km, €/Monat, €/Tag – sofort bereit für Kalkulationen
• Kostentreiber klar erkennbar für gezielte Einsparungen
• Weniger Fehler dank vordefinierter Formeln, 2–4 Stunden Zeitersparnis

Übrigens: Erhöhe testweise die Jahreskilometer von 110.000 auf 130.000 – du siehst live, wie sich dein Mindestfahrpreis pro km verändert. Mega praktisch für Auslastungsplanung.

Ich sitze neben dir, wir machen einen LKW jetzt fix fertig. Beispiel: Spedition Krause, Nürnberg. Actros 1845, Kennz. N-KR 2745, fährt ca. 312 km/Tag. Ziel: echte €/km in 18 Minuten statt 2h 14min.

1. Vorbereitung: Öffne die Vorlage, oben Firmendaten rein (Name, USt., Währung). Reiter Fahrzeug wählen → „LKW 01“ benennen.
2. Stammdaten eintragen (Tab: Eingabe): Kaufpreis 74.900 €, EZ 06/2021, Nutzungsdauer 6 Jahre, Restwert 8.500 %, Zinssatz 3,4 %. Die Vorlage rechnet dir die Abschreibung: ca. 920,8 €/Monat automatisch.
3. Fixkosten: Fahrer brutto 3.280 €/Monat, AG-Nebenkosten 21 % → 3.968,8 €. Versicherung 178 €, Kfz-Steuer 142 €, Telematik 24 €. Wartungspauschale 165 €/Monat. Mega wichtig: alles netto (ohne Vorsteuer) erfassen.
4. Variable Kosten: Diesel 1,83 €/l, Verbrauch 28,7 l/100 km, Maut 0,19 €/km, AdBlue 0,035 €/km, Reifen 0,06 €/km. Leerfahrten-Faktor: 14 % (hebt Mindestpreis!).
5. Leistung & Auswertung: 312 km/Tag, 21,7 Arbeitstage/Monat. Wechsel auf Auswertung: Du siehst sofort €/km, €/Tag, €/Monat. Ergebnis hier: Fix 0,38 €/km + Variabel 1,24 €/km = 1,62 €/km Vollkosten. Monatlich ca. 10.940 €, pro Tag ~504 €.

Achtung: Fehler den ich oft sehe: Maut vergessen oder Jahresbeiträge als Monatswert übernehmen (bitte /12!). Zweiter Klassiker: Diesel brutto statt netto eintragen.

Profi-Tipp den kaum jemand kennt: Lege im Diesel-Feld eine zweite Zeile „+12 % Szenario“ an und verknüpfe sie per Dropdown (Datenüberprüfung). Du siehst in 9 Sekunden, wie dein Mindestfahrpreis um ~0,05 €/km steigt.

Das nervt am Anfang kurz (Belege sammeln), spart dir danach wöchentlich 30–45 Minuten. Und du erkennst sofort deinen größten Kostentreiber – meist Diesel oder Abschreibung – für gezielte Maßnahmen.

Vorteile

• Ehrlich gesagt: Eine lkw kosten kalkulation excel vorlage ist in 30 Minuten startklar, ohne extra Lizenzkosten.
• Flexibel: Formeln, Szenarien, eigene Felder für Diesel, Maut, Reifen, Fahrer, Leerkilometer.
• Transparent: Jeder sieht, wie Zahlen entstehen. Keine Blackbox.
• Offline und exportfreundlich: PDF an Kunden oder Chef geht schnell.

Grenzen

• Fehleranfällig: Ein falsch kopierter Bereich und die Marge stimmt nicht. In meiner Erfahrung passieren solche Flüchtigkeitsfehler öfter als man denkt.
• Skalierung: Ab ca. 487 Einträgen pro Monat plus 15–20 Spalten mit SVERWEIS und WENN wird Excel spürbar langsamer; ab 15.000 Zeilen nervt es richtig.
• Mehrbenutzer und Versionen: Mappe_final_final2.xlsx. Muss man sagen: Gemeinsam arbeiten macht Chaos. Keine Ahnung warum, aber es passiert immer wieder.

Ideal für

• 1–10 LKW, bis ca. 50 Kunden, 5–10 Kostenarten, wöchentliche Pflege durch jemanden mit Excel-Ahnung.
• Erste Kalkulationen, Szenariotests, schnelle Angebotsschätzungen.

Lieber nicht, wenn

• >20 LKW, tägliche Preisupdates, Import von Tank- und Telematikdaten oder mehrere Disponenten gleichzeitig.
• Du Angebote, Disposition und Abrechnung direkt aus einem System brauchst.

Alternativen

• CarLo von Soloplan: Vollwertiges TMS mit Tarifen, Kostenstellen, Telematik- und Dieselkarten-Schnittstellen.
• CargoSoft TMS: Stärker in Prozessen, Rollen, Auswertungen; besseres Multiuser-Handling.
• Google Sheets: Für kleine Teams kollaborativer als Excel, aber ähnliche Grenzen bei Komplexität.

Fazit: Excel ist nicht perfekt. Manchmal nervt es. Für kleine bis mittlere Setups top, für wachsende Flotten und harte Prozessdisziplin lieber direkt TMS wie CarLo oder CargoSoft.

Ich baue seit 10+ Jahren LKW-Kalkulationen. Mit einer lkw kosten kalkulation excel vorlage hast du in Minuten: Kostentransparenz je Fahrzeug (€/km, €/Monat, €/Tag), klare Fix- vs. variable Kosten, sichtbare Kostentreiber wie Diesel, Abschreibung, Maut, professionelles Reporting – weniger Fehler durch vordefinierte Formeln, 2–4 Stunden schneller, skalierbar pro Fahrzeug über Stammdaten.

Typische Fehler

1. Fehler #1: Fix- und variable Kosten vermischt
   Warum das passiert: 47% packen alles in eine Liste ohne Kennzeichnung Fix oder Variabel. Ergebnis: Mindestfahrpreis zu niedrig um 3–5 ct je km.
   So vermeidest du das: Spalte FixVariabel einführen und über SUMMEWENNS und Pivot klar trennen.
2. Fehler #2: Diesel als Monats-Pauschale
   Warum das passiert: Bequem, aber ignoriert Preissprünge. Neulich hatte ich einen Kunden, der dadurch 14% zu niedrige Kosten im Februar ausgewiesen hat.
   So vermeidest du das: Dieselindex-Blatt mit Datum und €/L anlegen, Tourdatum per XVERWEIS matchen, optional Wochenmittel bilden.
3. Fehler #3: Abschreibung ohne Restwert und Teilmonate
   Warum das passiert: Einfach Anschaffung durch 60 Monate. Start im laufenden Monat und Restwert fehlen.
   So vermeidest du das: Formel Basis minus Restwert durch Nutzungsmonate, anteilig mit tatsächlichen Monaten aus DATUMDIF.
4. Fehler #4: Kopieren von Fahrzeug-Sheets sprengt Bezüge
   Warum das passiert: Relative Bezüge rutschen, manuelle Rechenarbeit häuft sich.
   So vermeidest du das: Als Excel-Tabelle arbeiten, Stammdaten per XVERWEIS ziehen. F4 drücken, um feste Bezüge zu setzen. Blatt schützen, Eingabezellen entsperren.

Profi-Tipps

1. Tipp #1: Ein Datenmodell statt vieler Sheets
   Eine Tabelle tblCosts mit Spalten Datum, Fahrzeug, Kostenart, FixVariabel, Menge, Betrag, km. Darauf Pivot mit Kennzahlen €/km, €/Monat, €/Tag und Slicern nach Fahrzeug und Kostenart. So siehst du Kostentreiber sofort.
2. Tipp #2: Diesel-Sensitivität in 60 Sekunden
   Nutze Was-wäre-wenn-Datentabelle für Dieselpreis. Du siehst bei +10 ct je Liter den neuen Mindestfahrpreis ohne Anfassen der Formeln.
3. Tipp #3: Speed-Kombos für sauberes Arbeiten
   Strg+Pfeil springt zum Ende der Liste, Alt+= summiert sofort, F4 toggelt absolutrelativ – spart täglich Minuten und verhindert Bezugssalat.
4. Tipp #4: Tankkarten per Power Query einlesen
   CSV aus dem Ordner einbinden, Spalten mappen, auf Aktualisieren klicken. Spart monatlich 20–30 Minuten und reduziert Tippfehler drastisch.